出纳表格的外延

出纳表格不仅仅局限于表格，还包括表格的各种细节，日期、时间、编号、颜色、联数、有效表格等，这些构成了出纳表格的外延。

出纳表格的日期应该包括年、月、日，年份应按照公历计算，以阿拉伯数字和“年”字完整书写。例如：2008年，不可以简写为08年，虽然意思没错，但这样写是不规范的。月份为一到九月的，应写成06月、09月，在月份前面加个0使得其更加规范。月份为两位数的应该正常书写，例如10月。日数的书写与月数的书写类似。

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《支付结算办法》附件第七条规定：“票据的出票日期必须使用中文大写。”一到十的正确的大写汉字分别是：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾。

以上所讲都是小写时间和日期，在遇到大写时间和日期时，也有规范标准。为了防范伪造票据，一般用大写进行规范，在填写年、月、日时，月为壹、贰和壹拾的，日为壹到玖和壹拾、贰拾的，应在前面加“零”，日为拾壹到拾玖的，应在前面加“壹”，如：2月15日，应写成“零贰月壹拾伍日”；10月30日应写成“零壹拾月零参拾日”；11月20日应写成“壹拾壹月零贰拾日”。

出纳编号就是指出纳表格中的编号，是出纳人员按照一定标准和顺序对报告单进行编订号码。如果对出纳报告单进行装订成册，那就需要从第一页开始编号，注明“001”，按照顺序直到最后一页。下面就以出纳报告单为例：

对出纳报告单进行编号，有助于增进数据的准确性，减少出纳人员的出错率；在输入数据时，有利于电脑系统的管理；便于出纳者和管理者复核查阅。

记账凭证编号的方法有多种，一种是把财会部门内的所有记账凭证作为一类统一编号，编为记字第××号；一种是分别按照现金、银行存款收入支出、转账业务三类进行编号，分别编为收字第××号、付字第××号、转字第××号；还有一种是按照现金收入、现金付出、存款收入、支出和转账五类进行编号，分别编为现收字第××号、现付字第××号、银收字第××号、银付字第××号、转字第××号。

对于复杂的编号，需要填写多张凭证的，应该编写分号，用分数的形式表示，如第9号记账凭证需要用3张记账凭证，则第一张就写9（1/3），第二张编号为9（2/3），第三张编号为9（3/3）。

在设计出纳表格的时候，一般需要先设计表格，再填数据。

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要记住，深的底色配浅色文字，浅的底色配深色文字！冷暖色不能相遇，如果相遇，最好用黑白这种中间色隔开，一张表格颜色不宜超过三种，否则会很乱。

先说颜色，在设计表格时，为了区分每一栏的内容，把每一联的颜色染上不同的底色，可使查账者一目了然。在表格上应用颜色，分为字体颜色和底板颜色，其目的是利用颜色来区分类别，为了使账目数据清晰化，最好用对比度较强的颜色来设计表格；另外就是增加美感，如果颜色用的不恰当，效果相反不说，还会弄得人哭笑不得。

再说分联，当出纳表格需要分发到各个部门时，要求一式多联，此时需要在表单的右侧标注好联号。例如一式三联：①存根　②仓库　③财务。也可表示为：第一联：存根。第二联：仓库。第三联：财务。

表格是以打印的格式表现数据的有效方式，如何做出有效的表格，是出纳人员的重要任务。

一份有效表格必须是记录真实、内容完整、填写及时、书写清楚的表格。

记录真实，就是必须实事求是地填写经济业务，表格上填写的日期、业务内容、数量、金额必须与实际情况相符，确保内容真实有效。

内容完整，表格必须按照规定的格式和内容逐一填写齐全，同时必须由经办人签字盖章，对表格的真实性和正确性负完全的责任。

填写及时，应该根据经济业务的执行和完成情况及时填写表格。

书写清楚，表格上的文字和数据要认真填好，要求字迹清楚，容易辨认，一旦发现表格中有误，不能随意涂改，要加盖“作废”公章，重新填写。