第4章 销售数据分析＆ABC分析
【销售数据分析】
早在20世纪80年代初期就有的试算表（SpreadSheet）软件，已经具备了一些基本的功能；这20多年来，微软在Excel、Access的发展，已经足够用来做静态的数据分析工作了。
在第一章里面曾经提到，理论数据与实际的操作指导，一个在天上，一个在地下，这中间我们要如何从数据中取得实际操作中的指导？从天上一步步地走到地面，就需要使用数据分析了。
我们以调度的工作为例，进行分析。调度工作主要是安排合适的车辆，它需要什么基础信息？
（1）商品
a.商品名称，描述、特性；
b.包装规格（尺寸，重量）。
（2）时间
a.提货、装货的时间；
b.到货的时间要求。
（3）地点
a.提货、装货的地点；
b.到货的地点。
（4）数量
（5）人
a.提货联络人；
b.到货联络人。
这些数据，在销售记录里面有一部分，如，发货日期、产品名称、客户名称等。其他的资料，如地点（到货地点）、提货、到货联络人，在客户的资料库里；体积、重量，在产品的基本数据库里面，时间的要求，则在订单上应该由销售单位填写（销售记录中没有这个资料）。
根据订单数据与其他相关的数据库提取出来的资料，我们可以把调度要找车的相关资料整理出来，例如：
备车日期：1/2/2003；
商品： 多种（如明细表）；
送货地点：五棵松的╳╳超市；
体积： 9.85立方米。
典型的销售记录表如表4-1所示。
表4-1 销售记录表
销售数据分析的操作，请参考DIY光碟中的销售分析文件夹以及DIY操作说明。
【ABC分析调查】
2005年我曾经在深圳的富士康公司担任过ITC采购训练课程的讲师，面对该公司数百名采购专业学员，在上课的时候我问他们：
（1）听说过ABC分析的学员请举手 结果：接近70%
（2）知道如何做ABC分析的学员请举手 结果：大约15%
（3）会做ABC分析的学员请举手 结果：个位数
（4）会用电脑做ABC分析的学员请举手 结果：0
这是我唯一一次在中国碰到有人说“会做”ABC分析的场合，我没有追问他们怎么做的，因为在面对大量数据的时候，使用人工的方式来分析肯定是不行的。
【ABC分析】
ABC分析是一种应用非常广泛的分析技术，它不仅用在采购方面，在库存管理、仓储管理、物流管理方面都用得到。它也叫做80/20分析，原意是：20%的产品/服务（A类），占了80%的收入/利润，而另外80%的产品/服务（B、C类），只占了20%的收入/利润这样的一个大原则。
ABC分析的目的，主要的是针对众多产品（或服务）中，挑出最值得的产品（们），集中精力、资源，提供最佳的管理。或者说是针对众多产品们，排出优先顺序，把精力与资源的投放做最合理的安排。
由于分析的目的不同，选取数据中的关键值也不同。对于采购、库存而言，产品的数量与单价是管理的重点。对于仓储、物流管理而言，产品的数量与频率是管理的重点。
对于仓储管理而言，产品入、出库的频率与数量是至关重要的依据，例如夏季的饮料，冬季的食用油、速食面这些季节性很强的产品，因为数量庞大，影响仓库的作业成本，所以，仓库内做季节性库位调整的时候，就必须用ABC分析作为产品调整的依据。同样的原理，也适用于物流管理、物料管理。
【ABC分析案例操作】
ABC分析（仓储、物流管理）的操作步骤如下：
（1）取得/整理统计数据：
a.产品单价统计数据；
b.产品订单数量统计。
（2）求取单项产品的权数（单价与订单数量的乘积）。
（3）排序（按照权数，降幂排序）。
（4）求取累加权数。
（5）做出单项产品权数占总权数的单项比例。
（6）求取累加比例。
（7）根据80%、95%的比例来区分A、B、C产品（这个比例可以视需要自行调整，分为几级也可以自行决定）：
a.0-80%＝A；
b.80%-95%＝B；
c.95%-100%＝C。
（8）制作曲线图，如图4-2所示。
【操作细节】
第1步：请打开DIY光碟里面的ABC分析原始资料.xls。在这个档案里面，已经提供给各位两个基本资料：产品单价与统计数量。
第2步：求取单项产品的权数（单价与订单数量的乘积）
（1）请打开一个新的Sheet，标签命名为ABC分析。
（2）请按照图4-1所示，在ABC分析Sheet上做好。
图 4-1
（3）请把“单价”Sheet里面的A栏，从A2∶A21，用复制选择性粘贴数值的方式，贴到ABC分析Sheet的A2∶A21。
（4）请把单价Sheet的B2∶B21，用复制选择性粘贴数值的方式，贴到ABC分析Sheet的C2∶C21。
（5）请把数量Sheet的B55∶U55，用复制选择性粘贴转置的方式，贴到ABC分析Sheet的B2∶B21。
（6）请在D2输入公式→＝b2＊c2。
（7）请把D2的公式，复制到D3∶D21
（8）排序：
a.请选取A1∶D21的区域；
b.（2007版）选“自定义排序”，主要关键字：金额，排序依据：数值，次序：降序；
c.（2003版）主要关键字：金额，排序方式：降幂。
（9）累积金额：
a.E2→＝D2；
b.E3→＝E2＋D3；
c.请把E3的公式复制到E4∶E21。
（10）比例：
a.F2→＝D2/E＄21；
b.请把F2的公式复制到F3∶F21。
（11）累积比例：
a.G2→＝F2；
b.G3→＝G2＋F3；
c.请把G3的公式复制到G4∶G21。
（12）ABC分类：
a.H2→＝IF（G2＜＝K＄2，J＄2，IF（G2＜＝K＄3，J＄3，J＄4））；
b.请把H2的公式复制到H3∶H21。
（13）制图：
a.选取A1∶A21；
b.按CTRL键，用鼠标选区H1∶H21；
c.选择图表精灵；
d.选择“散点图”；
e.点击完成。
ABC分析案例最后的结果，如表4-2所示（0～80%＝A，81%～95%＝B，96%～100%＝C）。表中的分析是以20种产品的销售数量与销售单价（平均单价）为准，统计的时间为1年/52周（以周为统计单位）。
表 4-2
续 表
如果我们把分类的标准改为0～70%＝A，71%～95%＝B，96%～100%＝C时，结果如表4-3所示。
表 4-3
ABC分布曲线图如图4-2所示。
图 4-2
如有DIY完整数据分析的读者，你们可以尝试改变产品的单价，或者它的数量，然后观察ABC分析中的变化。请记得每次改变了单价或者数量以后，必须要“重新排序”，否则做出来的结果是不正确的。
在做ABC分析的时候，最重要的是原始数据，有下列的重点考虑：
（1）在整理原始数据的时候，要特别注意人工输入数据产生的“手误”，这一部分的工作最耗费时间与精力，而且要反复查核，确定数据的正确性。
（2）每种产品的统计期间必须要一致；如果不能一致（例如有些新上市的产品或者在统计期间停产的产品），必须采取统计的方式补平（例如趋势线的方式）。
（3）统计的时间至少要能够表现出该产品在该期间内完成一个完整的循环，统计的周期愈长愈好。
（4）统计的单位必须一致，不能有不同的单位（例如，箱与个是不同的单位）。
【ABC分析的应用】
在上述ABC分析做好了以后，在上述案例的20种产品里面，4种产品属于A类，中间6种属于B类，剩下的10种属于C类。
在某种意义上来说，这就已经形成了管理的重点：A类的需要特别重视，B类与C类的重要性就比较差。无论是原料采购，销售管理，都可以按照这种方式来排序。当然，如果产品种类多的时候，分类可以增加：例如分为ABCDE等5个等级。这样，在管理的层次上会更为细致。
在仓储管理、物流管理方面，就不是以总金额作为管理重点了，而是以进出的频率与数量的权数为重点，所以，在基本资料方面，就要收集订单次数与产品数量的数据，这两者的乘积，作为ABC排序的依据。
在这种情况下，A类的产品特色就是出入库的频率大，数量相对的多，例如在夏季的饮料类，冬季的油品、速食品等。仓库管理人员就需要按照这种分类来调整库存商品的储位，减少捡货距离，提高出入库的效率。
ABC分析虽然可以抓出总金额比例上的优先顺序，但是，ABC只偏重“总量”，并没有顾及“单次订单平均产品量”，这对于产品的库存管理是不利的。
【订单稳定性】
以表4-4为例，在这三种零件的采购量统计中，很明显的，零件号3829的稳定性最高，零件号3759的稳定性最差，具体如图4-3、图4-4、图4-5所示。
表 4-4
稳定性高的订单，可预测性愈强，可控性就愈高。
稳定性低的订单，可预测性愈差，可控性就愈差。
图 4-3
图 4-4
图 4-5
这种订单稳定性的分析，我们称之为XYZ分析，也叫偏移度分析。这三种零件的XYZ分析结果，如图4-6所示。
图 4-6
在XYZ分析中，偏移值愈小，订单稳定度愈高，反之，愈差。
【XYZ分析操作】
XYZ分析的操作步骤如下：
（1）计算出每组数据的标准偏移值SD（Standard Deviation）：
a.标准偏移值的公式：SD＝开平方（∑d2/n），如表4-5所示；
b.其中，d＝偏移值＝每个单一数据与数组平均值的差；
c.其中，n＝数据数量（在表4-6中3个零件的数据量都是8个）；d.所以，此公式＝标准偏移值＝开平方（单一数据与数组平均值差的平方的总和）/8。
表 4-5
（2）以上表的3组数据为例，零件号-3829的SD值，如表4-6所示。
表 4-6
差距平方总和： 4928.875
数据数量： 8
SD： 24.82155
（3）取得XYZ值＝SD/数组平均值。
（4）零-3829的XYZ值＝24.82155/312.875＝0.0799334。
（5）其他两个零件的XYZ值，请自行计算（可核对上表4-5所示的数字结果）。
（6）个人可以自行定义XYZ分级的标准，例如表4-7所示。
（7）对于每种物料按照XYZ分级表决定等级。
表 4-7
【XYZ分析＋ABC分析】
如果我们针对大量的产品，采用ABC＋XYZ分析的综合结果的时候，这个整合的分析结果，既可以代表数量/金额的重要性，又可以体现出产品的稳定性高低的重要性，这种结果，足以适用在大多数快速消费商品的采购与销售管理工作了，如图4-7所示。
图 4-7
也就是说，商品分类是AX，AY，BX（图4-6浅色范围），属于最重要的优先管理类别，分类是AZ，BY，CX（深色范围），属于中等重要性，分类是BZ，CY，CZ（无色范围），属于重要性低的商品，如图4-8所示。
图 4-8
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