项目管理法

重要性★★☆　难易度★☆☆

如果学会项目管理的基础，便可长期受用。我在进入咨询公司的第一年，通过 IT 相关的工作，掌握了项目管理的基础知识。

项目管理是指当有多个人参与工作时，管理工作进度、课题，制定工作决策等。一旦参与工作的人数较多时，就要求用严格的项目管理来保证工作顺利进行。参与 IT 项目开发的工作人数有时多达几百人，有必要严格地管理工作进度，确保工作平稳推进。

关于项目管理的技能类型很多，如果想要全部掌握恐怕学习起来很吃力。这其中有一个相当于项目管理原型的技能，容易上手，并且可以受用终身。

这就是“课题管理表”。

就是在 Excel 表中罗列出在项目中运行的课题，制成让相关人员可以相互确认进度和状态的图表。如果掌握原型的制作方法，那么在面对不同的情况或不同领域的工作时，就能在原型的基础上制定具体的“课题管理表”，并且能够长时间发挥它的作用。

面对不同的任务，那些曾在咨询公司就职的人总能制定课题管理表，顺利地推进工作。可以说这也是咨询师的一个特殊技能。

可以使用课题管理表的领域一般是有许多人参与工作的多个环节，要求最后做出共同成果的工作。

“项目”一词听起来有点夸张，但是拿身边的例子来说，从策划新年会、开办运动会、计划疗养旅行，到搬家、盖房子等，都可以用到课题管理表。实际上有的咨询师也是这样做的。

下面，我们以网站更新为例，看看是怎样用课题管理表推进工作的。在网站更新的过程中，从重点核心到细枝末节等方方面面都会出现大量的课题。比如：

“商标的颜色太暗。”

“用 IE 浏览器的话，网页有的部分显示不出来。”

“产品检索真的有必要吗？”

“检索功能不能用。”

…………

像这样，会有很多需要讨论的事项出现。如果只是用邮件拖拖拉拉地沟通确认的话，相关人员很难把握工作进展的情况。

项目中有工程师、设计师、程序员等很多人参与进来，如果每个人都按照自己的时间去联络汇报工作进度和工作成果，那么就无法判断在哪些地方需要修订，什么地方已经落实，什么问题还在探讨研究中。

这样，当项目中有多名参与者，且工作地点不一致的话，如果不对工作情况做细致的整理，就会出现对项目本身的认识偏差，从而导致本应完成的工作被延误，工作方向出现偏离，工作顺序杂乱无章。

而这个时候就到了课题管理表一展风采的时候了。

我们可以通过课题管理表厘清工作课题，统一项目相关人员的认识。具体来说，就是课题管理表中必须至少有以下项目。在 Excel 表中，横向排列以下项目，纵向排列课题编号。（参照本节末尾表格）

·编号　日期

·标题　　　商标颜色

·课题内容　商标颜色太暗

·解决方向　下次提出较为明亮的设计提案。

·目前状态　商讨中

·负责人　　山本

·期限　　　2014/8/30 之前

我再举个例子。去年，我正是利用了课题管理表撰写书籍的。共著书籍的人再加上协助书写的人一共三个人。虽然基本上都是通过邮件沟通进度，但正是利用课题管理表去管理出现的问题和工作进度，使大家对工作情况有了明确的认识。

比如说在刚开始的阶段，首先建立 Excel 表，尽量填入较多的课题。填写时不用思考太多，只是把想到的课题填进去就好。例如：

“首先需要对谈话内容做录音和文字整理。”

“要做成书还需要 30 页的内容，思考内容的添加修改。”

“决定编辑方针。”

“委托封面设计。”

这些内容和单纯的备忘录或 To Do 列表没什么两样。

而要想让这些内容发挥效果还有三个重要的方法。这三个重要的方法是区分单纯的 To Do 列表和课题管理表的关键点。

第一个是负责人：首先要决定谁负责课题管理

第二个是期限：在什么时候完成

第三个是方向：解决课题要采取什么方法

特别重要的是第三个。比如说“录音整理”一项，在方向一栏中写入解决问题的大致要求，比如“有错字漏字也无妨，在下周前准备好录音的文字版”。

接下来，输入内容的核心就是摈弃主观性的模糊不清。这一点很重要。

比如说在解决方向性一栏中不能写“下周之前要加油”“妥善处理”等含糊不清的内容。如果这里模糊，那么即使到了下周问题还是没解决。虽说是“可能达成的目标”，但最重要的是目标设定要具体，能够让人看到工作完成之后的状态。

因此，下面的问题就变得重要起来了。

使用数字，不能写“考虑追加方案”，而是要写成“做出三个方案”。

“录音整理”要明确结果需要达到什么水平，如“暂且准备文字版初稿方案”。

不断地更新和管理这个表后就是“工作进度会议”。课题管理表的内容标题就变成了工作进度会议的主题。

·追加新课题

·复杂课题要细化调整

·决定负责人和期限

·决定解决的方向和草案

这个表的空白处全部填好后就代表会议结束，不需要会议记录。这张表就是会议记录。剩下的就是各个负责人去努力推进工作了。接下来，就是下周再次确认进度。如果能够利用这种会议形式去把握工作，项目管理者的地位和影响力也都会得到不断提升。

课题管理便是推进项目工作的引擎。

互通课题，决定分工，确定期限，推进工作。

这才是最简单的项目管理方法。

简洁的课题管理表基本结构

明确①负责人②期限③对策方针

利用数字，明示工作的进度

去除模糊部分

No.

内容

课题

解决方针

结果

负责人

现状

期限

1

整理演讲录音

部分演讲内容没有录音（从提问环节开始）

寻找是否有其他录音者。主要是出版社、社团成员等。

调查结果没有录音。放弃寻找，边回想提问环节的内容边书写。

大石

完成

9/14

2

提问环节的书写

制作问题

吉田通过回忆采访内容做出 15 个提问。从中选出 10 个，重写文稿。

完成

吉田

完成

9/20

3

提问环节的书写

第五个提问的回答内容中少了大石的回答

针对这个问题，大石没有做回答也可以 。

大石

完成

10/15

4

标题

做出标题方案

各自出五个标题方案，下次会议讨论。

大石

松井

进行中

10/20

5

封面的大致想法

有必要告诉设计师封面的大致想法

大石、松井负责搜寻与构想相似的封面，交给设计师。

大石

松井

进行中

10/20