信息系统在人员配置中的作用

信息系统在人员配置中的作用

人力资源信息系统的好处在于它能很好地应对组织内部的资源挑战。这些挑战因时、因地制宜。对于组织来说，最重要的是能对组织面对的问题进行识别，并确保决策制定过程中有准确的人力资源信息来辅助决策，从而可以对多个决策方案进行比选，以降低成本。人力资源信息系统中产生的精确有效的数据为随之而来的人员职能的确定提供了极大的帮助。

人力资源规划

为组织制定有效的人员配置规划需要来源于组织内部的信息，包括战略方向、公司目标和实现这些目标可用的人力资源以及组织外部劳动力市场中的可用资源等多方面的信息。一个人力资源信息系统可以提供相关信息来辅助规划制定和决策制定。这些信息包括：

员工的技术考核——进行这项工作需要了解员工掌握的核心技能、专业技能、技术水平方面的信息（为了便于通过报告反映，要对这些技能进行适当的编码）以及现有的员工整体的技术状况信息。这些数据有助于发现员工的技术差距，并依此制定计划，减少差距。组织可以通过内部员工培训和招聘外部员工的方式来达到这一目的。

劳动力流失率——对员工总人数和离职人员的数据分析可给出劳动力流失率的具体数字，并且反映出组织内哪些领域难以留住人才。通过以上分析，组织可以找到人才流失的原因并采取相应的措施。

员工档案——档案可以用来鉴别组织中人事的问题，比如说，员工年龄过于集中的潜在问题将会导致短期内大量技术员工的离开或者缺少挑战或晋升的机会。组织内、外部信息可以结合起来，比如说学院或大学的毕业人数、相关领域的主要竞争者、当地和国内的雇用水平等等，从而在规划制定过程中提出多种可供选择的方案并利用信息来做出抉择。

招聘和甄选

一个专业化招聘软件包的实施可以使招聘和甄选过程变得流水化，并提高管理效率。一个正在进行的大规模招聘或收到大量职业申请的组织将会因为处理过程计算机化而大大受益。招聘和甄选、监督等都需要大量的人力，适当运用一个计算机系统可以大大地降低成本，提高服务质量。这类计算机系统软件包产生和处理的数据如下：

●空缺岗位详细说明

●招聘员工的来源

●广告成本

●日期，包括广告日期、截止日期、面试日期、新员工开始工作的日期

●需要管理的员工细节——年龄、性别、种族来源，身体缺陷等

●通过招聘和甄选系统来实现对候选人的跟踪调查（见第6章）

●关键技术的数据库

●候选人的往返费用

●安置成本

可以生成如下报告来监督招聘和甄选活动：

●每个招聘岗位的申请人数

●以统一的格式生成报告，提供关于应聘者年龄、性别、种族来源、身体缺陷等信息，为应聘者提供一个公平竞争的机会

●招聘的总成本

通过为应聘生成标准化的文档，并将此文档副本提供给面试考官实现了招聘过程的流水化作业，这样不仅加快了处理过程，而且也树立了一个高效率的组织形象，从而建立起良好的公共关系。信息的快速获取使得招聘和选拔过程标准化，而且提高了成本—收益。该软件可以迅速浏览电子化履历，并确定应聘者是否适合预先设定的标准，从而减少了为应聘者临时记录相关信息的时间。

机会均等

组织应经常性地审查机会均等政策，从而监督该政策是否有效地实施。人力资源信息系统可以为鉴别某种发展趋势而提供信息，也可为更详细的调查指出需要高度重视的领域。需要产生和处理的信息如下：

●组织内员工的年龄、性别、种族来源、身体缺陷等

●实施培训——为兼职人员提供合适的培训或是辨别组织内表现欠佳的人员，并帮助其改正

●晋升信息——观察组织的发展趋势，进行决策的透明性评估

●评估级别——监督各种奖励的覆盖面，保证公平

我们可以以不同的方式对信息进行联合，也可用信息来检查政策实施的效果。信息可用于鉴定进入组织的障碍和组织的进展情况，从而组织根据政策做出相应的调整或是对员工进行培训。拥有准确信息的好处在于它可以使你在处理某些问题时目标明确。我们解决问题时采取的方法不是没有根据的，当某项政策、规章的制定是建立在获得高质量的信息的基础上时，这项政策或规章就可以用来指导实践了。

工资和奖金

奖金系统已经变得越来越复杂，组织应不断的检查该系统，以保证颁发奖金的目的得以实现。组织应该对从市场调查中所获的信息加以分析和存储。人力资源信息系统生成的报告可用作奖金系统的参考，从而监督奖金政策的实施和确保资金评定的正确性。工资增长的影响可用于鉴定组织的支付能力。组织应仔细审查男性、女性之间工作待遇是否相同，并保证工资上的任何不同都是由于工作上的原因造成的。对内部工资进行比较可以发现组织哪些领域存在问题以及是否需要做出调整。它同样使员工个人工资增加的原因透明化，从而保证工资决策上的公平性。

奖金生成报告应包含：

●员工的薪水记录档案

●薪水增长的百分比，用于检查工资增长人员的分布

●不同性别之间的薪水剖析，可用于薪水的公平性比较

●不同的薪水增长幅度，对员工整体工资水平的影响

将电子工作评价软件包和员工能力级别评价相结合可以加速工作评估的过程，也可以减轻员工个人对于工作分数的烦琐计算。在协商工资数目之前的信息准备将会告诉我们在劳资关系上有数个不同的选择，这些选择可以是基于工资、时间、分红的不同组合，这些选择和组合构成了协商的基础。

绩效管理

组织可以从绩效管理系统中获益。人力资源信息系统可以存储员工应完成的工作指标以及绩效考评结果。因此，可以判断哪些员工没有完成任务，哪些员工超额完成了任务，并且可以据此决定什么样的员工应该给予什么样的发展机会，例如向某些员工提供咨询工作顾问（通常是支持人力资源发展的顾问）的机会或是给予更具挑战性的工作机会。需要处理的绩效管理信息包括：

●员工个人的目标　　　　　　●团队的目标　　　　　　　　　　　　　　●所需的能力

●绩效指标　　　　　　　　　●部门目标　　　　　　　　　　　　　　　●发展需求

●员工个人潜力　　　　　　　●员工个人的抱负——根据员工个人而定　　●继任计划

系统可以生成反映员工个人、团队和部门绩效的发展趋势信息。组织应分析所确定的工作目标是否公平，评估它们是否可以实现，并在必要的时候允许适当调整。个人的抱负、对员工各人潜力的判断是可以评估的，双方的期望也是可以管理的。专家系统可以将数据合并，为员工的晋升（绩效考评、提高工资、提供员工发展的机会）提供依据，并且可以据此识别某些员工已经具备了晋升的条件。

培训和发展

员工的发展是需要资本投入的，组织需要关注员工自身的发展需要，并对其进行有效管理。组织应该识别员工对培训机会和发展机会的需求，并用人力资源信息系统记录下来。这些信息可以作为组织制定战略时的参考。为员工提供的培训和发展的机会，既要满足员工的需要，又要和组织的发展战略相适应。采用集中式数据库，通过对所有数据的集中访问，就能识别组织和个人共同的发展需要。

●员工个人培训需求　　　●团队培训需求

●目前实施的培训　　　　●培训成本

●培训任务的分配　　　　●关于能力的前瞻性计划

●与战略规划相关的所需的比较信息

数据是广泛联系的。从这些数据中，识别出员工对培训机会和发展机会的需要，是一项充满创造性的工作，建立这些数据之间的联系也是创造性的。

人身健康和安全

人力资源信息系统可通过对员工个人健康信息、工作事故信息以及风险评估结果的分析，实现对人身健康及安全状况的有效管理。通过对员工健康记录和缺勤记录的分析可以发现一些员工的健康问题，这些问题继续发展下去很可能会严重影响员工的出勤率。有效的风险评估可避免组织内工伤，并减少生病缺勤问题。需要处理的相关信息包含：

●员工因病和其他原因缺勤的次数、方式以及分布

●缺勤的原因

●管理考勤时采取的措施

●事故和工伤

●工作中危险性事故的发现

组织可以从人力资源信息系统生成的报告中识别出那些重复发生的人身健康和安全问题，从而根据经验来处理这些问题。组织还可通过分析发现经常因病缺勤的人员，以便组织对这些员工采取必要的措施。通过上述信息可以使组织的调查的重点是基于原因而不是基于现象。

劳资关系和矛盾管理

人力资源信息系统也有助于劳资关系管理。对违规问题进行综合数据分析可以发现由于缺少沟通而导致的组织内的问题，尤其是那些由于组织内部沟通原则不合理而产生的问题。通过建立明确的规章制度和树立清晰的管理期望，新员工可以更好地融入组织，另外也可以提高现有员工的培训质量，同时减少违规行为。同样地，人力资源信息系统可对正式员工的不满情绪进行分析，并由此鉴定引起员工不满的原因等等，从而有助于制定一个更加清晰的政策说明，同时大大减少劳资关系中的冲突。

人员冗余

人员冗余问题可能会对员工和管理者的情感产生影响，也可能带来伤害。由计算机生成关于处理人员冗余的清单具有更强的客观性和更高的透明度，在某种程度上可以缓解人员冗余的情况。为了追求最适当的方式，人力资源信息系统可以对不同形式的人员冗余进行建模，调查和计算出其成本，从而提供方案供组织参考。需要处理的相关信息包括：

●年龄和在公司服务的时间　　　●冗余的工资支付成本　　　●养老金权利

●技术剖析　　　　　　　　　　●绩效等级　　　　　　　　●缺勤记录

在与员工协商之前组织可以定义人员冗余标准并计算成本，从而使之对组织造成的影响控制在可知范围。提前退休、“后进先出”或绩效和技术指标矩阵等都是在解决人员冗余问题时可以考虑的方法；组织可对不同的指标赋予不同的权重，进行评分计算从而产生关于冗余的排列顺序。这可能显得没有人情味和不够重视，但是冗余活动的非人性化可能是一个优点。

计算机化人力资源信息系统具有无穷的潜在优势。它涉及了人员配置的各个方面，需要责任、创新、知识、专家和IT技术来共同实现。正如卡妮和奥瑟（1996）所说，目前人力资源信息系统的使用还停留在事务应用层次；但是随着IT技术的开发和不断创新，人力资源信息系统将给员工、组织、人事职能带来巨大的好处。

人力资源信息系统和电子化的人力资源

第2章也讨论了电子化的人力资源，这有利于本章的进一步讨论。

电子化的人力资源（以下简称e—人力资源）——进行人力资源的在线活动服务导致了所谓e—人力资源的发展。一些组织开始充分利用IT技术方法，他们从人力资源信息服务中心那里获取建议和信息。特拉普（2001）指出网页技术的开发可以将人力资源职能从监督例行事务中解放出来而集中关注更具战略意义的事务。通过这种方式提供的人力资源服务可以通过规模经济来获得可观的利润，而不需要相应的投资，比如说，IBM已经开发的“咨询式人力资源”，从他们在英国的总部汉普郡为欧洲、中东和非洲提供人力资源咨询和信息服务。该服务的好处在于所在区域的所有管理者和员工都可以从同一个地方获得同样的信息。管理者希望通过这些实现工作过程的和谐化和有效利用人力资源专家。它同样可以促进跨文化的代理和跨国家的劳动力的流动。这是人力资源角色发生的一个引人关注的变化，也是一条不同于以往的、富有新意的提供人力资源服务的方式。它是具有风险性的，如特拉普指出并引证雇用研究学会上的凯特立所说的，“给人力资源专家所带来的最大问题正如凯特立指出的那样，e—人力资源将会导致这样的危机：尽管人们希望通过使用IT技术来提升人力资源管理者的作用，但是它会导致一个人员管理的非人性化时代的出现。”网络技术的使用使电子人力资源的角色朝着多元化发展，它可以扮演在线提供咨询帮助的一般人力资源的角色，也可以扮演制定政策、程序和提供在线解决方案的人力资源专家的角色。然而，这些还仅仅是人力资源服务的一个方面，它同时还扮演商业合作者的角色。人力资源专家与商业管理者并肩作战，逐渐了解商业需求，进而提供一系列不错的人力资源战略和方案来促进商业的繁荣发展。

电子化招聘——在线招聘出现了指数级增长，它利用互联网作为招聘的平台（见第6章）。网络技术使得组织可以在专家招聘代理网页或者在公司网页上很容易地发布职位招聘。在许多公司网页上通常可以看到“目前招聘岗位”的按钮。电子化招聘的主要优势在于加快招聘的速度。招聘代理，特别是对于需要快速招聘短期服务员工的公司，是一个又快又经济的完成任务的方式。但是这种方式并不适合于所有的组织，组织在选择某种招聘方式时最重要的是要考虑到所需要进入的劳动力市场的主要特点和这种方式能否提供公平机会，尤其是对于可能存在进入壁垒和排他性问题的劳动力市场。

电子化学习——雇主和员工都在寻求学习上的灵活性，而技术上的变化使在线提供学习的机会成为可能。这种方式可以适应组织和员工随时随地获取学习机会的需求。在线学习的互动性使员工在学习的同时，也可对自己的学习进行测试。

总的说来，计算机化人力资源信息系统不再是基于一个简单的数据库的系统，而是已经发展成为包括专家系统、决策支持系统、内部网和网页技术的一个大系统。所有这些都需要人力资源专家具备技术开发经验，在技术发展时善于创新以及掌握相关技术并利用它们来提高业务水平。