专业性会议主要流程

7.1　专业性会议主要流程

7.1.1　会议准备

1.会议的主题和议题

会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时，一是要结合本部门或本单位的实际;二是要有切实的依据;三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。

2.会议名称

会议名称分为几种情况:一是固定的，如董事会等;二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中，有的还可以包括时间、范围等，如“风光旅行有限公司2005年业务恳谈会”。

3.会议议程与日程

会议主持人根据到会主要领导情况确定;发言人根据议题确定;议题顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时要注意:了解一般事物习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定;将同类议题尽可能集中排列;保密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上三个单元时间安排，并将会议议题具体化。

4.选择会址

选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。选择时要考虑:租金是否合理;环境是否安静;交通是否便利;大小是否适当，即要与会议规模和主题相符，一般每人平均应有2～3m²的活动空间，若会期长一些，场地可大一些;设备是否齐全;停车是否方便等。

7.1.2　会场布置

要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式体现的意义、气氛和效果均不同。

1.会场布置方式

1)相对式

主席台与代表席采取面对面的形式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形和弦月形。

2)全围式

不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形和多边形。

3)半围式

介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样既突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形和拱桥形。

4)分散式

将会场分为若干个中心，每一个中心都有一个主桌，在一定程度上，既能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形和V字形。

其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式;主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性;重要大会的主席台边还应有休息室。

2.会议座位安排

提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条地进行。主席台座次的安排既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，秘书人员一定要极其认真负责地对待。

首先，请领导确定在主席台就座人员的准确名单;其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如图7.1所示。

图7.1　座位安排图

会场人员座次安排:横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列;竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列;左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。

3.会场气氛的营造

会场气氛直接影响到与会者的情绪，这关系到会议的效果。营造良好的会场气氛是秘书人员创造力和想象力的重要表现。

(1)会标。将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与会者的积极参与感。

(2)会徽。即能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标，如党徽、国徽、团徽、警徽等，也可以向社会公开征集，如北京2008奥运会会徽“中国印”。

(3)其他。灯光，要注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席的灯光亮;色调，要注意不同色调会给与会者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，使人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议，蓝、绿、紫庄重典雅，使人感觉严肃端正，适合一般工作会议;旗帜，重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛;标语，简洁明快的标语口号能振奋与会者的精神，强化会议主题;花卉，适当的花卉能给人以清新活泼之感，既能点缀会议氛围，又能减轻与会者长时间的疲劳。