准备会议文件

二、准备会议文件、证件

1.会议相关文件

会议文件是提请会议讨论和审议事项的文书材料。它是一种非正式文件，有些是供会议讨论审议的，有些是会议进程中形成的，有些是为保证会议顺利进行而制作的。

会议文件的准备，是会议顺利进行的重要前提，会议文件，特别是会议主旨文件的优劣，直接影响会议的质量。

（1）文件类型

按照文件的性质和功能可将会议文件大致分为以下几类：

主旨文书。会议的主旨文书是会议的主要文件，包括大会报告、领导讲话、传达提纲、法律草案、计划草案、决议草案、开幕词、闭幕词等。

议案文书。提交会议审议的文书，包括议案、议案说明等。

信息文书。记录和反映会议概况和进程的文书，包括会议记录、会议简报等。

议决文书。会议议决结果的反映，主要有会议纪要、决议、决定、公报、公告、通知等。

事务文书。会议服务性的文书，主要有会议通知、会议细则、代表须知、日程安排、代表名单、选举办法、生活管理制度等。

（2）文件准备

大多数会议文件在会议召开之前就形成了，其准备工作是和其他会前准备工作同时进行的，这些文件由会议筹备机构准备；会议过程中形成的文件，由会议秘书机构负责。

会前准备的文件，大体上有以下几种情形：

①重要文稿由专门的写作班子起草。

②一般会议文件由会议筹备机构和秘书部门负责。

③专业性和涉及部门业务工作的文件由职能业务部门负责。

④发言稿和各类交流材料由发言单位或个人准备。

会议文件的准备工作分为以下几个步骤：

①文件撰写

会议文件的撰写是一件十分严肃而又细致的工作。它包括素材、数据及典型材料的搜集、整理，文件的起草与修改等环节。会议的各种文书，特别是会议报告、议案、决议、会议纪要等要认真撰写，各处细节均不可忽视。

②文件审核

会议文件的审核是确保文件质量和合法化的重要一环。

会议主旨文件应由领导审定；其他会议文件由会议秘书长或秘书部门负责人审核；有些涉及职能部门业务内容的，则由有关部门负责人审核。

审核的重点是：

·内容是否符合党和国家的有关政策、法规

·全局性和重要文件是否广泛征求意见并加以修改

·涉及不同地区、部门的文件，事前是否进行了会商

·所用材料、数据是否真实、准确

·文件格式是否统一规范

③文件整理

会议开始前，要精心印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图，并将相关文件及附送的本市交通图等装订成册，注意不要缺页要便于携带和查阅。印制这些文件要根据与会人数并注意留出足够的份数，以备与会人员遗失文件时用。印制好的文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。

④文件的印制和分发

文件印制要做到及时、统一、美观。“及时”是时间上的要求。随着会议进程的推进，相关文件要提前准备，留出足够时间校核、印制。“统一”是格式上的要求。会议文件要统一体式，用标准纸型印刷，统一标识，统一字体字号。“美观”是版式上的要求。版式设计既要与会议性质相符，又要美观大方。

会议文件的发放要做到准时、准确、分步。“准时”就是根据会议进程，将有关文件及时发放到位。一般情况下，文件都是提前发放，至于提前量可由秘书部门酌定。即席发放的文件，与会者就会以“即席”发言待之，就不可能有成熟的意见。“准确”就是文件发放要准确无误，该发什么文件，文件发给谁，都要十分准确，不能错发。“分步”是说要根据会议进程安排，有序发出，不能图省事一次性发放。要尽量避免将许多文件堆在一起发放，这样不利于与会者按会议进程阅读文件材料。

2.会议相关证件

会议证件，表明与会者的身份、可以享受的权利以及应尽的职责，它可以起到证明身份、维持会场秩序、维持与会者安全的作用。

（1）会议证件的类型

会议证件分为三种，一是证明与会人员身份，如出席证、列席证、来宾证。二是标明工作人员身份的，如工作证、记者证。三是车证和司机证。制发证件要根据具体情况来定。有的会议无需证件，如在公司内部召开的会议；有的会议只需发入场券性质的证件，如报告会。

（2）会议证件的式样和内容

会议证件的式样通常设计成长方形的胸卡或襟牌，横式、竖式均可。下面是会议证件的参考式样。

会议证件的内容包括：

①会议名称，必须写全称。法定性会议通常使用比较庄重的字体，如黑体、宋体等。如果是学术会议、庆祝大会等一些非法定性会议，字体设计可以艺术化。

②会徽。会议如有会徽，可将其印在会议证件上。纪念会可以用画像代替。

③姓名。写现用名，不写曾用名或非正式的英文名。④照片。一寸免冠照片，并加盖会议秘书处的钢印。⑤证件种类，即标明“出席证”、“列席证”等等。要用较大的字号，便于识别。

⑥组别或代表团名称，要写全称。

⑦证件编号，如与签到证合制，可用一组数码代表与会者的姓名、性别、身份、来自地区、组别等信息，便于用自动签到机签到。

⑧会议日期。

有特殊要求的会议证件还可以设计一些特殊的标记。

（3）物证（标记）

为会议专用物品配备或加印专门的标记，其目的是方便会议组织人员管理。一般情况下可分为：

①车证。为会议专用车辆配发的专用证件。

车牌：为会议专用车辆制发临时车辆牌照。例如：某年某地举办举世闻名的重大会议和活动，专门制作临时特别车辆牌照，发放给为会议服务的车辆使用。

车辆标志：为会议专用车辆特制的车辆标志，可与车辆顺序号码牌合二为一，放置在会议车辆前后挡风玻璃处以及上下车门旁，主要是方便与会人员辨认、工作人员、交通指挥人员管理。

在大规模的会议期间，为方便辨认，可将不同车队（部门、地区）的车辆标志用不同颜色加以区分。

②专用物品证。为会议的专用物品贴印特制标志（专用印记），例如：机器、设备、桌椅、服装、器材等，还可以贴在参加会议人员的行李上，一般都标记上姓名、单位、地点、会议名称等内容，目的是方便会议工作人员辨认、维护和管理。

（4）会议证件制作的几点注意事项

①为了便于辨认与会人员的身份，同一会议的不同身份与会者的证件应当用不同的颜色和字体加以区别。

②会议证件的设计风格要与会议的性质和气氛相一致。例如，庆祝会、代表大会的代表证可以采用红色衬底，以体现喜庆的气氛，学术性会议可以采用蓝色衬底。

③涉外会议证件应用中文和所涉及国家的语言文字或英文制作，外文排在中文下方。

3.会议请柬

企业内部会议请柬主要种类有：股东、董事会议请柬，工作会议请柬，以及其他会议请柬。

（1）股东、董事会议请柬

企业股东的年度会议请柬的内容和格式必须符合有关的法律规定并由企业秘书打印寄发。代理人声明书按惯例在会议开始前三四个星期与年度会议通知一起邮寄，或按企业法规中约定的时间寄出。如果股东不能够参加会议，可以填写并寄回委托书由代理人代为投票。代理人委托书可与会议请柬一并寄出。

我们以董事会议请柬为例，格式举例如下：

×××集团公司全体董事会议

董事长：×××先生

董事会议时间：2004年9月16日　　上午：10：00

董事会议地点：董事室

董事会成员名单（按加入董事会年限为序）

　　　　　　　×××先生

　　　　　　　×××女士

　　　　　　　×××先生

　　　　　　　×××先生

　　　　　　　×××女士

　　　　　　　×××先生

　出席会议总人数：11人

　例会___________________

　特别会议_______________

　确定的法定人数_________

　达到___________________

　未达到_________________

秘书（签名）___________

2004年9月3日

（2）工作会议请柬

企业管理或工作会议，秘书可以通过办公系统以E-mail的形式，或书面的形式通知与会者。请柬内容应包括：

①会议举行的日期、时间和地点；

②议题；

③议程；

④与会者必要的会前准备及应该随身携带的会议资料。

（3）其他会议请柬

企业内部会议的请柬，一般在会前两个星期分发出去。与会者人数较多的会议请柬要印刷或复印。相关人员要收集会议所有的有关资料，在请柬上列出来。企业内部会议请柬，可以用专用纸张复制。

下面是用来称呼某一特定团体的句子，如“全体人员或各部负责人”、“各位代表们”。在会议请柬里，如被邀者不能参加会议，应该给会议组织者打电话说明。根据会议的规模和重要性不同，要给有关的人员送一份原件。

在分发资料时，一定要把会议时间和地点及会议的内容打印清楚。如果要求与会者携带特殊资料，也应加以说明。邀请参加专题讨论会、研讨会、培训会以及其他专业化的内部特别会议，可印制特别引人注目的请柬，除版式新颖外还可使用引人入胜的颜色和图案。

印制精美、设计独特的请柬具有很强的吸引力。企业在举行隆重的合同签字会议前，相关人员要反复核对在会议期间所进行的各类活动中涉及的日期、时间、地点以及会议主持人、发言人、与会者、来宾及其他人员的姓名等。所有的会议细节都应该准确、全面地反映在请柬上。不能因疏忽大意在请柬上遗漏了重要的内容，而出现与会者不得不一再打电话询问会议组织者的现象。

有时，还应制作一种写有邀请者姓名、地址的明信片，以便与会者能够对邀请迅速作出答复。这些明信片将作为与会者名单，同时也可用作预定午餐和晚餐人数的名单。

正式的、非正式的社交聚会或业务会议大都是大会的一部分，对于这些活动，通常也要准备制作请柬。发请柬时，使用带有“请答复”字样的明信片是比较便利的。现在尽管手写的回复卡对回答正式的社交邀请来说很方便，但对业务会议使用的请柬来说，则很少有人用它。

我们应当设计一种适用邮寄的通讯目录，也可以使用电脑将目录储存起来。如果自动化设备不适合，还可以选择卡片，对方的地理区域、组织名称、姓名、头衔等都应是卡片中的内容。

在邮寄请柬时，大量写信封的方式应改为由印刷机器或其他自动程序来代替。如果使用电脑打印，姓名和地址的变化应记录在特殊的卡片上，以便将来更正。