信息与信息管理

第四节　信息与信息管理

一、数据和信息

数据和信息在管理信息系统数据处理中是最基础的一个概念，关于这个概念也有很多不同的解释，比较广泛的解释是:

(1)数据是记录下的事实。

(2)信息是对事物的特征和它的运作的描述。

数据是记录下来的事实，在管理过程中很多情况我们都把它记录下来。

信息的概念不同于数据。数据(Data，又称资料)是对客观事物记录下来的、可以鉴别的符号。这些符号不仅指数字，而且包括字符、文字、图形等。数据经过处理仍然是数据。处理数据是为了便于更好地解释，只有经过解释，数据才有意义，才成为信息。可以说信息是经过加工以后，并对客观世界产生影响的数据。例如，行驶中汽车里程表上的数据不一定成为信息，只有当司机需要观察里程表上的数据以便做出加速或减速的决定时，才成为信息。同一数据，每个人的解释可能不同，其对决策的影响也可能不同。决策者利用经过处理的数据做出决策，可能取得成功，也可能得到相反的结果，这里的关键在于对数据的解释是否正确，因为不同的解释往往来自不同的背景和目的。

走进管理

数据和信息^[4]

比如领料有领料单，给工人分派的工作有派工单，工人完成工作以后，在派工单上又记录了具体的工作报告，像这些都是记录下来的事实。

这些记录下来的事实都称为数据。数据经过加工以后就可以得到信息，所以信息还可以称为加工以后的数据。

把工人的工作单都收集起来，就可以了解整个工作完成的情况，一共完成了多少零部件的加工?用了多少工时?用了多少材料?有多少废品、多少合格品?再同计划相比较得出结论:计划要完成的工作量;实际完成量;计划完成合格品数量;实际完成合格品数量;废品的数量、所用的工时和材料的数量……通过这些我们就可以了解计划的完成情况及加工这些零部件的成本。

这些是生产中非常有意义的信息。所以我们说:信息是加工以后的数据，它是数据的含义，数据是信息的一个表现形式。

物质、能源与信息已成为社会发展的三大资源。信息技术是当代人类最活跃的生产力，正在对经济和社会的发展产生巨大而深远的影响。信息成为重要的商业资源，信息技术的应用也已经渗入到我们身边的所有领域。信息化已经成为全球普遍关注和竞争的焦点。一个组织的管理就其实质来说，是对信息的处理和利用的一种活动。随着以计算机技术、通信技术、网络技术为代表的现代信息技术的飞速发展，我们正阔步迈向信息时代，人们越来越重视信息技术对传统产业的改造以及对信息资源的开发和利用，信息系统在管理中的应用水平日趋提高。

信息是一个具有很宽泛意义的术语。人们频繁地使用信息二字，如信息中心、信息技术、信息高速公路、信息社会、信息经济、信息服务业、信息产业、信息管理、信息论等。对于“信息”这个概念，不同的学科有不同的解释。如信息是加工数据所得到的结果;信息是能够帮助我们决策的知识;信息是关于客观世界某一方面的知识;信息是减少人们决策时的不确定性，增加对外界事务的了解;信息是以符号形式存在的及其行为的源泉等，估计有四五十种之多。

信息能形成知识。所谓知识，就是反映各种事物的信息进入人们大脑，对神经细胞产生作用后留下的痕迹，人们正是通过获得信息来认识事物、区别事物和改造世界的。人们从不同领域、不同角度对信息进行的迥异的界定，源于其信息的丰富特征。

二、信息的特征

(1)事实性。这是信息的第一属性。信息是客观世界各种事物的特征的反映。客观世界中任何事物都在不停地运动和变化，呈现出不同的特征。这些特征包括事物的有关属性状态，如时间、地点、程度和方式等。信息的范围极广，比如气温变化属于自然信息，遗传密码属于生物信息，企业报表属于管理信息等。信息反映客观事物的属性，信息必须真实、准确，必须如实地反映客观实际。“事实是信息的中心价值，不符合事实的信息不仅没有价值，而且可能价值为负，既害别人，也害自己。”而破坏信息的客观事实性在实际管理中是普遍存在的，如粉饰财务报表、发布谣言、谎报销售量等。

(2)时效性。信息的时效是指从信息源发送信息，经过接受、加工、传递，利用的时间间隔及其效率。时间间隔愈短，使用信息愈及时，使用程度愈高，则时效性愈强。客观事物(或系统)都是在不断发展变化的，信息只有及时、新颖，才能发挥巨大的作用，才有价值。鉴于信息寿命衰老很快，转换必须及时。如某车间可能窝工的信息知道得早，及时备料或安插其他工作，信息资源就转换为物质财富。反之，事已临头，知道了也没有用，转换已不可能，信息也就没有什么价值了。

(3)不完全性。信息与不确定性是对立统一的整体，客观事物的无限复杂与动态变化，决定了信息的无限性。故信息的完全性只能是相对的，而其不完全性则是绝对的。因此，我们在信息的处理过程中，要能在信息不完全的情况下，以各种可能的方法，进行分析和判断，正确舍弃无用和次要信息，才能正确使用信息，从而提供比较合理的信息服务与支持。

(4)等级性。管理系统是分等级的(如公司级、工厂级、车间级等)，处在不同级别的管理者有不同的职责，处理的决策类型不同，需要的信息也不同。因而信息也是分级的。通常把管理信息分为以下三级:

①战略级。战略信息是关系到上层管理部门对本部门要达到的目标，关系到为达到这一目标所必需的资源水平和种类以及确定获得资源、使用资源和处理资源的指导方针等方面进行决策的信息。如产品投产、停产，新厂厂址选择，开拓新市场等。制定战略要大量地获取来自外部的信息。管理部门往往把外部信息和内部信息结合起来进行预测。

②战术级。这是管理控制信息，是使管理人员能掌握资源利用情况，并将实际结果与计划相比较，从而了解是否达到预定目的，并指导其采取必要措施更有效地利用资源的信息。例如，月计划与完成情况的比较，库存控制等。管理控制信息一般来自所属各部门，并跨越于各部门之间。战术级也称为管理级。

③作业级。作业信息用来解决经常性的问题，它与组织日常活动有关，并用以保证切实地完成具体任务。例如，每天统计的产量、质量数据、打印工资单等。

(5)可压缩性。信息可以进行浓缩、集中、概括和综合，而不失去信息的本质。在压缩的过程中，丢失一些不重要或无用的干扰信息和冗余信息等。如图形、摘要、模型等。

(6)可共享性。从信息的固有性质来说，信息可以共享，而不能交换。通常，信息的分享是非零和的，一方告诉另一方一个消息，并不会使其消息在告之方失去对消息的记忆等，而物质则相反。信息的分享性有利于信息成为一种企业资源，利用信息进行企业资源计划和控制，更有利于企业目标的实现。当然，信息的分享不会造成直接的损失，但有时也会造成间接的损失。

(7)可传输性。信息可以传输，并且其传输成本远远低于物质和能源的传输。利用现代通讯设备和先进的传输形式，可以对各种形式的信息进行传输，信息的可传输性加快了资源的交流，加快了社会的变化。信息是可变换的，它可以由不同的方法和不同的载体来载荷。这一特性在多媒体时代尤为重要。信息是可以通讯的。信息是构成事物联系的基础，由于人们通过感官直接获得周围的信息极为有限，因此，大量的信息需要通过传输工具获得。

(8)增值性。信息是自增值的积累，越用越多，而物质和能量是消耗性的。信息的增值在量变的基础上可能产生质变，在积累的基础上可能产生飞跃。比如天气预报的信息，预报期过后，对指导生产生活就不再有用，但和各年同时期的天气比较，总结变化规律，验证模型却是有用的。信息的增值性和再生性，使我们在信息废品中提炼有用信息，变废为宝。“管理的艺术在于驾驭信息”，就是说，管理者要善于转换信息，去实现信息的价值。

信息还有其他方面的特征，如扩散性、转换性、层次性等，这些都丰富了信息的内涵。

三、信息的作用

管理的任务在于通过有效地管理好人、财、物等资源来实现企业的目标，而要管理这些资源，需要通过反映这些资源的信息来管理。每个管理系统都首先要收集反映各种资源的有效数据，然后，再将这些数据加工成各种统计报表、图形或曲线，以便管理人员能有效地利用企业的各种资源来完成企业的使命。信息对于管理之重要在于“管理就是决策”。管理工作的成败，取决于能否做出有效的决策，而决策的正确程度则取决于信息的质和量。

1.信息是很重要的资源

对企业来说，人、物资、能源、资金、信息是5大重要资源。人、物资、能源、资金这些都是可见的有形资源，而信息是一种无形的资源。以前人们比较看重有形的资源，进入信息社会和知识经济时代以后，信息资源就显得日益重要。因为信息资源决定了如何更有效地利用物资资源。信息资源是人类在与自然的斗争中得出的知识结晶，掌握了信息资源，就可以更好地利用有形资源，使有形资源发挥更好的效益。

2.信息是决策的基础

决策是通过对客观情况、对客观外部情况、对企业外部情况、对企业内部情况的了解才能做出正确的判断和决策。所以，决策和信息有着非常密切的联系。生产社会化的发展，必然会在越来越大的生产、经营活动范围中，把碰运气、照旧传统办事及靠猜测等现象从决策过程中排除出去。基于计算机的信息系统，能把生产和流通过程中的巨大数据流收集、组织和控制起来，经过处理，转换为对各部门来说都是不可缺少的数据，经过分析，使它变成对各级管理人员作决定具有重要意义的有用资源。特别是运筹学和现代控制论的发展，使许多先进的管理理论和方法应运而生，而这些理论和方法又都因为计算工作量太大，用手工方式根本不可能及时完成，只有现代电子计算机的高速准确的计算能力和海量存储能力，才为这些理论从定性到定量方面指导决策活动开辟了新局面。

3.信息是实施管理控制的依据

在管理控制中，以信息来控制整个的生产过程、服务过程的运作，也靠信息的反馈来不断地修正已有的计划，依靠信息来实施管理控制。有很多事情不能很好地控制，其根源是没有很好地掌握全面的信息。比如税收系统，有很多个人所得税没有完全收上来，造成了大量税款流失，就是因为不知道这些人收入的具体情况，只知道一些人固定的收入，很多灰色收入没有反映到信息中，这就造成了大量的个人所得税的流失。所以说没有信息就不可能进行很好的管理控制，信息是实施管理控制的一个重要依据。

4.信息是成功开展组织各项管理活动的支撑

组织的任何管理活动都离不开信息的支持。没有信息就不可能很好地沟通内外的联系和步调一致地协同工作。信息的价值直接关系到它如何帮助决策者达到组织的目标。信息管理可以保证含有正确质量特性的数据(如准确性、完备性和成本效益，等等)以正确的形式在正确的时间传送到正确的员工手中，以满足个人的需求。

四、信息管理

现代社会的特点是分工越来越细，对各种问题的影响因素越来越错综复杂，对情况的反映和做出决定越来越要求迅速及时，管理效能和生产、经营效能越来越取决于信息系统的完善程度，因此对信息的需要不仅在数量上大幅度增加，而且在质量方面也要求其正确性、精确性和时效性等不断提高。现在很多公司已意识到信息资源管理(Information Resource Managemet，IRM)的必要性，IRM的一个重要任务是将信息系统的目标和管理与公司的整体目标结合起来。具有竞争力的公司都意识到了信息管理的价值，并以使信息资源最大化的方式来组织其行动和信息系统。

1.企业各个层次对于管理信息的要求

管理信息能够支持战略规划层、管理控制层、操作控制层三个层次(如图6－7所示)。这三个层次就是企业的高、中、低三个层次的管理人员，它反映了对于企业在营销功能、制造功能、信息服务功能、人力资源管理功能、财务管理功能等各个层次的全面支持。

图6－7　企业的管理层次

各个层次对于管理信息的具体要求包括以下几个方面:

(1)信息来源不同。高层管理人员，即战略规划层的管理人员，不仅需要企业内部的信息，而且要知道外部环境的信息。因为要制定企业发展战略规划，就要了解竞争对手的信息、合作伙伴的信息，政府所有的政策、法规变化的信息。而企业内部运作层的人员所需要的信息来源主要是内部的信息。

(2)信息综合程度不同。高层的管理人员综合性高，各个方面要求的信息量大。而对于具体的操作控制人员，只负责局部管理的具体工作，要求的信息综合程度就很低。

(3)信息的加工方法不同。因为高层的人员所涉及的决策问题多种多样，不同的问题就需要不同的加工方法来处理信息，所以对于战略规划层来说加工的方法不确定。而对于操作控制层人员来说，加工方法是确定的。

比如，库存人员加工的库存信息无非就是:库里面收了多少货?发出去了多少物料?收了多少物料?然后进行相应的统计打出报表，这些都是非常固定的加工方法。

对不同的管理人员提供的信息，是否适用于不同管理人员的需要，这是管理信息系统设计需要解决的问题。因此应针对不同的需要来加工不同的信息内容，采用不同的加工方法来满足各个层次的要求。

2.以计算机为基础的信息系统

信息系统在计算机诞生以前已经存在，它是人工的信息系统。现在有了信息技术，有计算机的硬件、软件和网络通信设备的支持，信息系统就发生了变化。

(1)数据处理系统(EDD)。数据处理系统就是用计算机来处理数据，以提高企业的工作效率。数据处理系统不但能够提高效率，而且能够在局部上提高企业的效益。

(2)管理信息系统(M IS)。管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机的硬件、软件、网络通信这些设备和其他的办公设备进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护以达到企业战略竞优、提高效益和效率的目的，来支持企业的高层决策、中层控制和基层运作的集成化的人机系统。管理信息系统不但支持低层的管理人员，而且可以支持中层人员的管理控制，为高层也能提供某些信息。

(3)决策支持系统(DSS)。决策支持系统就是为高层人员做决策服务的。

(4)办公自动化(OA)、人工智能(AI)、专家系统(ES)。这些都是为高层管理服务的。

图6－8　CBIS模型

我们把以计算机为基础的信息系统简称为CBIS(如图6－8所示)，从开始简单的数据处理发展到管理信息系统，在管理信息系统中包含了很多数据处理的功能，然后发展到了决策系统也包含了管理信息系统和快递处理功能。

CBIS主要支持高层的决策，同时对于中层、低层的管理工作也同样支持，这形成了信息系统的衍变，由支持低层到支持中层，到支持整个企业的管理决策，这就是以计算机为基础的信息系统的发展过程。

管理人员要面对客观环境对于企业的挑战，必须在管理信息技术的支持下，有一个管理信息系统。管理信息系统运用了先进的、管理的、信息的处理技术来针对环境的挑战，它实际是随着信息技术不断地前进而前进，随着环境不断地变化而变化的。