既然5S方法能提高效率，创造舒适的工作环境，以愉悦的心情工作，追求完美与高品质的心态，那不仅仅适用生产现场管理，更适用于我们的日常生活和工作。
在我的2003~2005年毕业课题研究期间，当研究的课题确定下来之后，认为此课题研究完成之时就是毕业论文完成的时候。因此，在课题开始时就为论文建立了不同的文件夹，如序言、问题原因分析、有限元分析、实验、结构力学分析、参考论文和书籍等文件夹，每个文件夹中又有总结性的Word文档，按论文的格式实时归纳总结课题的进展，见图11-4和图11-5。随着实验的进行以及课题研究的深入，论文的每一个章节内容也逐步完成，同时各项分析、实验结果、结论、讨论和参考文件也按规划好的文件夹归档。临近研究课题结束准备论文答辩时，大部分同学都起早贪黑为论文的完稿而奋斗数日或数月，而此时我的论文只需校验及整理一下格式即可，还可以天天去排球俱乐部打球。当时我还向师弟师妹们“吹嘘”我的论文是三天内完成的。
图11-4 课题主目录文件夹
图11-5 论文实验部分的文件夹
舒适整洁的工作环境可以愉悦心情，提高热情和对事情的精益求精的态度，所以整理办公桌对于提高工作效率和积极性有着重要的作用，如可以将杂乱和较长的鼠标线、电源线和网线用束线带绑扎；将较长的电话耳机线固定；纸巾盒固定等。同时要及时扔掉没有用的文件或废纸，不要堆积。产品的样品放在固定的柜子或抽屉，不要在桌面堆放。
在处理日常事务、要签核的文件时，我的做法是：
·可以立即给予答复和签核的文件，立即处理。
·需要时间查看但短时间内就需要处理完成的，放在桌面。
·需要仔细研究但尽快要给出结论的，放在最上面的抽屉。
·已经处理的文件，但是这份文件非常重要，后面可能需要查阅的，放在第二个抽屉。
·随时可以扔掉的，或者可以二次利用的单面打印纸张，放在最底层抽屉。
工作中常用到各种各样的工具及公用盘链接，有时很难找到相关的工具甚至忘掉密码，所以常用工作链接表是十分便利及有用的工具，方便又节省时间（见表11-3）。
表11-3 工具链接表
（续表）
利用5S的理念，及时区分丢掉没用的物品或事情；“必需品”分区放置、明确标志并划分优先等级；实时清扫清洁，保持清爽的工作环境，利用可视化的管理使问题无从遁形。因此没用的邮件要立即删除清理，不能立刻处理的事情，根据实际情况可在邮件中设置不同的文件夹管理日常工作，参考图11-6：
·待处理：处于第一、二象限的“重要的事情”，需要认真研究才能给出处理和解决的方案的，解决后立即移到收件夹中。
·重要保存：重要的会议记录、结论、标准等，需要长期保存使用时又要迅速找到的。
·常用工具或账户申请表格：随时可能使用的常用表格等。
·其他根据工作需要设置，但主要的目的是使事情条理清晰，高效简洁。
图11-7中所示的邮件分类，过于复杂，对于处理事情和邮件起不到高效简洁的效果。如确实需要，可在电脑硬盘中建立相应的文件夹及跟踪记录表。
图11-6 邮件文件夹分类设置
图11-7 复杂邮件文件夹分类设置
同理，5S也可以应用到电脑桌面及硬盘文件管理（见图11-8及图11-9）。简洁的桌面不仅能提高电脑开机的速度，而且能创造清晰简洁和高效的工作意境。对于工作中每天都需要用的工具列表、重要备注以及随时可用到的工作信息可用记事本放在桌面。对于一些重要的文件或测试报告不能立刻处理完成的，可放在桌面临时文件夹中，一旦处理完毕则移动到相应的归类中，或者不需要保存的立即删除。同时工作的文件文档也应该使用5S方法管理，避免需要某个文件时，搜遍整个电脑也找不到所需要的重要的文件。
图11-8 桌面5S
图11-9 电脑硬盘整理
此外，如果文件管理不当，同一文件重复放在不同的文件夹中，就会有不同的版本产生，容易导致错误的应用，造成不必要的风险隐患。电脑中文件的命名需包含关键词方便快速查找。如供应商+项目+型号（料号）+主旨等，如Vastrust project Tesla parts136231 ORT test report，Vastrust product PHT process audit report-09032011。
在部分企业里，电子化和信息化已广泛应用，其文件及相关证据的整理相对简单，可参考本章工具列表整理提高效率。对于还未能实行电子化的企业，可参考下面的内容进行部门规范管理。
·SQE monthly KPI review
\chn23fs01\QA_Dept\SQE\Monthly KPI 2009
· IQC LRR rate and inspection report
\chn23fs01\QA_Dept\SQE\IQC
·Supplier Audit plan
\chn23fs01\QA_Dept\SQE\Supplier Audit Plan 2009
·Supplier audit record and report
\chn23fs01\QA_Dept\SQE\Supplier audit report
·Quality improvement action and evidence
\chn23fs01\QA_Dept\SQE\Supplier quality rating\Action
·Material issue record and tracking list
\chn23fs01\QA_Dept\SQE\Material tracking list
·CAPA record and analysis
\chn23fs01\QA_Dept\SQE\CAPA
·MCO control list
\chn23fs01\QA_Dept\SQE\IQC\MCO control list\
·Inspectors and engineers suggestion list
\chn23fs01\QA_Dept\SQE\IQC
心理的5S管理就是指消除不必要的心理压力和负担，消除顾虑及恐惧感，进入轻松的工作和生活状态。影响工作和生活的心理障碍往往是过度紧张的工作氛围和巨大的精神压力所产生的压抑、恐惧和紧迫感，因为耽误、等待、犹豫不决而产生的持续焦虑；因为错过机会而产生的悔恨感；最后时刻才开始粗制滥造的工作而造成质量低下所产生的负罪感，等等。
心理5S管理就是丢掉那些负面的，自己不能左右的思想负担。
2008~2009年，我们经历了客户的极其苛刻的审核（审核过程中不能进行解释，否则该条款肯定被列为严重不符合项；现场审核作业员、检验员时，工程师和管理者不能在场）。在美国的Juarez、Shapokee、Lexington研发中心和工厂，墨西哥Reynosa工厂，中国的杭州工厂和上海工厂均未通过初次审核。上海厂是主要生产基地，准备最充分，同时也被寄予厚望。2009年6月，在全体员工充分的准备和近三个月未被批准生产该产品的情况下，上海厂迎来了第三次客户审核。在最后一次准备会议中，我们仍然发现有部分地方需要整改。我所负责的SQE和IQC部门已准备就绪，被临时安排负责以前被忽略的“厂内小仓库”进行最后整顿和改进，最重要的是账目与实物的一致性、可视化管理和先进先出。可想而知，此时负责仓库的两位作业员所背负的压力、责任是巨大的，甚至是“致命的”。两人分别给家人打了电话，说明要通宵加班。我想到的第一件事情就是，顶住压力，给两位作业员减压。
我问道：“如果今天晚上，我们三个人做不好这件事情，不考虑对公司的影响，对你们会有什么影响?”“被老板骂”，“被人指责”，“可能被开除”。我问那怎么办?两人无语。我说道：“他妈的，大不了明天不干了（在社会上工作很容易找到），爱怎么样就怎么样。每个人给我说两遍。”看到他们压抑许久而释放的笑声，我说：“现在，这件事由我来主导，就全权由我负责，如果有问题，我是第一责任人，与你们俩关系不大。既然骂完了，现在就按我的要求去做，100%彻底执行。”事实证明，他们做得很出色，在审核中并没有发现问题。而且这次，我们上海厂是公司所有工厂中唯一通过客户审核的工厂。
2009年1月，在人事部门和一些同事的鼓动下，一“冲动”我在公司年会节目单上报名：节目主持人、小品和魔术。因为整个年度都在准备客户的审核和日常工作，年会临近，整个节目和主持人的台词都没有准备（事实上在年会当天，大家还在加班，节目根本没有彩排，主持人的台词是在上台前的最后一刻才定稿和翻译）。在构思魔术的过程中，我突然放弃了原来的想法，决定将交往一个月的“未婚妻”“骗”到公司的年会上，允下承诺。在整个魔术的构思和准备过程中，总是犹豫和担心，怕以前没有表演过导致魔术失败，怕公司内来自其他国家的高层管理者不认同，怕给自己的主管惹麻烦，怕同事们讥笑，怕……几天后突然问自己，你要做这件事吗?要做！这件事对公司和他人有害吗?没有！其他的我能控制吗?不能。既然决定要做，又对其他的人没害，那又有什么好担心的，尽量准备，大胆地去做。就这样，1月14日那天，虽然自己的魔术创意并不十分完美，当从我手中变出玫瑰花和戒指来见证我们的婚姻时，得到的是全场的惊讶、掌声和感动的泪水。
做事情时，只要认真、精心准备即可，负面的因素和担心不要想得太多，我们还没有强大到“人人都关注、在意你的想法和行为的时候”，许多顾虑也只是自寻烦恼而已。
电脑每运行一段时间，就需要进行磁盘碎片整理，提高系统运行速度，同时对于减少死机的情况也是很有帮助的。同理，各种各样的信息杂乱无章地占据大脑的储存和思考的空间，思绪就会越来越混乱，做事分不清主次、不够专注，效果也差强人意。所以人类的大脑也需要定期进行5S清理。
·丢掉：及时忘掉不应该记住的事，无论是老板的指责、不满，朋友的争吵，还是夫妻间的不愉快，不妨对自己说：“既然已经发生了，事实已不能改变，记在脑子里也没有用，现在重新开始吧！”印度圣雄甘地曾经说：“弱者从来不会原谅（他人），原谅（宽容）是强者的特性。”[1]
·区分：每天早上花几分钟时间确定要做的事情，并决定优先顺序进行处理，将精力放在重要的事情上。
·输入及输出：对于棘手的问题可在走路、坐公交或睡觉前想一下（输入），没有结果也无所谓，经过一夜的休息或放松，第二天或者不久就会有比较清晰的思路（输出）。
·事前想三秒：遇到一件事情或工作开始之前，先问一下为什么要这样做，这件事情的根本目的是什么，要达到什么样的效果。
·定期运动与脑力拓展：萨克生物研究学院（Salk Institute for Biological Studiesin La Jolla，Calif.，）的科学家发现，无论什么时候测试，奔跑在活动轮上的成年老鼠的海马区（大脑的一个区域，涉及学习和记忆）的细胞比那些关在笼子里的老鼠的细胞新增加了一倍。研究人员不确定为什么活跃的啮齿类动物的大脑反映了这种情况，但有可能是运动的自愿性使运动者的紧张情绪更低，因而对运动者而言更为有益。这可能意味着从运动中找寻乐趣而不是仅仅强迫自己去做。它可能使你变得更聪明，也更快乐。[2]研究显示，定期运动的人们或有充足体力的人们能获得更好的大脑，从而具有较好的学习能力和记忆能力。[3]
M.H.M.De Moor等对荷兰Twin地区19288个志愿者（男性45.5%、女性54.5%，包括青少年、父母和家庭成员）的生活方式和健康情况的长达12年的跟踪调查结果（每两年统计情况，分别为1991、1993、1995、1997、2000和2002年），每个星期有60分钟时间进行锻炼的就视为体育锻炼者，研究体育锻炼、焦虑、抑郁和性格特点等。志愿者按年龄分组，每组的跨度为5年。
图11-10 荷兰Twin地区人员锻炼、性别、年龄、家庭生活方式、健康状况与焦虑和抑郁的情况调查[4]
如图11-10所示，体育锻炼可以减轻压力、抑郁、焦虑等精神症状，一些科学研究也证实了这一点。[3] [4]
你现在的5S做得怎么样?
紧急需要时，还找不到一份重要的报告吗?
身为部门的经理或工程师，却不知道部门所运行的文件有哪些?最新的记录及报告放在哪里?
每天都在为寻找工作网页、工作记录、保存路径等花费较多时间，甚至不知道在哪里或已经忘记密码?
……
[1] Stephen R. Covey, Rebecca R. Merrill, The speed of trust: The one thing that Changes everything, Free press. 原文：The weak never forgive, forgiveness is the attribute of the strong.— Mahatma Gandhi.
[2] 22 Ways to Overclock Your Brain, http://ririanproject.com/2006/11/03/22waystooverclokyourbrain/.
[3] Peter Salmon, Effects of physical exercise on anxiety, depression, and sensitivity to stress: A unifying the theory, Clinical Psychology Review, Vol. 21, No. 1, pp. 33–61, 2001.
[4]M.H.M. De Moor, A.L. Beem, J.H. Stubbe,D.I. Boomsma, E.J.C. De Geus，Regular exercise, anxiety, depression and personality: A populationbased study, Preventive Medicine 42 (2006) 273–279.
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