表格文件与格式文件

三、表格文件与格式文件

1.表格与格式的区别

表格（TBl文件）与格式（GSl文件）之所以有区别，是由下面两个方面的因素决定的：

（1）格式制表，格式文件将在“文件名”对话框中列出以供选择。

（2）填写表格创建的新表与格式制表创建的新表三维特性不同。

SYKB表格是三维表格，除了行列这种平面表结构外，SYKB表格还有页概念，即在纵深方向还有一维，这样同一表格文件中可以有多页表格。

如果是用“填写表格”功能创建的新表，在第一页上画完表格，翻到第二页、第三页上，每页都是空表，什么内容也没有，都需要重新绘制。

如果是用“格式制表”创建的新表，因为有格式存在，翻页后所有新页上都有与所用格式一模一样的空表格（注意：这一点很重要），这样，每一页都只需填写数据就行了。

格式制表的应用在处理日报、月报时很有效。这种情况下，可将“页向”当作日期轴。以月报为例，可以这样安排：

第一页作为第一个月的表，第二页作为第二个月的表，以此类推。最后还可以再加一张第十三页，作为一到十二月的累计表，即年报表（中间还可以加四张季度累计表）。

也正是由于格式制表的这种特性，才使页间计算公式真正有用起来。

2.表格中的格式

由“格式制表”创建生成的表格中，包含了表格格式的所有信息。从内部结构来看，SYKB实际上是将格式存放为表格的第0页，因此“填写表格”与“格式制表”所产生的表格，后缀名都为TBl，内部结构也完全一样，只是“填写表格”所创建产生的表格，第0页是一张空表，而格式制表创建的表格，第0页是表格格式。这一差别会影响到翻页操作。

在表格窗口中翻页，SYKB首先查看翻到页是否已经存在，即是否已经被填写和修改过，如果是一新页，SYKB查看第0页是否有内容，如果有，则将第0页全部复制到新页上，这样，就影响到了“填写表格”和“格式制表”翻页的效果。

3.填写表格、格式制表、运行格式和设计格式的区别

封面上共有四个功能项与表格有关系，都能够进入表格窗口中。

（1）填写表格

用于创建一般的一次性使用的表格。

（2）格式制表

使用已有格式创建新表。

（3）运行格式

运行格式是格式的另一个重要用途，用来进行数据库管理（有关数据库管理功能，因限于篇幅，本书不介绍）。

（4）设计格式

设计“格式制表”和“运行格式”要用到的格式文件。