档案价值鉴定工作的原则

档案作为各项社会活动的历史记录，是重要的信息资源。随着社会的进步，经济的发展，档案的数量与日俱增，因此，档案的价值鉴定工作就成为保证档案质量，提高档案利用价值的重要保证。档案鉴定工作是指对档案价值的鉴定过程，是档案部门按照一定的原则、方法、技能对档案进行鉴定，判定其价值，确定其保存期限，剔除失去保存价值的档案并进行销毁的工作。

一、档案价值鉴定工作程序

档案价值鉴定工作包括三个方面的内容:其一，制定鉴定档案价值的标准，包括单行规定和档案保管期限表等;其二，判定档案的价值，确定其保管期限;其三，剔出无保存价值和保管期满的档案，按规定的手续进行销毁或作其他方式的处理。

档案价值鉴定工作通常分为三个阶段进行，涉及单位内部的文书工作部门、档案部门以及各级各类档案馆。档案鉴定工作程序如图6-2所示。

图6-2 档案价值鉴定工作流程

(一)文件归档鉴定

文件归档鉴定是各单位对处理完毕的文件所进行的划定归档范围的工作。归档鉴定所依据的原则是国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定。各个单位也可以根据国家的规定确定本单位的归档范围。这项工作通常由单位的文书人员或秘书人员承担。

(二)划定文件的保管期限

由于各种因素的影响，同属于一个归档范围的文件常具有不同的保管期限，为此，在确定归档范围之后还需要对文件划定具体的保管期限。这项工作也应由单位的文书人员或秘书人员承担。

(三)档案价值复审

除了永久保存的档案外，其他定期保存的文件在保管期满之后，需要对其价值进行复审，以确定是继续保存还是予以淘汰。档案价值复审主要采取以下两种形式。

1.到期复审

到期复审是指对于短期或长期保管的档案，在保管期满后重新审查其是否确定丧失了保存价值。对保管期满的复审周期可以逐年进行，也可以若干年度进行一次。这项工作由档案室(馆)承担。

2.移交复审

移交复审是指档案室向档案馆移交档案时，档案室人员和档案馆接收人员共同对所移交的档案的保管期限进行的审查工作。

(四)销毁无价值档案

对于经归档鉴定和价值复审确认为没有保存价值的档案，应按照规定的手续和方法予以销毁。这项工作通常由档案部门承担。

二、档案鉴定工作的原则

档案鉴定工作总的指导思想和档案价值评价的基本标准是:从党和国家的根本利益出发去衡量档案的价值。档案是国家和人民的宝贵历史文化财产，它的形成、存在及利用等关系到各方面的利益，因此，档案鉴定工作绝不能以个人的好恶和小团体的利益为准则，必须从党和国家的整体利益出发，利用科学的方法、手段判定档案的价值。档案鉴定工作的原则有以下几点。

1.全面的原则

首先，在对档案进行鉴定时，不仅要看到局部，也要看到整体，既要考虑到本单位的利用，也要考虑到社会的需求。机关档案鉴定存在的问题是，往往只顾及本机关的利用。档案的作用是多方面的，我们考虑档案价值时要从它的多个作用出发。

其次，从档案之间的相互关系上分析其价值。鉴定时，要看到全宗之间及全宗群的联系，甚至要考虑到国家全部档案。

最后，要从把档案移交到档案馆的角度来考虑，既要考虑到进馆档案的完整性，也要考虑避免馆内档案的重复。

2.历史唯物主义的原则

档案本身就是历史的记录，它是在一定的历史条件下产生的，因此鉴定时应运用历史唯物主义的观点来分析档案的价值。从档案产生的时代背景、具体的事件、本身的历史作用等方面来预测档案的历史价值。

3.与时俱进的原则

社会不断向前发展，这决定了档案的价值也在不断发生变化。在鉴定时，不仅要看到档案在当前的作用，而且还要估计和预测档案在将来的作用，为子孙后代利用档案着想。

三、档案鉴定工作程序

档案鉴定工作程序见图6-3。

图6-3 档案鉴定工作程序

(一)确定(归档)文件有无保存价值

在机关文件归档时首先应确定归档范围，剔出没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保存 1～2 年后销毁。国家档案局对文件归档范围做了明确规定，各机关亦可根据国家档案局的原则精神及本单位的具体情况确定本单位的归档范围。机关文书工作、档案工作人员在归档工作中应增强档案价值意识，用档案价值鉴定的原则和方法指导对归档文件的选择。

(二)确定(归档)文件的保存价值

通常的做法是各机关在每年的立卷类目中预定每个案卷的保管期限，平时根据每份文件的内容和保存价值分别归档，正式立卷时再以卷为单位确定其保管期限。这一阶段的工作主要由机关文书立卷人员具体实施。

(三)到一定年限时对档案价值进行复审

档案价值复审主要采用两种方式:一种是移交复审，即需要向档案馆移交档案的机关在移交档案时，由本机关档案室工作人员和档案馆有关接收人员共同对移交档案的保管期限加以审查。档案馆工作人员除了对进馆档案自身的价值加以考察外，还特别需要从馆藏整体出发考察各机关档案的内容特色，以消除馆内档案重复等问题。另一种是到期复审，即对短期和长期保管的档案在保管期满后重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，确已丧失保存价值的予以销毁，如尚具一定保存价值则需要重新确定其保管期限，继续保存。

除上述两种主要复审形式外，档案馆还可以通过审查档案开放范围、编写全宗指南等工作检查档案价值鉴定得是否准确，必要时加以调整。

四、档案鉴定工作操作方法

档案鉴定工作的着眼点是挑选和确定哪些档案需要保存以及需要保存的期限。因此，对档案进行鉴定确切地说是对档案的保存价值进行鉴定。档案的保存价值取决于档案的自身特点及社会利用需要两个方面的因素。

在档案鉴定工作中最常用、最有效的方法是直接鉴定法，直接地、具体地审查档案。直接鉴定法是保证档案价值、鉴定工作质量的重要方法，要求鉴定人员逐张逐件地审查档案。鉴定档案的价值主要应从它们本身的内容、来源、时间、稿本、外形、名称以及完整性和有效性等方面进行分析，具体操作方法可以按照以下步骤进行(见图6-4)。

图6-4 档案鉴定的步骤

(一)分析文件的内容

分析文件的内容是鉴定档案价值的基础。内容重要的文件价值就大，反之就小。对文件内容的分析，通常围绕着内容的重要性、时效性、独特性三个方面进行。

(二)分析文件的来源

不同来源的文件往往具有不同的价值，其保存价值也不会相同。一般来讲，本部门形成的重要文件以及党政领导机关、上级主管机关和著名人物形成的文件，保存价值较大;以单位名义形成的文件比以单位内部机构名义形成的文件的价值大。

(三)分析文件产生的时间

文件产生的时间不同，其保存价值也就有所区别。一般而言，文件产生的时间越早，保存的数量越少，就越珍贵，其保存期限也就应该越长。

(四)分析文件的名称、稿本、外形特征

文件的文种或名称在一定程度上反映了文件的价值，如命令、指示、条例、决定往往要比通知、往来信函等文件的保存价值高。不同的文件稿本，其保存价值也是不同的。通常情况下，文件的定稿要比草稿的保存价值大，文件的正本要比副本的保存价值大。文件的外形特征、文字、图案等具有艺术、科学、观赏价值，或者文件上有著名人物的签名、题词的笔迹等，这些文件的保存价值自然会相应增大。

(五)分析文件的完整性和有效性

文件的完整性是指档案全宗中文件的完整程度。通常情况下，全宗内文件比较完整，在分析、判定文件的价值时就要从严，反之，则从宽。如企事业单位的年度总结和年度统计报表，一般要永久保存;但是，在年度总结和年度统计报表残缺不全的情况下，季度和月份的总结及统计报表就显示出了重要性，应当适当延长其保管期限。文件的有效性是指文件在一定时间内具有法律和行政效力。如合同一般在特定的时间和条件下具有效力，一旦超出了特定的时限，其有效性就会消失，合同的价值也就会降低，甚至失去保存价值。

【提醒您】

在鉴定档案价值的时候，文件的内容，文件的来源，文件产生的时间，文件的名称、稿本、外形特征，文件的完整性和有效性，这五个方面的因素是相互联系、有机统一的，要综合考虑，避免以偏概全。

五、档案销毁工作

按照规定，档案管理机关应定期对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作结束后，鉴定机构还应提出工作报告，对确无保存价值的档案登记入册，经机关领导批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁准销的档案时，实行两人以上的档案监销制度。

(一)编制档案销毁清册

按照有关规定，机关档案室和档案馆销毁档案前要分别报请有关领导和主管领导机关审查批准，而且如果要销毁1949 年以前的档案还必须同时报国家档案局批准。为了便于有关机关审查批准和日后查考档案销毁情况，必须编制“档案销毁清册”(见表6-1)。档案销毁清册封面的内容一般有:全宗号、全宗名称、立档单位名称、编制档案销毁清册单位名称、编制时间等项目。档案销毁清册内页的内容一般由序号、案卷或文件题名、年代、目录号、卷号或文号、卷内文件数、原保管期限、销毁原因、备注等项目组成。

表6-1 档案销毁清册(内页)

档案销毁清册一般以全宗为单位进行编制，每一清册至少应一式两份，一份留在档案馆(室)，一份送有关领导审查批准，如果还要报档案行政机关备案，则需一式三份。

(二)撰写立档单位和全宗简要说明

为了方便审批档案销毁清册的有关机关及领导人了解必要的情况，在送审档案销毁清册时，一般都要附送一份关于立档单位和全宗情况的简要说明。内容应包括:立档单位的成立时间、内部机构的名称、工作职能，全宗档案的所属年代、保管期限、准备销毁的档案数量和内容、鉴定的概况和销毁的理由等。

(三)销毁档案的监督执行和延缓执行

准备销毁的档案在未批准前，应单独系统保管，以便审批时检查或未批准时拣出保存。获得销毁批准后，一般可以将档案送到造纸厂作原料。距离造纸厂比较远的地方可以自行销毁，但销毁的时候必须指派两名以上专人监督执行。监销人员要确保档案确实被销毁方可离开。在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名盖章，工作方算完毕。

如果有个别档案没有获得销毁批准，尚须继续保存的，也应该在档案销毁清册上进行适当的说明。