项目的进度控制

二、IT项目的进度控制

进度控制，是指项目进度计划制订以后，在项目实施过程中，要时刻对项目及其每项活动的进度进行监督，及时、定期地将项目实际进度与项目计划进度进行比较，一旦实际进度落后于计划进度，就必须立即采取纠正措施，以确保项目进度计划总目标得以实现。

在项目进度控制中，第一要点是要保证项目进度计划是现实的，尤其是信息技术领域。我们知道信息系统的成功率是比较低的。艾德·尤敦（Ed Yourdon），一位著名的、受人尊敬的软件开发专家，用“死亡之旅”项目来描写那些由于不现实的期望，尤其是满足不了时间约束条件而从开始就注定要失败的项目。在确定项目进度计划的过程中，屈服于高级管理者或者诸如市场一类的压力，会制造大量的谎言。因此，项目经理应该执行的第一项实际检查是审查通常包含在项目章程中的进度计划草案，然后项目经理应该准备一份更加详细的进度计划，并获得项目干系人的批准。为了制订项目进度计划，促使项目团队全体成员、上层管理者、客户和其他关键的项目干系人参与进度计划的制订，并一致同意该进度计划，是非常重要的一个环节。

另外，由于进度计划的编制只是根据估计与预测而对未来做出的安排，大量无法预测的情况会影响项目进度，使进度计划的执行发生偏差。具体来说，在信息系统开发项目中经常会出现以下一些变更：

●输入屏幕的变更，如增加字段、不同的选择标准；

●报告的变更，如不同的小计和合计、不同的选择标准；

●在线查询的变更，如非预先安排的查询功能、不同的查询结构；

●数据库结构的变更，如不同的数据字段名、数据间的不同关系；

●软件处理路径的变更，如不同的算法、不同的内部逻辑；

●商务处理的变更，如数据流的变更、新增客户的进入；

●硬件更新引起软件变更，或功能更强的软件引起硬件变更。

因此，这就要求在确定进度计划制订的条件时，要具有一定的预见性和前瞻性；同时要有纪律和领导来强调遵守并达到项目进度计划的重要性。而且在项目实施过程中，要依据变化了的情况，在不影响进度计划总目标的前提下，对进度计划及时进行修正、调整，也就是要有动态管理的思想。

（一）项目控制过程

项目进度控制的步骤如图7-6所示，过程从制订基准计划开始。基准计划表现项目的范围、进度、预算。

报告期可以根据项目的复杂程度和时间期限定为日、周、双周或月。若项目预计在1个月内完成，报告期应该短至1天；若项目期为5年，则报告期可能是1个月。一般说来，报告期越短，早发现问题并采取纠正措施的机会越多。

图7-6　项目控制流程图

报告期内需要及时收集两类数据：①实际执行中的数据，包括活动开始或结束的实际时间，使用或投入的实际成本；②有关项目范围、进度计划和预算变更的数据。

一旦变更被列入计划并取得了客户的同意，就必须建立一个新的基准计划，其范围、进度、预算都可能与最初的基准计划有所不同。

更新的进度计划和预算一经形成，必须与基准进度和预算进行比较，分析各种变量，预测项目将提前还是延期完成，是低于还是超出预算。若进展良好，则不需采取纠正措施。如果认为需要采取纠正措施，则必须作出如何修改进度计划或预算的决定。这种决定经常涉及时间、成本、项目范围的置换。例如，缩短工期可能需要增大成本或缩小任务范围。

（二）进度控制的方法

在项目的实际进展中，一些活动会按时完成，一些活动会提前完成，而另一些活动则会延期完成。无论是提前或延期，都会对项目的未完成部分产生影响。

另一方面，在整个项目进行过程中，可能发生的变更也会对进度计划产生影响。这些变更可能是由客户或团队引起的，也可能是由不可预见的情况引起的。

对于项目进度，变更可能引起活动的增加或删除、活动的重新排序、活动工期估计的变更，或者更新项目要求完工时间。

进度控制包括以下四个步骤：

（1）分析进度，找出哪些地方需要采取纠正措施。

（2）确定应采取的纠正措施。

（3）修改计划，将纠正措施列入计划。

（4）重新计算进度，估计纠正措施的效果。

如果拟采取的纠正措施仍无法得到满意的进一步安排，则必须重复以上步骤。

进度分析应该包括识别关键路线和任何有负时差的活动路径，以及那些与以前的进度计划相比，偏离预定进度的路径。

加速项目进度的重点应放在有负时差的路径上，负时差绝对值最大的路径优先级最高。

分析有负时差的活动路径时，应将精力集中在以下两种活动上：

（1）正在进行或随后即将开始的活动；

（2）工期估计长的活动。工期越长，减少工期的潜能就越大。一项工期为20天的活动，缩短20%即减少4天，而工期为2天的活动，即使缩短50%也不过减少1天。

缩短活动工期的方法有多种，如缩小活动范围或降低活动要求：

（1）赶工（Crashing）：对成本和进度进行权衡，确定如何以最小的成本增加取得最大的持续时间压缩。在进度和费用之间往往存在一定的转换关系，这种技术的本质就是通过增加一定的费用来换取进度的适度缩短，因此这种技术也被称为费用交换。

（2）快速跟进（Fast Tracking）：将一般情况下按顺序实施的多项活动改为平行进行，例如对软件开发项目在设计完成之前就开始编写程序。这种方法常导致返工，而且一般要增加风险。这种方法也被称为并行处理。

减少负时差的具体措施确定之后，必须修正网络计划中相应活动的工期估计，计算出修改的进度，以评价拟采取的措施是否像预期那样减少负时差。对于没有负时差的项目，重要的是不要使它出现耽搁或延误。若项目进展快于进度要尽力保持这种状况。

另外，为了使项目不偏离既定轨道，项目经理还必须对一些涉及人的问题进行管理，因为像其他任何涉及很多人的工作一样，许多项目的失败常常并不是由于技术上的困难造成，而是由人造成的。创建优秀的PERT图表和详细的项目进度计划，是项目经理的重要技能，但是好的项目经理必须意识到，他们的主要工作是领导项目所涉及的人。将项目进度计划的细节授权下属去处理，会使项目经理将精力集中于大的方面，并且领导整个项目按既定计划进行。有多种领导技能可以帮助项目经理来控制进度计划变更，例如：授权、激励、纪律和谈判等。