货物装运后,业务员就应着手准备结汇所需的相关单据,以便及时结汇。此时一般是按信用证中的规定,若不是以信用证方式结算,则按合同的要求准备单据。一般要准备的单据包括商业发票、装箱单、海运提单(轮船公司缮制)、保险单(保险公司出具)、一般原产地证、普惠制原产地证、商检证书、海关发票(客户提供空白格式)、轮船公司证明(轮船公司提供)、受益人证明、装船通知副本、汇票等单据,缮制完毕后还要对所有单据进行仔细审核,确认没有问题了再将单据按时交银行进行议付。下面就将一些主要单据的制作加以说明,因商业发票、装箱单、保险单、装船通知的制作前面已经讲过,这里就不重复了。
(1)汇票的制作与审核
汇票(BILL OF EXCHANGE)是出票人签发的,委托付款人在见票时或在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或其指定人或持票人的票据。它是卖方收款的凭证,缮制必须准确,不得修改。在国际贸易货款结算中,汇票通常是由卖方签发的,一般都签发一套,一式两份,两份具有同等的法律效力,在使用中通常注明“付一不付二”或者“付二不付一”字样。汇票的主要内容如下。
1)出票依据/出票条款(DRAWN UNDER):信用证项下包括开证行名称、信用证号码及开证日期,托收项下留空不填或填FOR COLLECTION。
2)年息(PAYABLE WITH INTEREST＠…%PER ANNUAL):留空不填。
3)出票地点及出票日期:出票地点为卖方所在地,出票日期为交单议付期,一般出口方向银行交单时由银行填写。
4)汇票编号(NO.):通常填商业发票号码。
5)汇票金额:即汇票上的灰色区域,分为小写和大写两部分。小写部分(Exchange for)后填货币代号和阿拉伯数字,小数点后保留两位;大写部分(the sum of)后由小写金额翻译而成,要顶格写不留空。一般汇票金额应与发票金额一致。
6)付款期限(AT SIGHT):即期汇票:填---、……或∗∗∗∗∗∗;远期汇票根据信用证规定填写,如,drafts at××days after sight;drafts at××days after date;drafts at××days after the B/L date。
7)受款人(PAY TO THE ORDER OF/PAYEE):在我国出口业务中,一般银行为受款人,通常汇票上都已经事先印好。
8)付款人(DRAWEE/PAYER):信用证项下为开证行或指定的付款行,托收项下为进口商。
9)出票人(DRAWER):即签发汇票的人,应写明出口人名称,并由负责人签字,否则无效。
【示例8Ʊ1】 汇票
(2)提单的制作与审核
海运提单(OCEAN BILL OF LADING)是承运人或其代理人确认已收到托运人的货物后签发给托运人的货物收据,它是托运人与承运人之间运输合同的证明,有物权凭证的作用,卖方可通过掌握海运提单来控制货物。海运提单一般是由轮船公司出具的,出口商要会审核。
海运提单的填写方法:
1)承运人(CARRIER):提单上必须表明以轮船公司身份注册的承运人,以防欺诈,否则银行不予接受。这一项一般会在提单上印好。
2)托运人(SHIPPER):即发货人,信用证方式下为信用证受益人,托收方式下为托收的委托人。
3)收货人(CONSIGNEE):这一栏要按规定填写。其填写方法有记名的、凭指示的、不记名的三种。记名提单直接填收货人;不记名提单填“TO BEARER”;指示提单填“TO ORDER”或“TO THE ORDER OF×××”。凡指示提单都需进行背书才能有效转让。我国外贸业务中多为指示抬头。
4)被通知人(NOTIFY PARTY):信用证方式下按规定填写。该栏必须要有详细的名称和地址,它是船到目的港后承运人的直接联系人及其地址。
5)前程运输(PRE-CARRIAGE BY):如货物需转运,则填写第一程船的船名;如不转运,则不填写。
6)装货港(PORT OF LOADING):填写与信用证一致的装运港名称。
7)船名及航次(OCEAN VESSEL AND VOY NO.)(VESSEL):按实际装货的船名和航次号填写。如转运,则此栏填写第二程船名。
8)卸货港(PORT OF DISCHARGE):填写卸货港,如未转船,则填目的港。
9)最后交货地(PLACE OF DELIVERY):按信用证的目的地填写。如最后目的地为卸货港时,则此栏可空白。
10)唛头(MARKS)和集装箱号码(CONTAINER NO.):若信用证规定了唛头,则按其规定,若未规定则按双方约定或由卖方自定。无唛头则填“N/M”。集装箱货物要注明集装箱号码。
11)包装与件数(NO.&KIND OF PACKAGES):按装船情况填写总外包装件数、包装种类。单位件数与包装都要与实际货物相符,并在大写合计数内填写英文大写文字数目,若有两种以上不同包装单位,应分别填写,再合计。散装货,只填IN BULK。
12)商品名称(DESCRIPTION OF GOODS):按信用证规定,并与发票等单据一致,若货物品名较多,可用总称。
13)毛重和体积(GW&MEAS):若信用证无特别规定,则只填总毛重和总体积,与装箱单上保持一致。毛重用千克表示,小数保留3位;体积用立方米表示,小数保留3位。
14)运费支付(FREIGHT&CHARGES)一般有两种:PREPAID或COLLECT。注意与贸易术语保持一致,采用CIF或CFR时,加注“运费预付(FREIGHT PREPAID)”;采用FOB术语时,加注“运费到付(FREIGHT TO COLLECT)”。
15)签发地点与日期(PLACE AND DATE OF ISSUE):地点一般在装运港所在地,日期按信用证要求,一般要早于或与装运期为同一天,要避免倒签提单和预借提单。
16)正本提单份数(NUMBER OF ORIGINAL B/L):用大写数字填写,一般是1～3份。来证如规定“FULL SET OF B/L”,则指两份正本提单;如来证规定“3/3 MARINE BILLS OF LADING”,则表明正本提单是三份,且三份提单都要提交银行。3/3分子上的数字是指要交银行或客户的份数,分母数字指正本总份数。
17)承运人签章:提单必须由承运人或其代理人签字才有效。若信用证要求手签,也须照办。
18)提单号码(B/L NO.):在提单右上角,主要是为了便于联系工作和核查。
19)其他:提单上还应注明ON BOARD字样,正本要注明ORIGINAL,有时还要注明货物的交接方式,如CY-CY、CFS-CY等。
【示例8Ʊ2】 海运提单(系统中)
(3)原产地证明书的缮制
原产地证明书(CERTIFICATE OF ORIGIN)是一种证明出口商品的产地或制造地的一种证明文件,也是决定出口产品在进口国受何种关税待遇的重要证明文件。我国国家商品检验检疫局和贸促会分别代表官方和民间机构对外签发产地证。常见的原产地证明有一般原产地证明书和普惠制产地证表格A,此外还有FORM E(中国—东盟产地证)、FORM F(智利产地证)、FORM M(亚太产地证),等等。
首先,一般产地证明书的缮制。
一般原产地证明书,简称产地证,是指中华人民共和国出口货物原产地证明书,它是证明中国出口货物符合《中华人民共和国货物原产地规则》,确实是中华人民共和国原产地的证明文件。中国国际贸易促进委员会(CCPIT)与国家商检局都可签发一般原产地证明。在每批货物报关出运前3天,根据信用证、合同规定缮制好,并按要求向上述机构申请签发。其缮制要求如下:
1)出口商(EXPORTER):按实际填写,信用证项下为受益人。
2)收货人(CONSIGNEE FULL NAME,ADDRESS,COUNTRY):一般为进口商名称、地址及所在国。
3)运输方式和路线(MEANS OF TRANSPORT AND ROUTE):按信用证或合同规定,填起运地、目的地及采用的运输方式(转运也要注明)。
4)目的港国家或地区(COUNTRY/REGION OF DESTINATION):一般应与最终收货人或最终目的港国别一致,不能填中间商国家的名称。
5)供出证方使用(FOR CERTIFYING AUTHORITY USE ONLY):由签证机构在签发后发证书、补发证书或加注其他声明时使用,一般留空不填。
6)标记唛码(MARKS&NO S.):唛头要与发票等相关票据一致,要详细填写;在唛头里不能出现产品非中国制造的字样;在没有唛头的情况下,需用“N/M”标示,不得留空不填。
7)货物描述及包装种类和件数(DESCRIPION OF GOODS,NUMBER AND KIND OF PACKAGES):一般应按商业发票填写,货物名称要具体,不得概括;包装种类和件数要按具体单位填写总的包装件数,并在阿拉伯数字后加注英文表述,如,ONE HUNDRED AND FIFTY(150)CARTONS OF WORKING GLOVES。商品名称必须具体写,而不能写统称,填写完毕后,末行要打上表示结束的符号∗∗∗∗∗,以防添加。若货物为散装,则在品名后加注IN BULK。
8)HS编码(HS CODE):按规定填写,不得留空。
9)数量或重量(QUANTITY OR WEIGHT):此栏应以商品的正常计量单位填。在以重量计价的,一般填写毛重。如果只有净重的,在填写时还需标注“N.W.”。
10)发票号码及日期(NUMBER AND DATE OF INVOICE):此栏必填,月份用英文。如,第一行FHTO21T(发票号码),第二行DEC.07,2012(发票日期)。
11)出口商声明(DECLARATION BY THE EXPORTER):已事先印好,由出口商授权专人在此栏手签,注明申报地点、日期并加盖申请单位中英文印章。但是此栏日期不得早于发票日期。盖章时应避开进口国名称和手签人姓名。
12)签证当局证明(CERTIFICATION):由贸促会或商检局签发地点、日期、盖章和手签。
其次,FORM E产地证明书的缮制:
“FORM E”是产品国籍的证明,是“中国—东盟自由贸易区框架协议”“早期收获”方案项下给予关税优惠的商品“身份证”。目前,我国对外签发FORM E证书的国家包括文莱、柬埔寨、印度尼西亚、老挝、马来西亚、缅甸、菲律宾、新加坡、泰国、越南10国。给予关税优惠的商品为HS编码中1—8章的农副产品,该项下的产品享受零关税待遇。
企业申请签发FORM E需提供的资料包括:必须提交填制正确清楚的FORM E申请书、FORM E证书和出口商品的商业发票副本、联运提单以及必要的其他文件等。证书应由下列颜色的一份正本及二份复本组成:正本——米黄色交给进口商;第二副本——浅绿色检验检疫机构留存;第三副本——浅绿色出口商留存。
FORM E证书的填写方法如下:
1)证书编号(CERTIFICATE NO.):这一栏不能空白。证书标题栏(右上角),填上检验检疫机构编定的证书号。
2)出口方(EXPORTER):填写出口商的名称和地址,要求明确至街道或路名。本栏目不允许O/B或VIA其他公司。
3)收货人(CONSIGNEE):一般填写进口商名称、地址及所在国。此项为非强制性填写项,如:出口到欧盟和挪威可以自由选择是否填写;或如果直接运往给惠国,在对方要求此栏为空时,可以不用填写。
4)运输方式和路线(MEANS OF TRANSPORT AND ROUTE):按信用证或合同规定,填起运地、目的地及采用的运输方式(转运也要注明)。还要真实填写货物出运的日期。运输工具须填写船名(海运)或航班号(空运)或车牌号(陆运),不能简单填写BY SEA或BY AIR或BY TRUCK。
5)供官方使用(FOR CERTIFYING USE):不论是否给予优惠待遇,进口成员国海关必须在第4栏做出相应的标注。
6)商品顺序号(ITERM NUMBER):按不同品种分列“1”“2”“3”……单项商品,此栏填“1”。
7)唛头及包装号(MARKS&NUMBER ON PACKAGES):唛头要与发票等相关票据一致,要详细填写;在唛头里不能出现产品非中国制造的字样;在没有唛头的情况下,需用“N/M”标示。
8)包装件数、种类以及商品的名称(NUMBER AND KIND OF PACKAGES, DESCRIPTION OF GOODS):一般应按商业发票填写,品名要具体,不得概括;包装种类和件数要按具体单位填写总的包装件数,并在阿拉伯数字后加注英文表述,末行要打上表示结束的符号∗∗∗∗∗,以防添加。若货物为散装,则在品名后加注IN BULK。另,出口至新加坡、马来西亚、泰国、文莱、越南的货物在进口国海关报关时如使用第三方COMMERCIAL INVOICE,可在本栏目空白处注明开具COMMERCIAL INVOICE的公司名称及所在国家等信息。
9)原产地标准(ORIGIN CRITERION):此栏是证书的核心,根据规定填写,要求如下:完全国产的货物出口至新加坡、马来西亚、泰国、越南、文莱、老挝、菲律宾、印尼这8个国家打“WO”,出口至柬埔寨、缅甸这两国打“X”;表示所出口货物完全国产如含进口成分但已取得原产资格,则填写国产成分百分比或中国—东盟自贸区累计百分比,如40%;如符合产品特定原产地标准的产品,填写“PSR”。
10)毛重和其他数量(GROSS WEIGHT OR OTHER QUANTITY):此栏应以商品的正常计量单位填。在以重量计价的,一般填写毛重。如果只有净重的,在填写时还需标注“N.W.”。
11)商业发票的日期和号码(NUMBER AND DATE OF INVOICES):此栏分两行填,第一行商业发票号码,第二行为发票的日期,月份要用英文。
12)出口商声明(DECLARATION BY THE EXPORTER):已事先印好,由出口公司填写签发地点、日期并加盖公章和专人签字,公章应为中英文对照章,且签字与公章不得重合。
13)签证当局的证明(CERTIFICATION):此栏填打签证机构的签证地点、日期。检验检疫局签证人员经审核后在此栏(正本)签名,盖签证印章。
当申请单位申请后发证书时,需在此栏上加注“ISSUED RETROACTIVELY”;当申请单位申请重发证书时,需在此栏上加注“CERTIFIED TRUE COPY”。
出口至新加坡、马来西亚、泰国、文莱、越南的货物,其证书的签证日期须为实际签发日期,装运前或装运后3天内签发的证书为正常证书,装运3天后申请的证书须按有关后发证书的规定办理后发证书。
(4)受益人证明书的制作
受益人证明书(Beneficiary's Certificate),是一种由受益人自己出具的证明,以证明自己履行了信用证规定的任务和要求,如邮寄单据、所交货物品质符合要求等,其内容多样、格式简单。当信用证中要求提交受益人证明书时,它也是结汇的主要单据之一。证明的内容主要包括寄送了某种单据、产地证明、装运通知发出的证明、货物描述及包装要求证明等。
受益人证明书缮制方法:名称一般按信用证规定来写;日期应与信用证相符合,不能晚于交单期;内容根据信用证来写,所用时态一般是完成时;最后就是签署,注明出证人的公司名称并签署(见示例8.3)。
【示例8Ʊ3】 受益人证明书
(5)出口商审单并交单议付
1)出口商审核单据
出口商提交的单据必须符合信用证要求,如单证不符,就会遭到拒付,就无法通过信用证收回货款,因此,必须认真仔细。审核结汇单据主要从两个方面来进行:一是将单据对照信用证条款进行纵向审核,即单证一致;二是将单据与单据对比进行横向审核,即单单一致。
审核结汇单据时要注意:商业发票是否需要签字;海运提单是否有特殊要求;保险单几式几份、是否需要背书、单据上是否要显示L/C No.和Invoice No.;L/C规定的单据需要几份;附加条款中对单据是否有额外的规定。
2)出口商交单议付
卖方拿准备好L/C规定的所有单据正本后,要在信用证规定的交单期内同时也要在信用证有效期内,去银行交单。交单完毕后,要通过e-mail及时告知买方(开证申请人)什么时间已去银行交单;银行(通知行)会根据实际情况,尽快审核单据,单据没问题后,银行工作人员会告知卖方(信用证受益人)单据审核情况并及时把单据通过国际快递(通常情况下用DHL)递交给卖方所在地银行(开证行)。
开证行收到通知行寄出的单据后,会通知买方(开证申请人);开证行审核单据没问题后,会让买方付款赎单,买方拿到所有单据后,等待货物到港清关;同时货款通过银行的SWIFT系统,直接拨到通知行,等卖方所在地银行(通知行)收到货款,会以电话形式通知卖方货款收到,让卖方去银行及时结汇。这就是我国银行普遍实行的收妥结汇法。等卖方收到货款后,卖方再通过e-mail方式告知买方已收到货款。
实验10:出口商制单与交单
实验内容
出口商依据信用证中的制单要求缮制全套结汇单据;审核无误后,在规定的交单期内向议付行交单议付。
实验目的
掌握各项结汇单据的制单方法,学会审核结汇单据,并按时交单。
实验步骤
第一,出口商按信用证中的规定,在系统中缮制所需的各项单据。此步骤是在出口商界面,进人交易中心,在业务流程底端有各种出口所需单证,打开填写即是。
第二,出口商准备好单据后,要加以审核,确认无误后向银行交单。
第三,银行(通知行)进行审单,确认没有问题再向开证行寄单,开证行再进行审单并付款。
实验资料
(1)货物发运完毕后,出口商着手按信用证要求缮制所有单据,并仔细审核, 2007年10月20日向出口地银行交单议付。
(2)出口地银行进行审单并向国外开证行寄交单据。
(3)开证行审单并进行付款,开证行提示进口商付款赎单,进口商向开证行付款并取得单据。开证行将货款拨付出口地银行,出口地银行通知出口商结汇。
实验指导
第一步,准备单据。
2012年12月27日浙江ABC公司从轮船公司那儿收到了正本提单3份。然后根据信用证的相关要求缮制和准备如下单据:汇票(见单据8.4)、商业发票(见单据8.5)、装箱单(见单据8.6)、海运提单(见单据8.7)、保险单(见单据8.8)、Form E产地证明书(见单据8.9)。
第二步,审单并交单议付。
2012年12月28日,浙江ABC公司将出口结汇单据缮制完毕后,杨旭按照信用证规定的单据种类、份数、日期、内容要求进行纵向审核,然后在单据之间进行横向审核,没有发现问题,即于12月29日填制交单记录,连同全套单据提交中信银行金华永康支行议付。
同时,登录公司电子口岸将出口收汇核销单、出口报关单和商业发票向外汇管理局做交单备案。然后,杨旭用e-mail告知Paset Sangphan具体交单时间。
通知行中信银行收到杨旭交来的单据,按照信用证及改证函进行审单,经审核单据完全符合要求。于是将单据用国际快递DHL递交国外开证行,同时将审核结果告知出口商。
【单据8Ʊ4】 汇票
【单据8Ʊ5】 商业发票
【单据8Ʊ6】 装箱单
【单据8Ʊ7】 海运提单
【单据8Ʊ8】 保险单
【单据8Ʊ9】 Form E产地证明书
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