纪要的写作

第十五节　纪要的写作

一、纪要概述

纪要一般是在会议结束之后制发的公文，是一种记载、传达会议情况和议定事项内容的纪实性公文。一般来说，诸如工作会议、座谈会、研究会等重要会议才需要写会议纪要，而规模较小的或者事务性会议则不必写会议纪要。会议纪要可多向行文，既可以向上级单位汇报会议情况;也可以向下级单位传达会议精神，指导工作;还可以向平行单位、不相隶属单位或有关人士通报会议情况。会议纪要具有重要的资料作用，它可以全面地记载会议情况，以备日后查考。尤其是有些会议讨论的议题，在一次会议上不能作出最终决定，这样的议题需要下次开会继续商议。而这个议题讨论的有关情况，以及需要再议的问题，可以写在会议纪要之中，以便下次开会再议。

(一)纪要的特点

会议纪要具体有以下几个特点:

1.内容的概括性。顾名思义，会议纪要的“纪要”，就是概括要点，而不是每个人发言的具体内容。会议纪要是把会议的目的、精神、讨论后作出的决定，进行整理、归纳、概括而成的文件。

2.写作的真实性。会议纪要是一种纪实性公文，对会议情况的记载必须坚持真实性原则。执笔完成会议纪要的工作人员不能随意更改会议精神，必须真实地实录会议情况。

3.作用的指导性、知照性。需要形成会议纪要的会议，一般都是比较重要或者规模比较大的会议。这些会议，尤其是办公方面的会议，会对一些具体事项作出决定。因此这些会议的会议纪要发给下级单位以后，对下级单位和相关部门开展有关工作具有一定的指导性。

(二)纪要的分类

从不同的角度进行划分，会议纪要有不同的分类。

根据会议的内容和性质，会议纪要可以分为以下四类:

1.办公会议纪要。办公会议一般指定期或不定期召开的常规性工作会议。这类会议的参加人员通常相对固定，规模较小，与会人员也比较少，会议的议题可多可少。这类会议结束后，形成的会议纪要就是办公会议纪要。这类会议纪要一般有固定的版头，纪要本身起着决策和通报事项的作用。例如:国务院系统的《国务院全体会议纪要》、《国务院总理办公会议纪要》、《国务院常务会议纪要》，高等学校的《校务会议纪要》、《校长办公会议纪要》等。

2.专题工作会议纪要。这是指专门为某一项或某一方面工作召开的会议而形成的会议纪要。这种会议纪要常常带有指示、决定的性质，对下级单位开展相关工作的指导性比较强。例如:《陕西省水利信息化规划安排工作会议纪要》、《全国示范性软件学院建设工作会议纪要》。

3.座谈会议纪要。座谈会是为协商、解决某一事项而专门召开的以座谈为主要形式的会议。其目的是了解情况、听取意见、收集建议，为解决某事项奠定基础。座谈会后形成的会议纪要就是座谈会纪要。例如:《部分全国专业标准化技术委员会秘书长座谈会议纪要》、《中国科学院学部第二届科学道德建设委员座谈会议纪要》。

4.研讨会议纪要。召开研讨会，通常都是让与会人员各抒己见，以达到交流思想、活跃学术气氛的目的。研讨会后形成的会议纪要就是研讨会议纪要，这种会议纪要带有介绍的性质。例如:《全国电大英语教学工作研讨会会议纪要》、《全国普通高校艺术教育研讨会纪要》。

(三)纪要与相关文种的区别

1.纪要与会议记录区别

“会议记录”的“记”是“记载”的意思;而“会议纪要”的“纪”是“理出头绪、整理纲要”的意思。具体来说二者的区别在于:

(1)会议记录是整理会议纪要的依据。

(2)会议记录要忠实地记录与会人员发言，不需要进行分析、归纳，也无须理出要点。

(3)会议纪要要对会议全面情况进行分析、归纳、整理，抓住会议主题和要点，侧重反映会议结论性意见。

(4)会议记录要翔实、准确记录与会人员，特别是会议主持人与会领导意见。会议纪要不体现与会人员的个人意见，只体现会议的结论性意见。

2.纪要与会议决议的区别

会议纪要与会议决议都可以反映会议决定的事项。二者的区别在于:

(1)会议决议反映多数人的一致意见和观点，不同意见在决议中一般不反映。

(2)会议纪要将会议代表性的各种观点和意见一一如实反映，包括多数人的一致意见和少数人的不同意见。

3.纪要与会议简报的区别

(1)会议简报只反映会议某个阶段或某个方面的情况;会议纪要则全面、系统地反映会议情况和会议精神。

(2)会议简报定期或不定期编发;会议纪要一次会议只有一份。

4.纪要与会谈纪要的区别

(1)会议纪要重点阐明会议的基本精神。会谈纪要常常需要通过会谈双方或诸方磋商以后才能述诸文字，是各方正式签约前的必要准备，常常是过渡性文件。

(2)会议纪要重在遵守或执行。会谈纪要由各方草签，重在凭信。

二、纪要的书面格式

(一)版头

1.会议纪要采用固定版头。版头由“会议名称+纪要”构成。

2.版头下用红色线分隔。

3.时间:采用公元纪年，阿拉伯数字。

4.主持人与出席人员可以重叠，例如:×××既是主持人又是出席人员。

5.出席人员按固定顺序排序。

6.姓名之间，采用空格，不用标点符号。

7.议题之间，分号以示并列，最后一个议题不用标点符号(不用句号)。

8.发文序号:届次流水号。

9.会议纪要，不写主送。

(二)正文

1.会议纪要另页排印。

2.不用落款，即省略发文机关、成文日期。

(三)印制版记

“已发”代替主送。

(四)需要注意几点

1.学术研讨会、座谈会、学术论坛等形成的会议纪要，可以采用自由体式，不必完全按照法定公文“会议纪要”的文种要求撰制。当然，这样形成的会议纪要就不能算作是法定公文中的“会议纪要”。

2.会议纪要应该在会议结束后，由会议的主持部门负责撰制。写作会议纪要时要以第三人称的语气来写。起草会议纪要的依据包括:会议记录、会议报告、会议发言的文字材料等。

3.会议纪要须经领导人审核签发，才能成为正式文件，才具有法律效力。

三、纪要的写作

(一)办公会议纪要

办公会议纪要由三部分组成:

1.版头。办公会议纪要一般都有固定的版头。版头的构成要素依次是标题、届次、横隔线。其中，标题由“会议名称+纪要”组成，例如“××办公会议纪要”、“××常务委员会会议纪要”。

2.会议概况。在横隔线下方，要采用与会议记录相同的写法，依次逐项写明会议召开的时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、记录人及会议议题等。

3.议定事项。在这一部分之前，可以标注“会议纪要”或“议定事项”，然后采用分项概述法写作，即以概述的方式按照会议研究的顺序逐项阐述会议的议决事项。写作中，一要把议决事项分条列项以求清晰;二要把“会议”作为第三人称，使用一些惯用语句，而不能采用第一人称的写法。使用惯用语形式表述，可以达到清晰的目的，常用的惯用语，如:

1.会议听取×××同志关于××会议精神的传达及贯彻意见的汇报;

2.会议听取并原则同意×××同志关于××会议精神的传达及贯彻意见的汇报;

3.会议听取并审议×××同志关于××工作的汇报;

4.会议原则同意×××同志关于××工作的汇报;

5.会议同意……

6.会议同意××会议确定的各项原则意见;

7.会议讨论了……问题(如果是干部任免，一般只写部门或岗位，不写讨论情况及任免情况)

8.会议认为……(评价、原则方面)

9.会议指出……(做法、意义方面)

10.会议强调……(做法、意义方面)

11.会议强调指出……(做法、意义方面)

12.会议要求……

13.会议决定……

(二)其余三种会议纪要

1.标题

会议纪要是以会议的名义制发的，所以其标题的最基本写法是“会议名称+文种”。在写作中，如果会议的名称是“×××会”，文种一般写成“会议纪要”，如《广东电子商会第二届第三次常务理事会会议纪要》、《第九届亚洲玉米大会筹备会会议纪要》;如果会议的名称是“×××会议”，为避免重复，文种只标“纪要”两字即可，如《全国普通高校艺术教育研讨会纪要》。

某些用于发表或交流情况的座谈会、研讨会等会议的纪要，其标题还可以写成正副标题的形式。其正标题概况会议的基本精神，副标题由会议名称与“纪要”两字组成。

2.正文

正文包括导语、主体和结尾三个部分。

(1)导语部分。导语即开头部分，要介绍会议概况、背景等，通常包括:会议召开的依据和目的;会议起止时间、地点、及会议名称;与会人员范围及领导到会情况;会议主要议题、议程，会议的收效及对会议总的评价五部分。

在这一部分结束后，可用“会议纪要如下”、“会议讨论了以下几个问题”、“与会者提出了以下看法”等等承上启下的语言来引起下文。

(2)主体部分。主体部分是会议纪要的核心，要写出会议研究的事项、讨论的意见、作出的决定和布置的任务等等。这部分通常有三种写法:

①采用归纳分类法来写作，即把会议内容按照其内在联系和逻辑顺序归纳概括成前后有序的几个方面，逐一进行阐述。如果是专题会议纪要，可以在评价以往工作的基础上，重点阐述今后工作的任务和要求;如是座谈会议纪要，可以集中介绍会议达成的共识;如是学术研讨性会议纪要，可以在介绍一致观点的基础上再说明会议上的不同观点。这种纪要在写作上，经常用到“会议认为”、“会议指出”、“会议要求”、“会议强调”、“会议商定”、“会议号召”等惯用语句。

②概述性写法，即把会议发言、讨论的情况综合到一起，概括地叙述出来。

③发言记录式写法，即按照与会人员的发言顺序，把每个人发言的中心思想写出来。

(3)结尾部分。结尾部分有两种情况:

①在最后的自然段用“会议要求……”、“会议希望……”、“会议号召……”等语句提出贯彻会议精神、搞好专项工作的要求、希望或号召。

②不单写结尾。对于内容简要、篇幅不长的会议纪要，主体的最后一个问题写完全文即结束。

纪要有它的特定格式，可以根据实际需要采用。

上述15种公文文种，是新《条例》规定的党政机关法定公文文种。除此之外，在党政机关、企事业单位和社会团体的行政和公务活动中，还会用到其他一些文种，对于它们的写作，在此一并作些介绍。