控制工作的目的及重要性

12.1.3　控制工作的目的及重要性

一、控制的目的

1.维持现状

“维持现状”即在变化着的内外环境中，通过控制工作，随时将计划的执行结果与标准进行比较，若发现有超过计划容许范围的偏差时，及时采取必要的纠正措施，以确保组织活动趋于相对稳定，从而实现组织的既定目标。

2.打破现状

在某些情况下，内、外部环境的变化会对组织提出新的要求。例如主管人员对现状不满，要求改革、创新、开拓新局面。这时，就势必要打破现状，修改既定的计划，确立新的现实目标和管理控制标准，使之更先进、更合理。

尽管在日常活动中，控制工作的目的主要是前述两个，但进行控制工作的最佳目的是防止问题的发生。这就要求管理人员的思想应当向前看，把控制系统建立在前馈而不是简单的信息反馈的基础上，在发生偏离计划情况出现以前就能预测到并能及时采取措施来加以防范。

二、控制的重要性

控制的重要性体现在以下两个方面:

1.任何组织、任何活动都需要进行控制

任何组织、任何活动都需要进行控制是因为即便是在制订计划时进行了全面的、细致的预测，考虑到了各种实现目标的有利条件和影响实现的因素，但由于环境条件是变化的，主管人员受到其本身的素质、知识、经验、技巧的限制，预测不可能完全准确，制订出的计划在执行过程中可能会出现偏差，还会发生未曾预料到的情况。这时控制工作就起到了执行和完成计划的保障作用以及在管理控制中产生新的计划、新的目标和新的控制标准的作用。通过控制工作，能够为主管人员提供有用的信息，使之了解计划的执行进度和执行中出现的偏差及偏差的大小，并据此分析偏差产生的原因。对于那些可以控制的偏差，通过组织机构，查究责任，予以纠正;而对于那些不可控制的偏差，则应立即修正计划，使之符合实际。

2.控制使管理过程形成系统

控制工作通过纠正偏差的行动与其他四个职能紧密地结合在一起，使管理过程形成了一个相对封闭的系统。在这个系统中，计划职能选择和确定了组织的目标、战略、政策和方案以及实现它们的程序。然后，通过组织职能、领导职能去实现这些计划。为了保证计划的目标能够实现，就必须在计划实施的不同阶段，根据由计划产生的控制标准，检查计划的执行情况。

这就是说，虽然计划工作必须先于控制活动，但其目标是不会自动实现的。一旦计划付诸实施，控制工作就必须穿插其中进行。控制对于衡量计划的执行进度，揭示计划执行中的偏差以及指明纠正措施等都是非常必要的。