会议运营基本流程

4.2.1 会议运营流程的描述方式

20世纪80年代中后期，林恩·休斯塔克（G.Lynn Shostack）提出服务蓝图概念，将可视线的概念引入流程图，从而将服务业的流程系统以类似流程图的方式表示出来。［8］会议产业也与制造业的流程一样，可以用文字描述，也可以用图形进行表示。 以会议接待管理流程为例，可以用文字描述方式来表述流程，也可以用图形进行表述，不论以何种形式，都表示了完成一个业务流程的主要步骤，以及完成每个步骤应完成的内容。

1）文字描述方式

·会议接待准备：有针对性地收集与会对象的基本情况、参会目的和背景、抵离时间和交通工具等信息为会议接待做好准备工作。

·拟订会议接待方案：一般包括接待方针、接待规格、接待内容、接待日程、接待责任和接待经费等。

·培训接待人员：会议接待工作人员和志愿者根据具体的接待对象学习和掌握有关的接待知识，熟悉接待对象的基本情况、特点，以便有针对性地做好接待工作。

·落实接待事项：根据已经获得的参加对象的信息、经费预算标准以及参加对象特殊要求，安排好就餐、住宿、交通工具、安全保卫、翻译与陪同人员、接待物品、文娱活动等事项。

·接站与引导：确定迎接规格，树立接站标志，掌握抵达情况，然后热情接待，根据会议需要组织欢迎队伍、献花等环节。 会议活动期间会务工作人员为参加对象指引会场、座位、住宿房间以及参加对象可能会问到的地点的路线和具体位置。

·报到与签到：引导参会对象在到达会议活动所在地时办理注册登记和参加会议时签到。会议接待人员要做好查验证件、登录信息、接收材料、发放文件、预收费用、安排住宿等事项。

2）流程图方式

在绘制流程图之前，先简单介绍一些特定表示流程中要素的符号，如表4-1所示。

表4-1 流程图中的符号及所代表的相应要素

因此，以上关于接待管理的流程可用简单的流程图4-2表示。

流程图是标有一个流程中基本要素及其要素关系的图形，它可以直观形象地将一个流程中的主要信息表现出来，既可以作为一种规范对员工进行培训，也可以作为流程改进的比较基准。 因此，流程图成为很多现代管理中应用的基本工具。

图4-2 会议接待管理流程

4.2.2 会议运营流程的类型

根据不同业务的特点，业务流程可分为许多类型。 在进行流程分析之前对流程进行归类，有利于掌握不同类型的流程的特点。 图4-3、4-4、4-5、4-6分别列举了可选择不同路径、同步进行的工序、生产不同产品的流程和存在缓冲区的工序等4种类型的业务流程。

图4-3 可选择不同路径

图4-4 同步进行的工序

图4-5 生产不同的产品

图4-6 工序之间有缓冲区存在

图4-7和图4-8列举了会议物品采购申请流程和产品需求设计流程，其中，图4-7不存在并行工序，图4-8则有并行工序。

图4-7 会议物品采购申请流程图

图4-8 会议产品需求设计流程图

根据不同的功能，还可以将流程图分为不同的等级，如宏观图、过程流图、输入/输出表等，由粗到细，完成流程的表述。

4.2.3 会议运营基本流程

会议运营流程包括会议项目前期评估、会议策划、会议申办、财务管理、风险管理等众多业务流程，限于篇幅，本章着重介绍会议前期准备工作、会议现场管理工作和会议后期评估工作三大模块的流程，其他业务流程将在后续章节中介绍。 万事开头难，会议运营的前期筹备工作直接决定着后续工作的成败，可谓会议运营流程中的重中之重。 会议的如期举办可以说是厚积薄发的过程，会议前期准备工作往往时间最长、待处理事务最多。 俗话说“台上一分钟，台下十年功”，会议的现场生产是前期漫长准备工作的结果，是会议运营流程中的高潮阶段，故会议现场管理这一重要环节不容忽视。 会议后续评估工作虽然处于会议结束之后，但它的重要性丝毫不亚于会议的前期准备和现场管理工作。 通过评估所获信息与资料通常是下次会议决策的直接信息来源，评估后所反馈的经验与教训也是一个会议成功举办不可或缺的元素。 总而言之，三大运营流程模块是会议成功举办的重要组成部分，三者相互联系，成为一个不可分割的系统。 （详见图4-9）

图4-9 会议运营总流程的3个核心模块

1）会议前期准备

会议前期准备阶段业务通常包括：会议地点和场所的选择、会议文件资料和用品的准备、会议注册登记、会议的营销和公关、会前审核、会场布置等工作。 具体流程如图4-10所示。

（1）会议地点的选择

会议地点的选择主要是考虑会议在哪个国家、哪个城市举办。 会议地点的选择不仅取决于会议的性质和定位，而且要综合考虑会址的地理位置、气候环境条件、交通的便利程度以及基础设施的完备性等。

图4-10 会议准备工作流程

（2）会议场所的选择

会议场所的选择，要综合考虑以下因素：会议场所的规模以及容纳量；会议场所周围客房的数量、类型和内部基础设施条件；公共广播条件；服务质量；娱乐和服务设施状况；会议场所的费用等。

（3）会议用品的准备

会议用品的准备一定要确保齐全、质量上乘。 通常包括必要文具、纸张、放映装置、麦克风、会场用品所涉及的台布、座签、基本生活用品等。 对国际会议来说，视听设备的准备是极其重要的，而且对设备的要求更加严谨，可能还需要一些特殊的设备，如同声传译设备等。

（4）会场布置

精心布置、符合人机工程学的会场能给与会者带来舒适的感觉，从而能够提高会议效果，增强与会者的满意度。 完美的会场布置涉及人员分工、会场安排、灯光和影像媒体设备的调控、会场布饰、隔音和回音治理等问题。

2）会议现场管理

会议组织者所做的所有前期准备工作都要通过现场管理表现出来，会议组织者现场高效有序的管理是会议成功的保证。 现场管理的业务大致包括：会议接站与引导、安排车辆、会议报到、餐饮安排、入住与退房、会议开幕式、会议讨论、会议闭幕式等。 具体流程如图4-11。

（1）接站与引导

接站是会议接待工作的第一环节，优质的接站服务会给与会者带来极大的方便，给其一种宾至如归的感觉，极大程度上消除与会人员的疑虑。 做好接站工作要注意以下几点：确定迎接规格、掌握抵达情况、树立接待标志、热情介绍、注意安全保卫、准备新闻采访等。 引导是会议期间接待工作人员为与会者指引会场、座位、餐厅、住宿房间以及与会者所要打听的地方的路线、方向和具体位置。

图4-11 会议现场管理工作流程

（2）会议报到

精心设计会议报到处，给与会者创造亲切氛围。 合理解决报到排队等候问题，为防止与会者走错会场设置指引标志，做好贵宾接待工作，防止意外发生。

（3）落实接待事项

务必做好与会人员的住房预订、就餐和宴席、安全保卫、出行交通工具等的安排等事宜。

（4）会议进行

确保会议顺利进行，做好相关服务和应急处理工作。

3）会议后续工作

一场会议结束之后，并不意味着一个运营流程的结束，会议结束后一项非常重要的工作便是会议评估。 通过会议评估，会议组织者能够从中汲取经验和教训，为下一次会议策划与运营打下基础。 会议后续工作业务包括：安排离会、送客安排、清退会场、评估会议等工作。 具体流程如图4-12。

（1）安排离会

为了让来宾更顺利地离会，最重要的工作便是安排好与会人员离会工作。 因此要考虑到以下问题：是否能集体运送与会者到机场或车站；是否需要安排搭车；是否需要有空调的车辆；中途是否安排停车休息等。

（2）清退会场

会议主办者在会议结束后，应将会场恢复为原状，并向场所提供方支付剩余费用。

图4-12 会议后续评估工作流程

（3）会议评估

会议评估可采取问卷或表格形式进行，以会议结束之时或过后不久由会议组织者和参会人员一起做评估为最佳，这样的评估结果会更全面。 具体的评估方法包括会议组织者评估、与会者个人评估、会议成本评估等方法。

（4）督办落实

会议评估过后并不意味着一项会议运营活动的结束，恰恰正是一个会议运营组织实现自身运营效率升华的最佳阶段。 评估得出的信息资料将为下次会议运营策划提供宝贵经验，从而不断提升与完善现有的运营流程。 因此，对一项会议运营活动评估所反馈结果的重视尤为重要。