企业档案工作基本原则

第三节　企业档案工作基本原则

一、基本概念

档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案的价值是指档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。

企业档案,是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

电力企业档案:是指电力企业在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资管理、电力生产、科学研究、基本建设、设备管理等活动中形成的应归档保存的文件、图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音磁带、磁光盘等原始文件材料及荣誉实物。分为:文书档案,即反映党务、行政管理等活动的档案;科学技术档案,即反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案;音像档案,即记录声音或影像的档案,包括照片、影片、录音带、录像带等;特殊载体档案,即形成不同于纸质载体记录的档案。

档案工作是管理档案和档案事业的活动。档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。企业档案工作是将企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录,即应归档的企业文件材料收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。归档是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室(馆)保存的过程。

企业档案馆是企业设置的管理本企业档案的档案馆。

企业档案室是企业内部设置的集中管理本企业档案的专门机构。

二、企业档案工作的基本原则

(1)　遵守《中华人民共和国档案法》,并贯彻执行上级有关法律、法规和方针政策,依法管理本企业档案。

(2)　建立档案管理组织机构(部门),成立档案管理网络,明确企业级领导为档案分管领导,配备合格的专职和兼职档案人员,提高职工档案意识,确保档案完整、准确和安全。

(3)　建立企业档案管理制度,即制定企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、统计、销毁、移交等有关规章制度。建立文件材料归档责任追究制度。企业文件材料归档工作应纳入企业各项工作计划,纳入企业领导工作议程,纳入有关人员岗位责任制。

(4)　企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。企业档案部门负责本企业及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检查;指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

(5)　企业档案必须实行集中统一管理原则,企业档案集中统一由企业综合档案室或企业档案馆进行管理。明确文件材料的归档范围、时间、要求,归档的文件材料应保证齐全、完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

(6)　企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展,不断利用现代化管理设备和技术手段,进行档案管理工作,提高档案管理水平,适应企业发展的需要。

(7)　做好企业档案信息资源的开发利用工作,为企业生产经营管理及今后发展提供及时、有效、优质的档案服务。为政府有关部门、司法部门依法执行公务及上级主管部门提供真实、准确的档案信息资源。

(8)　企业体制改革,国有企业资产与产权发生变动,按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》做好档案的处置工作,保证企业档案的完整和延续。

三、电力企业档案的归档原则

(1)　本企业在基本建设、改建、扩建、生产、科研、技改、经营、管理、党群工作、外事活动、生活后勤等各项活动中所形成的具有查考、保存、利用价值的文件材料,包括文件、合同、资料、联系单、图纸、报表、凭证、胶片、照片、录音、录像磁带、电子媒体和获奖证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,记录和反映本单位生产经营活动的重要史料和证据,由各部门负责人指定有关人员负责积累、整理后立卷归档。

(2)　设备变更异动后,工程技术人员应及时将设备异动申请单/异动执行报告单等文件资料和相关的图纸移交企业综合档案管理部门。

(3)　外购设备(固定资产)开箱资料归档,在开箱前必须通知档案人员,在供应人员、使用部门技术人员、档案人员到场后方能开箱,否则发生文件材料丢失、损坏或留在个人手中,均由物资供应部门负责。并视情节轻重追究有关领导和当事人的责任。特殊情况下,随机设备资料由物资供应部门保存,并及时通知档案人员领取。

(4)　凡涉及生产技术工作的科研成果鉴定、技改及合理化建议项目评奖、基建工程竣工验收等必须由档案人员参加,并根据科技档案管理要求审核档案材料是否齐全完整。如发现科技文件材料不完整、不准确、不系统、不符合档案管理要求,档案人员应通知有关部门限期改正,如不执行的,按有关经济责任制考核。

(5)　文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入生产、管理、经营、科研、基建等项活动的工作计划,列入有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。

(6)　职工因公外出(包括出境)学习、参观、考察和参加各种专业会议,收集获得的各种文件材料应及时向综合档案管理部门归档;否则资料费不予报销。

(7)　各部门向外单位购买图纸及技术资料时,必须经综合档案管理部门审核后,由综合档案管理部门统一办理,归档后提供部门使用。否则费用不予报销。

(8)　为保证特殊载体档案收集齐全,按时归档。各部门在购买胶卷、购买录像带、录音带、磁光盘等特殊档案载体材料以及冲印照片的费用应由档案部门控制,采用使用完归档后再购买的方法。未经档案部门同意,财务部门不予报销。

四、企业档案的借阅和利用原则

(1)　档案工作人员应熟悉和了解企业的历史、企业的生产和经营管理的基本情况,并掌握档案业务知识和理论知识,应熟悉和了解库藏档案情况,编制必要的检索工具,建立各类档案查、借阅登记簿。积极提供各种档案为本企业的领导和各项生产、经营管理服务。

(2)　凡本公司职工,因工作需要借阅档案时,须出示岗位证,填写“借阅登记”,简单记录借、查阅原因和利用效果。

(3)　借阅人不准擅自进入库房内查阅、翻阅。独份、重要或密级的档案只能在阅览室查阅并登记。确需借出经档案主管领导批准,使用档案复制件,用毕立即归还。

(4)　借阅人对借出的档案必须妥善保管,保持档案的完整与安全,不得污损、涂改、涂写、抽页、剪裁、转借,更不准拆卷、变更页次或擅自复制。

(5)　借阅人应对所借档案负保密责任,不准损坏或泄密。如发生损坏或泄密事件,应及时向组织汇报,努力挽回损失,并对一切后果负完全责任。

(6)　借阅档案必须履行借阅手续,归还时应先整理并当面清点卷、份、页数,发现损坏等现象应立即向借阅人提出,发现丢失或泄密应立即追查并报公司有关部门,情节严重的应根据《档案法》和有关规定给予必要的处罚,直至追究刑事责任。

(7)　外单位调阅0～5大类文书档案需持有县级及以上单位介绍信,经公司领导批准,在指定的范围内查阅。外单位查阅6～9大类科技档案需持有单位介绍信和个人身份证明,经综合档案管理部门领导批准后方可查阅,如果要借出或复制,需经本单位分管领导批准。

(8)　底图除晒印蓝图或修改外,一般不得外借。

(9)　0～5大类文书档案借阅时,属于业务性的文件,办理借阅登记后,必须在档案部门内查阅,一般不得外借,如确因工作需要必须借出档案部门时,须经档案管理部门领导批准,用毕立即归还。借阅机密以上文件,须事先填写“借阅档案申请表”,经公司主管领导批准后方可借阅,但借阅时间最长不超过1周。党委会、总经理办公会、公司行政会议记录以及人事安排方面的文件,不准借阅,如必须借阅时,须经党委书记、公司总经理批准后,再由档案人员给予查阅。

(10)　特种载体档案,一般不得借出档案部门,借阅机密以上档案或记录重大事故的特种档案,须事先填写“借阅档案申请表”,本单位领导批准后方可查阅或复制。

(11)　会计档案的查阅和借阅。

①本公司职工借阅会计档案时,借阅人需事先提出借用档案范围,经该档案的形成部门或公司主管领导签字同意后,方可借阅。

②会计档案一般不提供外单位人员借用,如遇特殊需要时,必须持单位正式介绍信,说明查阅范围及用途,并经公司主管领导签字同意后,方可查阅。

③会计档案一般只准在档案室内查阅,不得携带外出,严禁拆散原卷册,损毁、拆页、复印,如发现有上述行为者,档案人员有权立即收回所借档案资料,并报请有关领导,视情节轻重进行必要的查处。

④会计档案由财务部门移交档案部门以后,财会部门因工作需要必须将部分会计档案资料借出档案室至财务部门利用时,须经档案室和财务部门领导签字同意后,指定人员向档案部门办理档案复制手续,将复印件借出利用,并按商定归还日期归还,时间最长不得超出20天。

(12)　档案借出后应准时归还,借期不得超过1个月,特殊情况可办理续借。

(13)　下列人员应将借阅的档案立即归还档案室。

①借阅人员离、退休或工作调动离开本单位时。

②借阅人员出差、出境或请假连续时间超过1个月以上时。

③因工作需要,档案人员认为有必要提前索还时。

(14)　对于积极开发利用档案,反馈利用效果。为发展生产、提高安全水平、降低物资消耗、增加经济效益等作出优异成绩,效果显著的有功人员,建议给予表扬和奖励。

五、企业档案利用的奖励办法

(1)　充分发挥档案的潜在作用,调动档案人员和科技人员及其他档案利用人员的积极性,使各类档案在生产、科研及经济领域充分发挥作用。根据利用档案后产生的效益大小发给档案人员和利用人员适当奖励。

①企业档案应用在本公司生产、经营、科研、经济建设等工作中,利用档案后产生较大的效果者。

②企业档案在本公司工作中,起到提高工效、缩短工期、节约原材料、多发电、省煤节电的作用,并有实例者。

(2)　利用企业档案产生的效果,必须由利用人填写利用效果登记表,要求计算经济效益。

(3)　利用企业档案产生的经济效益的计算,以直接为本公司工作利用档案后取得节省费用或多发电的数据为依据,不能以发电后在社会上再生产的效益计算。由于效益产生是多种因素的,故不能排除各部门、专业领导与工作人员努力工作共同取得的因素。

(4)　利用企业档案后产生的经济效益和社会效益显著者,在月度考核中酌情给部门加奖。

六、企业档案管理的检查和考核

(1)　各部门要加强对档案的基础工作的管理,促使在生产、经营、管理等工作中形成一套完整、正确的档案材料,并及时按规定进行归档工作。

(2)　各部门要设有兼职档案管理网络员,负责管理本部门的各类档案材料,部门的档案分管领导要定期对部门内部档案资料管理情况进行检查。

(3)　综合档案管理部门不定期对各部门档案管理情况进行检查,并对违反标准的,按违反公司规章制度进行考核。考核的内容主要有:

①工作中应形成的资料不形成,应归档的材料不归档。

②凡有制度规定属正常工作秩序范围内应完成的任务,档案部门已直接提请有关部门在计划内完成,但未完成任务。

③归档的材料质量差,不符合档案要求,且有多处差错。

④设备大、小修及改造项目,竣工后不按期将应归档的档案材料归档,而据为己有。

⑤修改图纸时,不采用最后版的标准图,修改后不及时送档案部门归档,直接在现场修改并使用,或据为己有。

⑥设备开箱不通知档案部门,造成开箱资料散失、不齐。