固定资产的信息管理

第五节　固定资产的信息管理

各单位的固定资产实行网络化管理后，应根据当前信息技术的特点，结合本单位先行的管理模式设计制定新的管理业务流程，精简繁文缛节，规范管理行为，落实管理责任，提高工作效率，依托“固定资产管理软件”进行固定资产的日常信息管理。固定资产管理的软件业务流程如图3.1所示。

首先各单位根据情况选择安装单机版和（或）网络版，软件初始化后进行固定资产数据的录入、修改、删除、查询等操作，最后将固定资产数据输出并进行固定资产清查。

固定资产管理软件分为单机版和网络版，二者在安装过程中存在差别，其中单机版可以直接安装，而网络版需要先搭建相应的安装环境后才能安装。

一、单机版的安装

系统环境：

硬件环境：最低配置标准为PIII/128M/10G/网卡/打印机/17寸显示器。

注意事项：以上电脑配置为最低标准，若使用配置高的电脑可提高效率。

软件环境：WindowsXP或其他Windows操作系统。

将光盘插入光驱中，系统自动启动安装画面，如不启动，您可双击光盘中的autorun.exe文件。安装界面如图3.2所示。

点击“安装单机版程序”，按提示操作完成安装。在安装过程中，用户可以修改软件安装目录，可点击“更改文件夹”按钮，如想安装在D盘下，输入D:\GDZC.WIN，用户修改后，按“确定”按钮进行下一步安装。更改安装目录界面如图3.3所示。

图3.1　固定资产信息管理的软件业务流程图

图3.2　安装界面

图3.3　更改安装路径

如需要安装补丁，将补丁文件解压缩后拷贝到安装目录即可，如拷贝到D:\GDZC.WIN目录下，提示是否覆盖时选择“是”。第一次运行程序时，会提示插入光盘，如图3.4所示。

图3.4　第一次运行提示图

选择“是”后，选择光盘所在目录完成安装。

注意事项：解压缩补丁文件需安装WinRAR软件。

截至2008年6月30日，安装补丁后的单机版版本为20071129，如图3.5所示。

图3.5　软件版本图

二、网络版的环境搭建及安装

网络版的安装比较复杂，安装过程可咨询计算机专业人员，在安装网络版前必须搭建好如下软、硬件环境。

1．硬件环境包括：

①客户端。最低配置标准：PIII/128M/10G/网卡/打印机/17寸显示器。

②服务器端。最低配置标准：PIII/PIV以上/256M/40G/网卡。

③可供联通的网络。

注意事项：以上客户端及服务器端的电脑配置为最低标准，若使用配置高的电脑可提高效率。

2．软件环境包括：

①操作系统：Windows2000Server或Windows2003Server以及相应补丁。

②系统组件：操作系统中需安装IIS5.0以上版本，并进行如下设置：

对于Win2003Server，在Internet服务管理器中，将Web服务扩展的“ActiveServerPage”置为允许；网站—默认网站—属性—主目录—配置—选项，选中启用要路径。

③数据库服务器：安装SQLServer2000（建议安装服务器版）以及pack4。安装时采用混合方式安装，定义并牢记超级管理员“sa”用户的密码。

④固定IP地址：分配给网络版服务器的固定IP地址，固定IP地址可由网络管理员分配。

网络版的安装过程：将国有资产管理系统安装光盘插入光驱中，此时该光盘根目录中Autorun.exe程序自动运行，网络版安装界面如图3.6所示。

点击“安装网络版程序”，按提示点击下一步完成安装。安装过程中可更改安装盘符，更改网络版安装目录如图3.7所示。

安装完成后，应安装网络版补丁，安装过程与单机版类似，安装及说明文件请参阅“行政事业单位国有资产管理系统”光盘中“国有资产网络版补丁”目录。

图3.6　网络版安装界面

图3.7　更改网络版安装目录界面

启动InternetExplorer浏览器，在地址栏中输入：

http://*.*.*.*/gyzcweb2007/super/setconn.asp，其中*.*.*.*为网络管理员分配给网络版服务器的静态IP地址。

例如：网络管理员分配给网络版服务器10.1.8.156的静态IP地址，则在InternetExplorer浏览器地址栏中输入：

http://10.1.8.156/gyzcweb2007/super/setconn.asp。

配置页面如图3.8所示。

在服务器的IP地址栏中输入服务器的IP地址，SQLSever的用户名输入sa，SQLSever的密码输入sa的密码（安装SQL时定义的sa密码），您所在的单位名称输入您的单位；点击确定完成安装。以后进入本系统只需在InternetExplorer浏览器地址栏中输入：

http://***.***.***.***/gyzcweb2007

注意事项：以上安装及配置过程应咨询计算机专业人员。

当固定资产软件安装完成之后，应对软件进行初始化设置，初始化设置后软件才能正常使用。

图3.8　网络版配置界面

三、单机版初始化

1．初始化数据库。当单机版软件安装完成后或机器中目前基本库中数据确实无用时通过初始化数据库功能清空数据库中的数据，以保证在录入数据前数据库中不存在数据。依次点击4系统维护→B初始化数据库，在弹出的清库页面中点击“全部选择”按钮后，点击确定。初始化数据库界面如图3.9、3.10所示。

注意事项：初始化数据库的目的是清空图3.10中数据库中的记录，以便于在空库的状态下录入数据。若第一次安装本软件可以跳过此初始化步骤。

2．初始化单位库。各单位建立单位库后，才能录入固定资产数据。依次点击4系统维护→C单位库管理，调出单位库管理界面如图3.11、3.12所示，可以添加、修改、删除单位信息。

图3.9　初始化界面

图3.10　初始化界面

图3.11　单位库管理界面

图3.12　单位库管理界面

注意事项：每一台设备的领用单位号都要落实在最低一级编号上。例如：在录入设备数据时，领用单位号选择410201，而不应选择4102。

3．初始化系统参数（建账、维护账）。在软件安装完成后，需把系统参数中的当前系统运行状态设置成“系统生成（建账阶段）”，然后录入需要入账的固定资产数据，待录入完毕，系统的建账阶段已完成，再将当前系统运行状态设置成“正常运行（维护账阶段）”，今后再有购入的固定资产统一在维护账状态下录入。依次点击4系统维护→A确认系统参数，调出系统参数设置界面，界面如图3.13、3.14所示。

如软件处于“正常运行（维护账阶段）”，则在调用数据输入界面前，还须用户确定本期数据的期限，如本期设定为“2009年1月1日至2009年12月31日”，则表明用户正在输入2009年1月1日至2009年12月31日购置的设备，假如这期间要输入一台2009年前购置的设备，则可归为本期的补账设备。修改本期数据期限方法：输入数据期限→设置日期→认可。

四、网络版初始化

（一）固定资产管理人员的权限设置

权限管理是固定资产网络化管理中比较关键的环节，因为浏览器是每一台计算机都已具备的，如果不进行权限管理，那么“非法用户”可以轻而易举通过浏览器访问固定资产管理系统的所有功能。因此需要权限管理系统进行权限检测，让经过授权的用户可以正常合法地使用已授权的功能，而对那些未授权的非法用户拒之门外。

图3.13　设置系统参数界面

图3.14　设置系统参数界面

下面以网络版为例，为各局、处、科资产管理人员定义用户名、密码及管理权限，按如下操作：依次点击用户管理→添加，权限设置页面如图3.15所示。

输入所属单位、用户名、密码、记账人、编号后缀，并选择菜单权限等。

所属单位：这也是该用户能管理的单位范围，比如选择01，即说明能管理01及下属单位资产；选择00，即说明该用户可管理整个单位。

建议定义以下三类用户：

①查询人员：只能查询、打印该用户所属单位资产数据；

②一般资产管理员：在查询人员身份权限基础上，增加了可以对所属单位新购资产数据进行输入、修改、删除、查询、打印等功能，还可以递交和打印报废、丢失、调拨、单价增加等历年资产的申请单；

图3.15　权限设置页面

③超级管理员：在成员身份权限基础上，增加了对所属单位新购资产数据进行审核，可以为各级资产管理人员定义用户名、密码，可以实现后台管理程序（即管理员客户端或单机版程序）与WEB服务器数据实现数据的上传下载，并可利用后台功能强大的管理程序（即管理员客户端或单机版程序）进行资产的日常管理；

（二）初始化本期起止日期

本功能主要实现确定各级输入的资产数据所属的时段。依次点击4系统维护→本期设置，如图3.16所示。

图3.16　本期设置页面

五、固定资产软件使用业务流程

固定资产软件使用业务流程：各单位在购入固定资产后，应根据收据、合同明细表等凭证手工填写固定资产卡片，经相关人员签字后将卡片信息录入到固定资产软件中；录入后对数据进行审核，审核无误后打印出一式三份固定资产增加单，由单位负责人、资产管理员、经办人签字后存档；通过条码打印机打印出固定资产条码标签，将打印出的条码标签粘贴到固定资产设备上；然后输出报表，报表包括：总账、明细账、位置账等；最后进行资产清查。软件使用流程如图3.17所示.

图3.17　软件使用流程图

六、资产数据的录入

下面以单机版录入为例录入数据，如下图所示，依次点击1数据管理→A数据录入。数据录入界面如图3.18、3.19所示。

图3.18　数据录入界面

图3.19　数据录入界面

固定资产的名称、购置日期填写要准确、完整、规范，一般不能用资产的分类名称替代。如需添加图片，点击图片文件右侧的

按钮后选择图片。图片文件必须预先保存在相应的文件目录下，例如添加属于一般设备的清华同方电脑图片，图片名称为“PICT0091.JPG”，则将图片文件“PICT0091.JPG”保存在D:\GDZC.WIN\SBGL.WIN\PICT目录下。

注意事项：选择资产代码和领用单位号应为最末一级，不能直接选用一级和二级分类编号。例如在上图中对设备清华同方台式电脑应选择资产代码711107（台式电脑），而不应选择一级分类编码71（电子计算机及外围设备）或二级分类编码7111（电子计算机）。

七、固定资产数据的减少

资产数据的减少主要分为以下6种情况：

1．报废报损2．丢失3．盘亏4．有偿转让5．无偿调出6．转出。

依次点击1数据管理→B数据修改→B特殊修改，调出特殊修改页面，特殊修改页面如图3.20、3.21所示。

图3.20　特殊修改界面

图3.21　特殊修改界面

首先在图3.20中输入设备编号，然后选择修改，最后选择设备现状后存盘。注意事项：减少后的设备除了“转出”依然保存在设备库（S_ZJ.DBF）中。

其他操作如：报废报损、丢失、盘亏、有偿转出、无偿调出的数据都在设备库（S_ZJ.DBF）中减少，同时在变动库中（S_BDK.DBF）增加一条记录。

八、固定资产资产数据的查询

（一）单机版查询

例1：查询设备编号为20060003的设备，如下图所示在左下角输入编号后查询。数据查询页面如图3.22、3.23所示。

图3.22　数据查询界面

图3.23　数据查询界面

例2：查询在行政中心中截至2006年12月31日前登记入账的笔记本电脑，如下图所示，选择左侧的行政中心后，在窗口上方输入查询日期及设备名称后查询。数据查询页面如图3.24、3.25所示。

图3.24　数据查询界面

图3.25　数据查询界面

例3：查询在主机库中，领用单位号为“410102”且领用人为“张秀元”的设备，并且在查询结果中只显示领用单位号、设备编号、设备名称、单价、领用人、存放地点，并输出到EXCEL表中。依次选择2数据查询→C自由组合条件查询，组合查询如图3.26所示。

图3.26　组合查询界面

如下图所示，选择数据库和表中的主机库，将可用数据项中的领用单位号、设备编号、设备名称、单价、领用人、存放地点项选至已选显示数据项。组合查询如图3.27所示。

图3.27　组合查询界面

点击默认“与”按钮，输入领用单位号=410102后点击加入列表，再次输入领用人=张秀元后点击加入列表，点确定；筛选条件界面如图3.28所示。

图3.28　筛选条件界面

出现“是否存储条件，填写备忘，以备下次使用？”，选择确定，关闭条件列表；点击浏览，点击明细表下方转换数据，选择传送到Excel，完成此操作。查询结果明细表如图3.29所示。

图3.29　查询结果界面

注意事项：例3的查询过程虽然复杂，但能实现更为具体的查询，各位读者在反复练习的基础上能够达到较好的查询效果。

（二）网络版查询

网络版可以通过设备编号、设备名称、领用人、存放地点等单独查询或组合查询。

例1：查询领用人姓名为“张自慧”的设备，依次点击设备管理→在账设备查询→简单查询→按领用人查询，输入领用人姓名张自慧，点击确定开始查询，查询结果如图3.30所示。

图3.30　查询结果页面

例2：查询截至2007年12月31日之前，在“办公室”部门中，领用人为“李伟”，设备名称为“办公椅”的设备，在查询结果中只显示单位编号、单位名称、设备编号、设备名称、领用人及存放地点。此查询方法与单机版查询例3相似，下面只给出截图。选择数据项、条件、结果页面如图3.31、3.32、3.33所示。

图3.31　选择数据项页面

图3.32　选择条件页面

图3.33　查询结果列表页面

注意事项：例3的查询过程虽然复杂，但能实现更为具体的查询，各位读者在反复练习的基础上能够达到较好的查询效果。

九、固定资产资产数据的输出

（一）固定资产增加单的打印

依次点击3报表打印→B卡片打印，在弹出界面中选择固定资产增加单（A4）、设备使用单位及选择打印机后，点击确定即可打印。界面如图3.34及3.35所示。

图3.34　固定资产增加单界面

图3.35　查询结果列表页面

（二）固定资产条码打印

因篇幅有限，条码打印机的安装过程及标签设置请参阅“行政事业单位国有资产管理系统”光盘中“资产盘查系统操作说明书.doc”word文档。

设置好条码打印机后，依次点击8资产清查→条码打印（图3.36），调出条码打印界面（图3.37），选择需要打印的条码后，点击右下角的“条码输出”蓝色按钮，调出输出方式界面（图3.38）后选择“标签类型”及条码打印机（EasyCoderPC4）（图3.39）。

图3.36　条码打印界面

图3.37　条码打印界面

图3.38　输出方式界面

图3.39　条码预览界面

（三）固定资产总账及明细账打印

依次点击3报表打印→账目打印，选择报表类型（总账或明细账）、设备使用单位、数据入账日期后进行内容输出及封面打印。如图3.40、3.41所示√

图3.40　固定资产账目打印界面

图3.41　固定资产账目打印界面

（四）固定资产位置账的打印

固定资产位置账的输出过程与查询过程类似，请参阅数据查询一节。

十、固定资产的清查软件的使用

固定资产的清查是一项十分重要的工作，各级部门要积极配合资产管理部门做好资产清查工作，保障固定资产的清查工作顺利进行。

资产管理员可以在清查现场通过清查机及时发现资产的变动和流失情况，清查方式只需要用清查机下载资产库，对资产设备上的标签条码一一进行扫描，可使盘点时间减少80%，错误发生率减少99.98%；每次清查后，将清查机内的信息回传到电脑，在几分钟内会自动生成并打印出各种统计报表。固定资产清查的软件使用流程如图3.42所示。

图3.42　固定资产清查的软件使用流程图

首先清除上次清查结果，然后将单机版的所有资产数据传送至清查机中，在清查机中选择单位开始扫描条码，最后将扫描结果传至单机版中，扫描各部门资产结果无误后即完成清查。

（一）清除上次清查内容

依次点击8资产清查→B资产清查调出资产清查界面，如图3.43、3.44所示。

图3.43　固定资产清查界面

图3.44　固定资产清查界面

选中图3.44的1顶级单位（即选中全部部室），然后选择图3.42中2清除内容，点击“清除选中设备的清除内容”按钮完成清除。

注意事项：此操作主要为了开始新一轮的资产清查做准备。若清查过程中需要清除某一部门已清查过的内容，选中相应部室后清除即可。清除完成后，清除后的资产数据变成黑色（表示未查），需重新清查。

（二）将资产数据传至清查机

在安装好清查机的驱动后，用USB数据线将清查机与装有单机版的电脑相连，将清查机设置为“文件服务器状态”以便于传输数据。依次在清查机中选择设备主菜单→4数据通信，按“ENT”回车键调出文件服务器页面，如图3.45所示。

图3.45　设置清查机状态为“文件服务器”

注意事项：扫描枪上“ESC”为返回或退出键；“ENT”为回车或确认键；“FUN”为功能键；黄色按钮为扫描条码键。

选中左侧单位后，点击清查通讯中的“传送数据到清查机”按钮开始传送。操作如图3.46所示。

图3.46　传送数据到清查机

（三）扫描条码

完成步骤2后，在清查机中选择“设备主菜单→1开始清查”，按“ENT”回车键，然后通过清查机功能键“FUN”选择清查单位后开始扫描条码。当成功扫描条码后，清查机的右上角会显示“扫描查”字样，即表示扫描成功。扫描操作屏显如图3.47、3.48所示。

图3.47　清查机中清查菜单图

图3.48　选择清查单位及清查结果图

注意事项：

条码标签扫描的成功与否与以下因素有关：1．扫描时扫描枪与条码标签的距离为食指或中指的长度；2．条码标签不要置于光线特别明亮的地方；3．扫描枪的扫描激光束要垂直落到条形码上。

（四）将扫描结果传至清查机

在安装好清查机的驱动后，用USB数据线将清查机与装有单机版的电脑相连，将清查机设置为“文件服务器状态”以便于传输数据。依次在清查机中选择设备主菜单→4数据通信，按“ENT”回车键调出文件服务器页面，如图3.49所示。

图3.49　接收清查机数据图

选中左侧单位后，点击清查通讯中的“接收清查机数据”按钮开始传送。操作如图3.50所示。

图3.50　设置清查机状态为“文件服务器”

清查结果中，不同颜色对应不同的清查状态：

1．蓝色：扫描查（正常清查时蓝色为标准结果）。

2．暗红色：在清查机中通过手工录入条码的方式清查。3．红色：异常数据。

4．黑色：未清查的数据。

十一、数据备份的安全保护

各单位应加强系统应用过程中的数据安全管理，制定数据安全保护制度，配备必需的设备、设施，确保数据安全。

（一）固定资产管理数据应定期备份，在资产增加、变动、处置业务处理密集时期，可每日备份一次，平时应每周备份一次，备份应按日期编号、异地妥善存放。

（二）确保服务器的物理安全，应具有防火、防盗措施，配备长效UPS，设置开机密码、屏保密码以及数据库用户密码，密码长度一般不少于6位，并应定期变更。

（三）系统管理员、使用单位资产管理员等用户应当设置登录密码，密码长度一般不少于6位，而且应定期变更。

十二、单机版备份数据

单机版数据备份分为备份单个数据库与备份所有数据库，下面以备份所有数据库为例说明。依次选择4系统维护→E数据备份，数据备份界面如图3.51、3.52所示。

图3.51　数据备份界面

图3.52　数据备份界面

选择“二、点击此处备份或转贮以上所有数据库信息”，选择目录备份，目录名称应包含“20080315”当天日期以便于记忆。若各单位在固定资产软件中存有固定资产照片，请将\GDZC.WIN\SBGL.WIN\PICT目录拷贝至备份目录。

十三、网络版备份数据

依次点击系统维护→数据备份→数据库备份。数据备份页面如图3.53所示。

图3.53　网络版数据备份界面

数据库恢复参见网络版说明书中第四部分常见问题二。

注意事项：若单机版或网络版的资产数据附带照片，备份资产数据时需将照片文件一同备份。

单机版的设备照片文件在“\GDZC.WIN\SBGL.WIN\PICT”目录下，房屋照片存放在“\GDZC.WIN\SBGL.WIN\PICT”目录下，家具照片存放在“\GDZC.WIN\SBGL.WIN\PICT”目录下，交通工具照片文件存放在“\GDZC.WIN\SBGL.WIN\PICT”目录下。若某一种类资产在录入时附带了照片文件，备份照片数据时将图片文件分别拷贝至其他备份目录，在恢复数据时再拷贝到原目录中。网络版照片文件存放在网络版服务器电脑中的“\gyzcweb2007\sbgl\pict”目录下，其他种类资产类同。