律师助理如何提高工作效率

2017-02-09 刘航

一流法学院毕业，以400分以上的高分取得法律职业资格证书，进入知名律所实习，平步青云的成为律所资深律师，这当然是每个法律人期望的成长轨迹。但没有法律教育背景，青春也早已被狗啃光，只凭借一纸“海外镀过金”的毕业证书，跌跌撞撞地通过司法考试的大龄女青年，进入律所成为律师助理，幻想在不久的将来能成为一名称职的律师，需要多少勇气？可能只需要比内心的纠结多那么一点。

与已经执业的律师可以独立承办诉讼案件和非诉讼专项相比较，律师助理主要负责的工作较零散，指导老师可能会同时交代你好几项内容不同且并不交叉的工作，工作小组内的同事可能也需要你的工作支持，但你上周的工作任务因为拖延症还没完成，一瞬间可能一大波的截止期限（deadline）向你涌来，而身处一家上升发展阶段的律师事务所，身边都是从一流法学院毕业的优秀新人，作为一个非法律专业的大龄生，不想落后于他人，此时的我应该怎么做呢？

我认为，需要做好三项管理！

我认为可以选择一个手写的日程表，在一天工作开始之前，安排手头需要完成的工作。手写日程表的好处在于，除了可以细致的安排工作时间之外，还可以随手纪录工作时间，便于事后查看。除此之外，这是每天只需要花上5—10分钟便能完成的工作，比起制定大量繁琐的时间管理表格，可以轻松养成时间管理的习惯。

当然，也可以选择手机上的应用程序安排你的工作日程。不管是ios系统还是Android系统，都已经有大量的时间管理应用程序可供选择，像Clear、Any.do这样普及的To-do-list应用程序自然不用过多推荐，想推荐给大家的是Swipes这款应用。界面简单清晰是大部分To-do-list应用程序都够做到的，Swipes也自然不用多说。

在操作上，将某项任务向左划屏即可将其列入待办列表，向右划屏则可以将其列入已办事项：

Swipes能从大量同质性的应用程序中脱颖而出，关键在于可以将Swipes与印象笔记账号关联，从而实现时间管理和知识管理的有效衔接，这也是现在大多数时间管理应用程序无法实现的。

在时间管理书籍中“四象限法则”频繁地出现，即把任务区分为重要但是不紧急、重要而且紧急、不重要但是紧急、不重要而且不紧急四个象限，然后再针对不同任务类型采取不同的处理方法。但我在实践了一段时间后发现，对于律师助理而言，“四象限法则”很难在实际工作中运用，例如：针对不重要但是紧急的工作任务，律师助理并没有相应权限选择放弃实施或者交由他人实施；又或者，有时仅仅是判断每一项任务属于哪一个象限就要花费了你不少的精力。所以，针对任务管理我选择了更简单粗暴的两步骤法。

第一步：列出任务清单。

将手中的所有任务制作成任务清单，再按照其紧急程度进行分类归入不同的待办事项清单中，如下图：

第二步：将已分类的任务分为两个类型，一类是烧脑型的任务，例如在有限的时间内完成一个较为复杂的法律咨询意见，另一类是大多数自己已经能够熟练完成的工作或是较机械式的工作。针对烧脑型的任务，我一般是选择在工作状态最好的时间段内利用整块时间完成，而针对另一类工作，则是利用碎片化的时间，例如在午休前或是会议与会议之间的空白时间内完成。

总而言之，结合自己的工作方式和工作内容为自己制定一套科学的任务管理程序，让工作任务更加清晰，可以大大提高自己的工作效率。

身处互联网时代，我们常常会汲取大量的碎片化知识，而进行个人知识管理的目的则在于将这些碎片化知识系统化、简单化，从而构建自己的知识体系。当然，除去构建自己的知识体系之外，正确且适当地进行个人知识管理，也是提升工作效率的有效途径。用于个人知识管理的工具有很多，经过一段时间的探索，我将较为好用的工具按用途进行了分类，大致如下：

除了上图提到的各种工具外当然还有很多，如何选择？个人认为，如果仅致力于提高自己作为律师助理的工作效率，“印象笔记＋Xmind”即可达到预期目标。

为什么选择这两个软件？

对于印象笔记毋须多言，随时收集、多平台同步再加上标签带来的强大搜索功能，已经足够让你分分钟成为这名“大象”的迷妹迷弟。作为真爱粉，印象笔记的标签和搜索功能为我们的日常工作提供了强大的支持，我们所需要做的就是在搜索框中输入关键词，所有与该关键词相关的文件和知识便可以非常快速地被搜索出来，查询方便又能提高效率，何乐而不为。而选择Xmind的原因也很简单。我需要一款工具帮助我做知识整理和知识输出，Xmind免费而且操作简单快捷。除了日常工作之外，还可以利用Xmind制作读书笔记，再运用印象笔记将其整理为系统化的知识。

回想已经过去的助理生涯，选择一款适合自己工作方式的时间管理工具，制定科学且易于实施的任务管理方式，运用功能强大的知识管理软件，毫无疑问成为我提高工作效率、做好三项管理的三大武器。当然，它们也仅仅只能成为武器，更多的是坚持良好的工作习惯，摆脱拖延症成长为一个自我管理的“专家”。