双向沟通的意识

二、双向沟通的意识

1．双向沟通的含义

沟通是指信息和观点的交流。双向沟通，也称双向信息输出或双向信息流通，它是指一个组织既要将自己的信息传播给公众，又要收集公众的信息和反馈，使双方相互了解、适应、协调，保持和谐关系。它是包含在秘书业务中的公共关系工作。

2．双向沟通的内容

双向沟通可分为领导部门和内部员工之间的信息交流、组织和外部公众之间的信息交流。

涉外秘书要协助领导，将组织的真实情况，包括制定的政策、措施，制定的依据，政策、措施对组织和公众双方的益处等情况，坦诚、准确、及时地传播给公众，并进行解释、疏通，让公众理解、接受。这种“说真话”的方法，法国将此比喻为“玻璃小屋”，日本比喻为“金鱼缸”，我国则称之为“增加透明度”。

前几年，调整物价，某市牛奶公司经主管机关批准，将对牛奶提价。该公司的秘书认为应当事先将这一决策向公众传播、解释，得到领导的赞同后，他拟就了《告订奶居民书》。说明了在目前形势下，因各种成本上升，出售牛奶的收入已不够成本支出；挤奶工收入相应降低，生产积极性不高，影响了市民的饮奶；牛奶即使提价后，其价格也只相当于一瓶鲜橘水，而牛奶的营养无疑远胜于鲜橘水等。说明书广为散发、张贴后，得到市民普遍理解、接受，认为目前牛奶价格偏低，理当调整。在居民具备了心理承受力后，牛奶调价的措施顺利地实施了。该市报纸还在头版发表了题为《此价涨得合理》的评论文章，称赞牛奶公司的这一宣传使市民在对物价调整的埋怨声中，对牛奶的涨价发出了一片“此价涨得合理”的赞同声，肯定了这种组织向公众传播信息的重要作用。

双向沟通的另一方面是收集公众对已推行政策、实施措施的意见，并反馈给组织，以便发现问题，纠正偏差，修正或完善政策或措施。这是常由秘书承担的工作。

任何组织都是社会的一分子，它的生存、发展都受到社会环境的制约，它必须随时收集与组织有关的各种信息，加以分析、提炼，据此来调整、改善组织的政策和行为，以适应社会环境，并防患于未然，做到未雨绸缪。这种监测社会环境的工作是秘书的重要职责，已经越来越受到重视。许多组织中已设立了信息部门、信息秘书，专事收集、处理信息。

对于企业来说，在瞬息万变的社会主义市场的汪洋大海中，信息是企业沉浮的关键，决定着经营的成败，秘书更需善于敏锐地捕捉有益的信息，为企业经营服务。

前些年，某合资企业广泛收集信息，了解到城市居民的生活水平提高后，将掀起家庭安装空调的热潮。于是，该厂立即根据城市居民的收入水准和实际需要，制成质量优异、价格合理的空调，一举打进上海市场，销售量位居前列，质量也在全国名列前茅。几年后，各种优质的中外空调大量涌入大城市市场，市场竞争激烈，上海和各大城市的空调销售量开始下降。与此同时，一些农村的订货量却开始上升，该厂立即派出秘书等人员赶赴农村实地调查，收集信息，继而又扩展至对全国各地农村的调查。收集到的信息表明，随着农村的经济改革，农民生活水平的提高，空调也将成为广大农民家庭的生活用品。于是，该厂迅速进行战略转移，将产品打进了广阔的农村市场，仅在很短的时间内，产品就进入了诸多省市、自治区的农民家庭，年销售量直线上升。信息收集的成功使该厂呈现一片兴旺景象。

因此，涉外秘书必须了解双向沟通的重要性，树立起双向沟通的公共关系意识。