管理的职能和过程

1.2　管理的职能和过程

1.2.1　管理的基本职能

管理的职能是指管理所具有的管理本质的外在根本属性及其所应发挥的基本效能，是人们对管理活动应有的一般过程和基本内容所作的理论概括。我们通常把管理职能概括为计划、组织、领导、控制四大基本职能。实际上，对管理活动具有哪些最基本的职能有许多不同的观点。最早系统地提出管理职能的是法国的亨利·法约尔。他认为管理具有计划、组织、指挥、协调和控制五种职能，这为后人研究管理过程奠定了基础。在此之后，又有“三功能派”、“四功能派”或“七功能派”等等。详细情况如表1－1所示。

表1－1　不同学者对管理职能的划分

综上所述，尽管划分不尽相同，但计划、组织、领导、控制是各管理学派普遍公认的职能。管理职能把管理过程划分为几个相对独立的部分，有利于在理论研究上更清楚地描述管理活动的整个过程，有助于管理工作者在实践中实现管理活动的专业化，也方便于管理教学工作。

一、计划

计划是管理者用以识别并选择适当目标和行动方案的过程。计划过程包括三个步骤:（1）决定组织将要追求的目标；（2）决定采用哪些行动方案以实现目标；（3）决定如何配置组织资源以实现目标。计划工作包含了各种决策过程，因为它要在各种备选方案中进行选择。在没有做出决策之前，不可能有真正的计划。计划在组织中可以成为一种体系，并有其内在的层级，如战略计划是最高层次的，属于总体的长远计划；职能计划与部门计划属于中层的操作性较强的计划，而下级的工作计划则是近期的具体计划。其中，下一级的计划是为上一级的计划的实现而服务的。

二、组织

管理者制定出切实可行的计划后，就要组织必要的人力和其他资源去执行既定的计划，也就是要进行组织工作。组织工作是为了有效地实现计划所确定的目标而在组织中进行部门划分、权力分配和工作协调的过程。它是计划工作的自然延伸，包括组织结构的设计、组织关系的确立、人员的配置以及组织的变革等。

三、领导

每一个组织中都包含人，指导和协调组织中的人是管理的基本工作之一。领导工作就是管理者利用职权和威信施展影响，指导和激励各类人员去努力实现目标的过程。当管理者激励他的下属、指导下属的行动、选择最有效的沟通途径、解决组织成员间的纷争时，他就是在从事领导工作。只有通过卓有成效的领导，组织的目标才有可能实现。

四、控制

控制是保证组织目标能按计划实现所必不可少的，任何组织为了保证有效地实现目标，都要对组织成员和组织活动加以控制。控制工作包括确立控制标准、衡量实际业绩、进行差异分析、采取纠偏措施等。控制是管理过程中不可缺少的一种职能，因为它的存在可以确保组织向其目标迈进。

需要说明的是，随着管理理论研究的深化和客观环境对管理工作要求的变化，许多管理者提出了一些新的管理职能，其中特别值得一提的是决策和创新这两个职能。决策职能从20世纪50年代开始受到人们的重视，认为管理就是决策，决策渗透于管理的所有职能中。对创新职能的重视始于20世纪60年代，因为当时市场正面临着急剧的变化，竞争日益加剧，许多企业感到不进行创新就难以生存下去，所以不少学者主张将创新作为管理的一项新职能，认为创新贯穿于所有管理职能和组织的各个层次，成为推动管理循环的原动力。

1.2.2　管理的基本过程

管理的四大基本职能之间是相互联系的，如图1－3所示。为了实现组织目标，首先管理者要根据组织内外部环境条件，确立组织目标并制订出相应的行动方案。一旦目标明确，就要组织力量去完成，为了落实计划，管理者要进行组织工作。由于目标的完成有赖于组织成员的共同努力，为了充分调动组织成员的积极性，在目标确定、计划落实下去以后，管理者还要加强领导工作。在设立目标、形成计划、建立组织、培训和激励员工以后，各种偏差仍有可能出现，为了纠正偏差，确保各项工作的顺利进行，管理者还必须对整个活动过程进行控制，即开展控制工作。因此，管理是由计划、组织、领导、控制等职能组成的一个系统的过程。控制的结果是实现组织目标，同时开展新一轮的管理过程循环，如此循环不息，把管理工作不断向前推进。

图1－3　管理的基本过程

需要说明的是，管理的实际情况并不像上面所描述的管理基本过程那么简单，现实中不存在简单的、界限清晰的、纯粹的计划、组织、领导和控制的起点和终点。当管理者履行他们的职责时，他们通常会发现自己同时在做着一些计划工作、一些组织工作、一些领导工作，以及一些控制工作，而且这些管理工作并非严格遵循上述的顺序。