1．筹备工作
负责筹备会议的工作人员应围绕会议主题，将会议的规模、时间、议程等事项逐一落实。在一般情况下，要组成专门的会议筹备组，明确分工，责任到人。
（1）起草文件。会议上所用的各种文件材料，应在会前准备妥当。需要认真准备的会议文件，主要有会议的议程表、开幕词、闭幕词、主题报告、典型材料、背景介绍等。
（2）布置会场。对于会议举行的场地要有所选择，对于会场的桌椅要根据需要做好安排，对于开会时所需的各种设备应提前进行调试检查。根据会议的需要，与外界搞好沟通。比如，向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。采办会议用品，如纸张、笔具等。
2．会议服务
（1）例行服务。会议举行期间，一般应安排专人负责迎送、引导。对与会的贵宾或者有特殊情况的客人，往往还须进行重点照顾。
（2）会议签到。为掌握到会人数，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。负责此项工作的人员，应及时向会议负责人进行通报。
（3）餐饮安排。举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间工作餐和饮料。如果必要，还应为外来与会者在住宿、交通方面提供便利。
（4）现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录。负责手写笔记会议记录时，要力求做到完整、准确、清晰。
（5）编写简报。有些重要会议，要编写会议简报。编写会议简报的基本要求是快、准、简。快，是要求其讲究时效。准，是要求其准确无误。简，则是要求文字精练。后续性工作会议结束，应做好必要的后续工作，使之有始有终。
（6）处理材料。会议结束后，应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理。收集、整理会议的材料时，应遵守规定与惯例。
（7）协助返程。大型会议结束后，其主办单位一般应为外来与会者提供返程便利。当团队与会者或与会特殊人士离开时，还可安排专人为其送行，托运行李。
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