公关接待礼仪

时间：2022-03-09 百科知识版权反馈

【摘要】：为了确保接待工作的顺利进行，公关人员应提前制定并审定接待计划。在电梯的引导方法是:引导客人乘坐电梯时，接待人员先进电梯，等客人进入后关闭电梯门;到达时，接待人员按“开”的按钮，让客人先走出电梯。客厅里的引导方法是:当客人走入客厅时，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开;如客人错坐下座，应请客人改坐上座。

公关接待礼仪_公共关系实务

2. 3　公关接待礼仪

迎宾待客是社交、公关活动中的重要环节，接待方面要考虑周到，讲究礼仪，关怀备至，使来访者有宾至如归之感。为了确保接待工作的顺利进行，公关人员应提前制定并审定接待计划。

2. 3. 1　接待筹划

当有重要客人来做客或洽谈业务或参观的时候，公关人员要把好接待关，做好充分的准备工作，使客人高兴而来，满意而去。为了确保接待工作的顺利进行，公关人员应提前制订并审订接待计划。

1.制订接待计划

(1)明确接待的对象、人数、任务及目的和要求。

(2)确定接待规格。不论是个人还是团体，均应事先确定接待规格。

(3)拟订接待期间的日程表。程序可包括确定主持人、介绍重要客人、组织领导人或重要客人致辞，有的还安排重要来宾留言题字等。

(4)确定接待人员及分工。包括:重要来宾的接待应由组织负责人来完成;接送、剪彩、留言、题字等活动要预先安排专人负责。

(5)接待场地的准备。准备内容包括:接待室、休息室、活动室、音响等。

(6)食宿安排。客人食宿的酒店、宾馆应在客人到达之前安排好。提前了解一下客人的风俗习惯，同时为帮助客人尽快熟悉当地环境，可准备一些有关资料供客人查阅，如城市简介、交通图等

(7)接送安排。迎送规格一般按照国际礼宾惯例的“对等原则”，即迎送人通常应与客人的身份相当。由于各种原因不可能完全对等时，可灵活变通。

(8)费用预算。接待客人需要一定的人力和财力。费用预算包括招待费、食宿费、交通费、材料费、纪念品等。

2.审定接待计划

(1)接待规格的审订。重要客人的身份、职业、性别、名气等一定要搞清楚，重视别人，别人才能更重视你，从而留下良好的印象。

(2)接待程序和日程的审订。接待程序是否合乎礼仪要求，日程的安排是否充分合理并具有可行性，都要认真地进行一一审订。

(3)接待地点、场地的审订。地点、场地确定后，应进行实地考察，认真布置。

(4)陪同及服务人员的审订。陪同人员身份是否相当，服务人员是否经过专门培训等情况加以审订。

(5)接待礼仪程序的审订。不同民族、不同地区接待礼仪不同，要根据接待对象的风俗习惯、民族文化层次等施以不同的礼仪。

(6)食宿规格条件的审订。食宿地点确定后，要审订规格条件是否合乎要求、是否达到标准。

(7)送别时的审订。送别环节要考虑周全，要善始善终。送别重要客人，一般要依照迎接的规格来确定送别的规格，主要迎候人应参加送别活动。

落实情况的审订。对接待计划要全盘审订，逐项落实，并要专人专项负责，确保接待工作完满成功。

3.接待计划的制订与审核其内容包括

(1)明确接待的对象、人数、任务及目的和要求。

(2)确定接待规格。

(3)拟订接待期间的程序和日程表。

(4)确定接待人员及分工。

(5)接待场地的准备。

(6)食宿安排。

(7)迎送安排。

(8)经费预算。

(9)审订接待计划。

2. 3. 2　往来接待礼仪

1.迎接礼仪

迎来送往，是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印象，就为下一步深入接触打下了基础。迎接客人应有周密的部署，并要注意以下事项:

(1)对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的人应向客人作出礼貌的解释。

(2)主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，绝不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。

(3)接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后，向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。注意送名片的礼仪:当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说:“如果您方便的话，能否留张名片给我?”作为接名片的一方，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。

(4)主人应提前为客人准备好交通工具，不要等客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。

(5)主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹简介等介绍材料送给客人。

(6)将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。

2.接待礼仪

接待客人要注意以下几点:

(1)客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了以及何时回本单位;请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位还是我方负责人到对方单位去。

(2)客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。

(3)接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

在走廊的引导方法是:接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

在楼梯的引导方法是:若是引导客人上楼，应该让客人走在前面，接待人员走在后面;若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面。上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。

在电梯的引导方法是:引导客人乘坐电梯时，接待人员先进电梯，等客人进入后关闭电梯门;到达时，接待人员按“开”的按钮，让客人先走出电梯。

客厅里的引导方法是:当客人走入客厅时，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开;如客人错坐下座，应请客人改坐上座。

(4)诚心诚意地奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人，在招待尊贵客人时，茶具要特别讲究。倒茶有许多规矩，递茶也有许多讲究，均应充分注意。

3.会见与会谈

(1)会见座位的安排

会见通常安排在会客室或办公室，宾主各坐一边。某些会见还有其独特的礼仪和程序，如双方简短致辞、赠礼、合影等。我国习惯在会客室会见，客人坐在主人的右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。

(2)会谈座位的安排

双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门，主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈人右侧，但有的国家亦让译员坐在后面，一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左右排列。记录员可安排在后面，如参加会谈人数少，也可安排在会谈桌就座。小范围的会谈，有时也不用长桌，只设沙发，双方座位按会见座位安排。

(3)会见和会谈中的注意事项

提出会见要求，应将要求会见人的姓名、职务以及会见什么人、会见的目的告知对方。接见一方应尽早给予回复，约妥时间，如因故不能接见，应婉言解释。

作为接见一方的安排者，应主动将会见(会谈)时间、地点，主方出席人，具体安排及有关注意事项通知对方;作为前往会见一方的安排者，则应主动了解上述情况，并通知有关的出席人员。

准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员的名单，及早通知有关人员和有关单位做好必要安排。主人应提前到达。

会见、会谈场所应安排足够的座位。如双方人数较多，厅室面积大，主讲人说话声音低，宜安装扩音器。会谈如用长桌，事先排好座位图，桌上应放置中外文座位卡，卡片上的字体应工整、清晰。

如要合影，应事先排好合影图，人数众多时应准备架子。合影图一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。一般来说，两端均由主方人员把边。

客人到达时，主人在门口迎候。可以在大楼正门迎候，也可以在会客厅门口。如果主人不到大楼门口迎候，则应由工作人员在大楼门口迎接，引入会客厅。如有合影，宜安排在宾主握手之后，合影后再入座。会见结束时，主人应送至车前或门口握别，目送客人离去后再回室内。

领导人之间的会见或是会谈，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退出。如允许记者采访，也只是在正式谈话开始前采访几分钟，然后统统离开。谈话过程中，旁人不要随意进出。

会见时招待用的饮料，各国不一。我国一般只备茶水，夏天加冷饮。会谈如时间过长，可酌情上咖啡或红茶。

4.签字仪式

安排签字仪式，首先应做好文本的准备工作，有关单位应及早做好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖火漆印等项工作，同时准备好签字用的文具、国旗等物品＇与对方商定助签人员，并安排双方助签人员洽谈有关细节。

参加签字仪式的，基本上是双方参加会谈的全体人员。如一方要求让某些未参加会谈的人员出席，另一方应予同意，但双方人数最好大体相等。不少国家为了对签订的协议表示重视，往往由更高或更多的领导人出席签字仪式。

我国举行的签字仪式，一般在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌。桌面覆盖深绿色台呢，桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位，主左客右。座前摆的是各自保存的文本，上端分别放置签字文具，中间摆一旗架，悬挂签字双方的国旗。

随后，双方参加人员进入签字厅。签字人员入座时，其他人员分主客方按身份顺序排列于各自的签字人员座位之后。双方的助签人员分别站立在各自签字人员的外侧，协助翻揭文本，指明签字处。在文本上签毕后，由助签人员互相传递文本，签字人员相互握手。有时签字后，备有香槟酒，共同举杯庆贺。

5.宴请

宴请指的是设宴招待来宾。在公共关系交往中，宴请是经常用到的一种接待方式。

(1)宴请的形式。宴请的形式包括宴会、工作进餐、招待会等。

宴会。这是较为隆重的设宴请客的聚会。宴会为正式就餐，由招待员顺次上菜。宴会包括国宴、正式宴会、便宴、家宴等。

工作进餐。工作进餐包括工作早餐、工作午餐、工作晚餐。这是利用进餐时间边吃边谈问题的一种非正式宴请形式，只请与工作有关的人员参加，规格较低，菜的道数较少。往往安排席位，尤以用长桌为多，便于谈话。

招待会。这是较为灵活的不备正餐的宴请形式，备有食品、饮料，通常不排席位，可以自由活动。招待会通常有酒会和冷餐会两种形式。

(2)宴请程序。主人一般在门口迎接客人，视宴会重要程度，还可有少数其他主要人员陪同主人排列成行迎宾。迎接到客人，相互握手互致问候后，由工作人员将客人引至休息厅室。如无休息厅室，则直接进宴会厅，但不入座。休息厅室要有相应身份的人员照顾客人，并由招待员送饮料。主宾到达后，由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。主人陪同主宾进入宴会厅，全体人员落座，宴会即开始。如休息厅较小或宴会规模较大，也可请主桌以外的客人先入座.主桌人员最后入座。如有正式讲话，我国习惯一般在热菜之后、甜食之前进行。一般是主人先讲，然后主宾讲，也有一入席即讲话的。冷餐会和酒会的讲话时间较灵活。吃完水果，主人和主宾起座，宴会即告结束。

(3)宴请席位安排。较为正式的宴会都要按宾主顺序入座。在中国座次高低一般以进门方向为准，面门方为上位，背门方为下位。不论桌子形状如何均是如此。如果客人是成双成对的(夫妻)，就成对地安排座次，或男女相互交错安排。主人坐下位。

但是，西方的习惯却不同。排席位一般不考虑进门方向，而是以主人位置为准，桌次以主桌位置为准。基本原则是:右高左低，近高远低，也就是说，桌次高低以离主桌位置远近和左右而定。

(4)宴请安排。

宴会入场时，应在宴会厅门口迎接客人。当客人到达时，要表示欢迎。在客人卸去衣帽后，将其迎入休息厅，并招呼客人坐下，随即上茶、递上毛巾等。

客人入席时，应面带微笑，引请客人人座。照顾客人入座时，要用双手和右脚尖将椅子稍微撤后，然后向前徐徐轻推，使客人安稳落座。

斟酒时，应当走到客人的右侧，斟入的酒约占酒杯的四分之三或五分之四即可。斟酒时，瓶口不应紧挨着酒杯，酒杯无须拿起。

上菜应按照顺序进行。一般应先上冷盘，再上热菜，最后上甜食、水果等。凡两桌以上的宴会，上菜应同步。上菜的方式大致有三种:一是把大盘的菜端到桌上，由客人自取;二是招待者托上菜盘，逐一往客人的食盘中分让;三是单吃，即用小碗或小碟盛装，在每位客人的桌面前放一份。

席间如客人不慎将餐具碰落在地，不要大惊小怪，应及时为客人换上干净的餐具。

宴会结束客人起身离座时，应为其拉开坐椅，疏通走道，并将客人送出宴会厅。

拓展知识

会议、宴请、乘车座次安排常识

一、会议主席台座次的安排