旅行社接待计划

接待计划不仅是旅行社日常接待工作的重要文字依据, 更是组团社与接团社的财务依据。 本任务主要包括旅游接待计划的制作、 送达、 变更和实施。 通过本任务的学习, 可以对旅行社接待计划进行一个全面、 清晰的认知和了解。

掌握旅行社接待计划的制作、 送达、 变更和实施。

一、 旅游接待计划的制作

接待计划主要由旅游团的基本情况和要求、 旅游日程表以及团员名单三部分组成。 制作过程大体分核实接待项目、 拟定接待计划两部分。

(一) 接待项目核实

要核实以下项目:

(1) 团号、 团名、 组团社名称。

(2) 旅游团人数及所要求的旅游服务等级和方式。

(3) 入出境口岸、 日期、 航班、 车次或船次时间。

(4) 旅游路线及游览城市。

(5) 住房及早餐安排要求。

(6) 城市间交通工具安排要求。

(7) 旅游团名单, 最后确认人数, 及成员的性别、 年龄、 职业、 国籍、 护照号码等。

(8) 特殊参观要求。

(二) 拟写接待计划

在以上事项得到确认后, 可以按以下内容拟写接待计划:

(1) 按旅游路线所经城市的先后, 排列出各地接待单位, 并注明印发份数(每发送单位一式三份)。

(2) 注明旅游路线。

(3) 注明旅游团的类别 (游览团、 参观团、 学习团、 考察团、 专业团、 重点团等)。

(4) 注明服务等级 (团体标准A等或B等、10人以下标准A等或B等)。

(5) 注明住房的预定方式 (游客自订、 本社代订、 委托接待社代订或其他), 用早餐情况 (饭店及早餐结算方式)。

(6) 注明风味标准、 次数。

(7) 注明旅游团 (者) 出境机票情况。

(8) 注明全程导游员人数、 姓名、 性别及返程票的日期、 航班、 车次等,如无全陪人员注明 “该团无全陪, 请上下站接待社加强联系”字样。

(9) 注明旅游团 (者) 的航班、 车次、 航次的抵离时间。

(10) 注明加收费用的服务项目, 如超公里、 特种门票、 游江游湖、 风味标准、 次数、 专业活动及次数等。

(11) 注明旅游团 (者) 详细名单, 包括姓名、 性别、 年龄、 职业、 国籍及护照号码等。

(12) 注明组团社名称、 地址、 电话、 传真及联系人姓名。

(三) 接待计划格式

具体接待计划格式, 如下所示。

__________团接待计划

第__________号

__________部、 计调部、 财务部:

由__________　旅行社组织的__________　团一行__________人, 将于__________月__________日乘坐__________　航班 (车次) 抵__________　,__________月__________日乘

航班 (车次) 离__________赴__________　。

该团在__________住__________饭店, 早餐由__________订妥。

出境机票 (车票) 由__________自理, 请代为确认。

请提供__________等级综合服务。

请安排游__________(如有其他要求附此处)。

联系人:__________电话:__________

名单附后:__________拟计划单位:__________

抄送: 总经理、 副总经理等。

　年月日

二、 旅游接待计划的送达

将制订完毕的接待计划经过审核后, 向有关部门和有关接待社寄送, 并实行发寄接待计划回执的程序。 接待计划回执是接待社在接到组团社计划后发给组团社书面确认。

计划回执正面如下所示:

计划回执正面

计划回执反面如下所示:

计划回执反面

团名:__________

回执接待通知已收到 (　) 指定饭店已确认 (　) 现改为: (　) 指定航班已确认 (　) 现改为: (　) 指定车次已确认 (　) 现改为:

其他

可确认项目请在 (　) 中画姨

变更项目　请在 (　) 中画X

无关项目　请在 (　) 中画茵

请在接到接待通知后, 速将此回执寄出。

谢谢合作!

三、 旅游接待计划的变更

在收到对方最后要求变更通知时, 对原接待计划内容进行调整及修改、 补充, 并及时通知有关接待社、 饭店等合作单位, 然后以文字形式, 补发更改通知, 并追加因临时变更而发生的特殊费用。

四、 旅游接待计划的实施

销售后应及时编制 “接待计划”发送给有关接待单位。 要对团队接待要求和基本情况做出详尽说明, 其程序和标准是:

(一) 书写标题和编号

标题应按规定格式写清旅游团组团客户 (海外中间商或代理商) 所在国名,客户简称, 旅游团号、 编号, 应注明编发部门和编序号码。

(二) 文件书写发送单位, 即委托接待单位名称

文件书写发送单位, 即委托接待单位名称要求名称书写准确, 发送单位与文内委托接待事项相吻合, 不出现漏发、 重发、 错发等现象。

(三) 文件正文首先要书写接待标准和接待服务要求

接待服务一般分为综合服务、 小包价、 零星委托接待、 选择旅游、 组合旅游等几类。 接待标准通常有豪华等、 标准等、 经济等的不同, 淡季价销售应予以详述。

(四) 正文包括旅游团游客名单、 人数和基本情况

人数应有男女人数和总人数,名单应按序号注明游客身份、护照号码、 夫妻关系、性别、职业、民族、国籍、住房要求等,如了解到游客其他特殊情况, 如个人饮食习惯、爱好、兴趣、病史、特殊要求等,应尽可能书写全面,反映清楚。

(五) 正文还包括预定要求

根据客户要求委托办理预订, 如委托接待单位代订饭店、 城市间交通工具、市内游览用车、 文娱节目及要求安排专业考察、 参观、 座谈、 访问活动等, 都应一一予以注明。 若是属于客户或组团社预订内容, 且已进行了预订和确认, 应将其有关情况在文中加以备注, 以便使接待单位了解全面接待安排情况。

(六) 正文主体是旅游日程安排

书写时,要求写清旅游团抵离城市 (包括出入境)、 航班 (车次) 日期和时间,市内游览应注明参观项目、 就餐和风味安排等。 若以上内容尚有不明确之处,应在文中注明“待告”,并在得到确切消息时,及时补发通知给有关接待单位。

(七) 文件要签写联系人员的一系列情况

文件要签写联系人员的一系列情况, 如姓名、 单位、 电话、 编发日期等, 以备遇到特殊情况进行联系, 或变更有关委托事项等。

旅行社接待计划具体见表6-1。

表6-1　旅行社团队接待计划

续表

实训项目: 练习编写旅游接待计划。

实训目的: 根据实训资料所提供的旅游线路行程单, 编制旅游接待计划。

实训内容: (1) 以小组为单位, 组长负责制, 编写接待计划;

(2) 教师对旅行线路行程单做详细介绍, 要求同学们以行程为依据制定接待计划, 并在此过程中对同学们进行指导、 答疑;

(3) 以小组为单位, 进行成果汇报。

实训考核: 由主讲教师点评, 小组间互评。

实训资料: 内蒙古呼和浩特某旅行社旅游线路行程单 (表6-2)。

表6-2　希拉穆仁大草原、 库布其沙漠、 成吉思汗陵、 塞外青城五日游

行程安排:

第一天　出发地—呼和浩特 (白塔) 航班号 (起飞时间—抵达时间) (不含餐)住呼和浩特。

乘机飞往中国优秀旅游城市、 历史文化名城——呼和浩特。 “呼和浩特”意为青色的城市, 故有 “青城”之称。 因其历史上召庙较多, 故又称 “召城”。 抵达后导游出口处举 (蓝底白字 “内蒙××旅行社”) 方旗接团后入住酒店, 晚餐自理, 可品尝当地特色小吃。

第二天　行车: 呼市—希拉穆仁草原 (90千米, 盘山路, 约2小时) —呼市 (早、 中、 晚餐)住呼和浩特。

早餐后前往广阔无边、 天地一线的大草原——希拉穆仁草原 (游玩3小时左右)。 一路欢歌笑语, 欣赏阴山山脉高原风光。 抵达后接受蒙古族最隆重的欢迎仪式——下马酒, 中午品尝蒙古风味食品——手扒羊肉; 午餐后观看 “男儿三艺”之博克 (摔跤)、 赛马表演 (10分钟左右), 感受马背民族文化。 然后自由活动 (时间约1.5小时); 深呼吸草原新鲜空气。后乘车返回呼市。

第三天　行车: 呼市—库布其沙漠 (210千米高速, 约3小时) —鄂尔多斯(达拉特旗)(早、 中、 晚餐)住达拉特旗。

早餐后赴中国三大鸣沙山之一的库布其沙漠旅游区 (不含小交通沙漠车),经过中华母亲河——黄河; 抵达后感受 “大漠孤烟直”的雄浑与壮美。 这里的沙子, 只要受到外界撞击, 或脚踏, 或以物碰打, 都会发出雄浑而奇妙的 “轰隆—轰隆”声。 因此, 人们风趣地将响沙称作 “会唱歌的沙子”。 后自由活动 (时间大约2小时), 拍照, 与沙子亲密接触, 体验人动声移, 人停声止的神奇。 之后乘车赴鄂尔多斯达拉特旗。

第四天　行车: 鄂尔多斯—成陵 (130千米高速, 约1.5小时, 参观2小时) —呼和浩特 (早、 中、 晚餐)住呼和浩特。

早餐后赴国家AAAAA景区 “一代天骄”——成吉思汗陵新景区 (游览约1.5小时), 参观气壮山河门景、 铁马金帐群雕、 亚欧版图、 蒙古艾力、 蒙古历史长卷等景点, 从中心广场乘电瓶车到天骄大营用中餐, 餐后观看由专业演员表演的大型舞台剧 《一代天骄》 (40分钟), 现场演绎圣祖成吉思汗伟大的一生。这里孕育了一统天下的豪情, 是神奇的蒙古民族深厚的文化底蕴。 您会震撼于一代天骄争霸世界的风采, 叹服于蒙古武士的所向披靡, 在亚欧版图领略蒙古帝国广阔的疆域。 在 “天下第一包”, 拜谒人类历史上伟大的征服者成吉思汗。 后返回呼市。 晚餐后入住酒店。

第五天　行车: 呼和浩特—市内游—航班 (起飞时间—抵达时间) (早、 中餐)

早餐后参观内蒙古地区的藏传佛教寺院——大召 (市内玉泉区, 游览40分钟), 后参观国家级综合性博物馆、 内蒙古60周年大庆献礼工程——内蒙古博物院 (市内新城区, 免费游览2小时, 周一闭馆, 不去不退费用) 午餐后送团, 返回温暖的家乡, 结束愉快的草原之旅!

报价包含及标准 (2014年4月价格):

1.用餐: 全程4早7正餐, 正餐八菜一汤, 十人一桌, 人数不够酌情减菜。

2.住宿: 呼市3晚、 达拉特旗1晚, 市内三星双标间 (全程不提供自然单间、 出现单男单女安排三人间, 如没有三人间补齐房差) (由于是少数民族地区、 酒店设施与发达地区有差异)。

3.用车: 当地空调旅游车。

4.景点: 所列景点第一大门票 (不含景区内的小交通, 如库布其沙漠接送车、 成陵内的电瓶车)。

5.导服: 中文优秀导游讲解服务。

6.旅游保险: 旅行社责任险。

地接成人价格:740元/人 (市内待评三星) 　单房差:200元/人

860元/人 (呼市挂三、 达旗待评四星) 单房差:310元/人

900元/人 (市区待评四星) 　单房差:350元/人

1040元/人 (呼市挂四、 达旗待评四星) 单房差:490元/人

儿童价格:360元 (含车位、 正餐半餐, 不占床、 不含门票、 不含早餐)。

备注:

参考酒店: 待评三星: 呼市速八酒店、 悦嘉商务酒店。 达拉特旗: 政府宾馆或速八酒店。

挂牌三星: 呼市蒙达宾馆、 金蓝港会议中心。

待评四星: 呼市锦颐假日酒店、 凯基酒店、 苏力德大酒店。

达拉特旗: 嘉兴商务酒店、 东达假日。

挂牌四星: 呼市金仕顿大酒店、 华辰大酒店。

【思考与讨论题】

如何编制旅游接待计划, 在编制过程中应该注意哪些问题?