拟订会议预案与文件准备

任务一　拟订会议预案与文件准备

一、会务工作主要内容

各种会议类型不同，内容各异，规模也有差别，会务工作的项目也不同，这里重点分析大中型会议会务工作的一般要求。

大中型会议工作内容繁多，且视会议议题，规模不同而有差别，但概括起来说，大都有以下六个环节：

1.会议预案；

2.会议文件准备；

3.会议通知；

4.会前检查；

5.会间调度；

6.会后整理。

二、拟订会议预案

所谓会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。

会议预案一般包括以下内容。

1.会名

预案中首先明确会议名称。会名要名实相符，妥帖恰当。会议名称不同，其性质、规模也不同，如座谈会与汇报会不同，表彰大会与总结会也有差别。因此，首先要给会议“正名”。

2.会议时间

会议时间包括会议何时召开和会期长短两项。会期长短应与会议内容联系起来考虑，能够在半天开完的会，就不要勉强拉长到一天，更不应该预先毫无估计，开到何时算何时。预案中应写明会期，由领导人最后“拍板”通过。

3.会场

开会地点，会场设置，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。一两百人的会议，就不要勉强在可容一千余人的大礼堂召开。党政机关或企事业单位的秘书部门，平日要掌握本单位或附近的主要会场、礼堂、宾馆（招待所）的数据资料，包括会（剧）场、招待所可容人数，会场座号排列方法、舞台大小，宾馆单、双、多人房间数等基本情况。代表须集中住宿的会议，会场安排还应与宾馆或招待所一起考虑，按会议的规格、出席人数等因素选择适当会议地点。

4.出席范围

会议出席人数事先应有比较精确的计算。会议开到哪一级（总公司、分公司、部门或车间），哪些单位派什么人出席，哪些单位应有人列席，都应心中有数。这也需要秘书部门平时注意掌握本公司、本系统的基本资料（如下属单位数、部门数、某级干部人数等等）。大型会议活动，应专门成立“组织组”负责考虑会议参加者的范围、人数及名单分配。

5.会议票证

小型会议的票证很简单，凭会议通知或介绍信即可。大型会议则需要专门印刷入场证和其他票证，重要会议还要为工作人员印发证件。如大型游园联欢或重要集会，应有各种入场证（分区使用的或各区通用的）、各种工作证（指挥长、联络员、领队、服务人员、记者等）、各种汽车通行证（小汽车、交通车、联络服务车等）。重要的代表大会有出席证、列席证、请柬等。会议票证制发应兼顾会场安全和工作方便两方面。

6.会议筹备班子的职责分工

会议筹备班子中有关方面（如会务组、秘书组、后勤组）或有关人员的职责，一定要在会议预案中划分清楚，以便预案中规定的各部门分别按照其职责要求去完成会议筹备和会议其他工作任务。特别是临时组织起来的大会指挥部、秘书处、会场的工作人员平时缺乏分工协作的实践，更应在预案中明确各方的任务和协作要求，以期密切配合、共同努力，组织好会议。如较大会议的预案中，应分别写明大会筹备处、宣传组、组织组、秘书组、资料组、后勤服务组、保卫组的职责，人有专职，事有专人，既要分工明确，又要互相协作。

7.会场布置

会场通常为方形、长方形，也有布置成马蹄形、圆形、八角形、山字形、而字形，视会议需要而定。

会场布置要讲究“气氛”。庆祝会要布置得气氛热烈，履行法定程序的会场要布置得庄严，追念哀悼性的会场要布置得肃穆。会场的布置，包括会场主席台上方会标字体与横幅颜色的选择，会场周围标语、口号的制作以及台口花卉的摆法等。大型会议，为了预先了解会场布置情况是否合乎要求，有时还应先画出会场布置效果图，请有关领导人审定。

会场布置还包括场地的划分以及进场退场的路线。人数很多的大型会议，如在体育场、露天广场上召集的会议，应有会场平面布置图。要特别注意，大型集会中与会者是分散进集中退场的，应避免出现由于集中退场而通道不畅，发生人群拥挤，踩踏伤人事件。这在大型活动是有许多血的教训的。

此外，会场音响效果、照明设施、通风设备、茶水杯盘、录音录像设备、场地卫生设施、会场保安措施等，都应在会场布置中考虑如何妥善安排。

会场音响应事先调试妥当，不要临场调试，避免会场出现强烈的啸叫声。会议期间，在多路话筒语音信号同时接入时，音响控制室工作人员应密切注意会场发言人的转移变换，在多路调音台上适时将某路话筒传输信号强度提升或消除。特别要避免在主发言人信号输出时，其他多路话筒中却传出与会议无关的声响，如主席台上就座的某些人员与其他人员讲述无关会议主题的声音，影响会议效果。

重要会议的录音工作要有专人负责，录音工作人员应全程监听录音效果，适时更换磁带。使用无线话筒录音时，特别要避免由于无线话筒的频率飘移或信号减弱，造成录音不清晰，甚至一片空白，以致留下无法弥补的遗憾。

会议进行中，若有现场摄像工作，要充分考虑摄像照明对会场供电负荷的影响。若多个摄像照明灯接入同一相电源中，可能造成某一相电流过载而致使断电。即使马上采取紧急措施，也会严重影响会场气氛。

8.主席台

主席台是会议参加者注目的地方，也是会场布置的重点，应在预案中单独列为一项。

主席台布置除前面提到的会标外，还有国徽或纪念人画像、旗帜等悬挂问题。重要会议的主席台座次名单也是会务工作中必须考虑的重要问题，常常由秘书部门负责人亲自安排，并及时送领导审定。至于一般会议，则不必把众多的领导请上主席台，只要主持人和发言人上台即可。主席台上的座位安排，应根据领导审定的座次名单事先用名签（席次卡）标明。主席台上若有外宾，名签上面对外宾的一面应使用其本国文字或英语。话筒布置也要注意选择最佳位置。

主席团或负责同志的休息场所应有专门安排。

9.会议议程

会议议程通常是指会议所要解决、处理问题的大体安排，一般须经大会通过。会议议程必须体现在妥善安排的日程中。也就是说，议程比较概略，日程比较具体；各项议程在会议期间何时进行，要在日程中显示出来。将日程具体分解，可以看出半天或一天的会议内容的先后顺序，这就是会议进行的程序。

大型会议的议程、日程、程序必须划分得很清楚。小型会议则将三者合而为一，统称之为议程。

小型会议，议程可由主持人掌握。大型会议议程应印发给主席团全体成员。

秘书工作人员在制定会议预案时，应首先了解会议议程，并依此作为初步日程安排，由有关领导人审定通过。会务人员在会议期间应根据议程或日程安排，事先做好准备。例如举行经验交流会，会务人员应事先将发言人提前请上后台等候或在台下前排就座，并由专人负责联系，不要在会上喊发言人上台或到处找发言人。

10.经费预算

会议活动的经费视会议规模大小、规格高低而定。但只要会议涉及经费问题都要事先做好预算，以备领导审核。

以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、发奖、摄影等活动，也应列入预案之中。

11.选举投票的组织工作

各种代表会议往往有选举投票工作。投票地点、票箱的设置、唱票间隙的活动，都应在预案中有所安排。如果用计算机处理选票，会务工作人员也应做好相应的准备工作。

12.发奖活动的组织工作

表彰大会往往都有发奖活动，气氛既要热烈，又要防止错乱，预案中应就此列出专项，作好安排。例如台上奖品的排列顺序应与领奖人上台顺序相符。重大会议的发奖仪式，应将领奖人员安排在台下前排按顺序就座，必要时事前可预演，以便事先发现问题，避免错乱。

会务工作人员应预先向领奖人说明上台领奖的礼仪和程序。如果有现场摄影录像活动，更应将注意事项先通知有关人员。领奖后，如发现奖品错发，可以会后再行调整，不宜在会场上调换。

13.集体摄影活动组织工作

大型会议的集体摄影活动看起来不过是几分钟的事，但会务工作人员往往要为此花费很多精力。

会议预案中应对集体摄影活动周密安排。人员队列安排应有平面布置图；在人数众多的集体摄影中，进入摄影场地的路线和进退场先后次序应有明确规定；摄影场地的站台长度计算准确，并留有余地，各排间应留有足够的高度差；领导人座次应在椅背上将姓名做出标示，整个摄影活动要有专人统一指挥。

14.特殊活动的安排

有些特殊性的会议，如节日的焰火晚会，也应列入节日庆祝预案之中。如焰火施放地点与联络方法应作明确规定。

应指出的是，特大型会议内容较多，组织工作复杂，预案往往是由大会整体实施方案和各组具体工作实施方案（如秘书组、组织组、宣传组、保卫组、后勤组等各组具体实施方案）组成。大会筹备处或办公室从整体列出各组工作要求，而由各组再行拟定具体方案。会议预案形成文字后，经过审批，由各方面遵照落实，并作为会后检查的依据。