固定资产业务处理的设计

第四节　固定资产业务处理的设计

固定资产业务包括固定资产的购进、调拨、报废清理、折旧和修理等。根据固定资产特点和管理要求，固定资产业务处理程序设计的要求能正确反映固定资产增减变化和保管使用，既有利于正确计算，又有利于折旧、修理。

一、固定资产业务内部控制要点

固定资产业务内部控制要点，是固定资产业务处理程序应实现的目标。其主要内容有以下三个方面：

（1）固定资产采购、保管、记账、使用应由不同的部门或人员分管。

（2）建立健全固定资产的预算制度，即单位要根据长远规划，分年度编制固定资产预算，以避免购建中的盲目性。

（3）建立健全的固定资产账簿体系，单位应设置“固定资产明细账”、“固定资产登记簿”和“固定资产卡片”等进行固定资产核算，并使之账、卡、物相符。

（4）加强固定资产的管理，对未使用、不需用固定资产及时办理封存和申报手续，对多余、闲置或使用不当的固定资产，应及时反映汇报并处理。

（5）建立固定资产的定期盘点制度，应认真查明盘盈、盘亏原因，追究有关责任人的责任，经上级批准后方可进行账务处理。

（6）对待清理报废的固定资产应经过技术鉴定后方能进行报废处理，固定资产残值收入要及时入账，残余实物要妥善保管。

（7）正确计算固定资产折旧，不得随意变更折旧方法，应按规定使用折旧资金。

二、固定资产业务处理程序设计

在进行固定资产业务处理程序设计前，应首先考虑对固定资产业务基础工作及业务凭证报表进行设计。如对固定资产构成条件、分类、计价、折旧方法，修理费用处理方法等基础工作进行设计；对固定资产业务处理中所使用的固定资产交接证、明细卡片、登记簿、报废单、原价增减变动表、盘点明细表、盘盈盘亏表等应进行设计。资产业务处理程序应设计的内容包括以下三个方面。

（一）设备更新申请批准程序

（1）由设备部门编制设备更新计划交总工程师室审批。

（2）总工程师审批后，属外购设备，编制购买通知单一式三份；属自制设备，编制制造任务书，交有关部门购买或自制。

（3）设备部门根据购买通知单与供货单位签订合同，并将合同副本、购买通知单和自制任务书交财会部门留存，以作结算附件用。

设备更新业务处理，其关键的控制点是计划、批准、采购、自建和结算分别交由不同的部门或个人去处理，以防止盲目采购与自建。

（二）设备采购、验收、付款程序

（1）供货单位将设备购买发票运输和提供货单函寄设备部门。

（2）设备部门根据原购买通知单及合同对发票和提货单进行审核，并开出入库单一式三份，然后通知运输部门提货和设备仓库接货。

（3）运输部门提货后交由设备部门进行数量和质量验收，登记设备库存账。

（4）设备部门持发票、入库单等到财会部门办理结算，财会部门以合同副本、购买通知单、发票、入库单核对后办理货款结算。

设备采购、验收、付款程序的关键控制点是由部门、仓库、财会部门分别办理采购、验收、付款等事项，形成相互牵制。

（三）设备清理报废程序

（1）设备使用部门提出报废申请。

（2）设备部门组织技术鉴定后审核批准。

（3）设备部门注销固定资产卡片，并登记固定资产簿。

（4）申请部门注销固定资产卡片，清理部门清理报废的设备，财会部门登记有关账户和注销有关明细账或卡。

设备报废业务处理程序的控制点是由设备使用部门、设备管理部门、设备清理部门和财会部门分别办理申请、鉴定、批准、清理、销账工作，以形成相互牵制。

固定资产业务处理流程见图10－2。

图10－2　固定资产业务处理流程

三、固定资产的控制重点

（一）取得作业控制重点

（1）固定资产的取得应依据“固定资产管理办法”处理。使用单位申请新建、购置，必经相关主管核准。

（2）购买土地、房屋等不动产，或其他金额较大的固定资产，应依预算程序办理，并作事前效益评估。

（3）房屋、土地等不动产的取得或处分时，应先取得客观公允、与超然独立的不动产专业鉴价报告书。

（4）固定资产应依会计制度规定设立“固定资产登记卡”及明细账，账卡金额合计数应与总账金额相符。

（5）不可将资本支出列为费用支出，或将费用支出列为资本支出。

（6）固定资产近期提列折旧，计算方法力求正确，已重估资产应依重估后价值计提折旧。

（二）异动盘点作业控制重点

（1）固定资产异动，未依规定程序办理且未填妥“调拨单”的，不得办理调拨。临时紧急的调拨，亦须经主管同意，且补办调拨手续。

（2）固定资产的大修工程支出有无超过预算，并分析原因。

（3）因经济或效能问题转列非营业的固定资产，如未能达到原计划预估年限及收回投资数额时，亦属投资错误或计划缺失，应予检讨。

（4）固定资产每年至少盘点一次，盘点注意事项如下：

①拟订盘点计划。

②召开盘点协调、说明会。

③注意有无漏盘或重复盘点。

④函请会计师参加监盘。

（5）应制作“单位财产卡”，单位主管调（离）职时，必须办好移交工作。

（三）减损作业控制重点

（1）固定资产的报废或减损，应立即办理报废手续，同时经有关主管核准，查明待报废资产使用年限的计算是否正确，未折减余额与已提折旧额有无错误。

（2）未逾年限即行报废的固定资产，必须经有权人员核准办理，并查核分析原因。

（3）因盗窃或灾害而报损的固定资产，应查核有无失职疏忽，日后如何防范，是否已有改进对策。

（4）未达原定使用年限提前报废者，及因盗窃、火灾而损失的固定资产，应向有关机关汇报，并请其派员勘查。

（四）工程管制作业控制重点

（1）工程计划力求完备，须经总经理核准。

（2）工程发包应经比价、议价过程或公开招标方式，慎选营造商。

（3）工程合约必须明确详细。

（4）工程质量必须符合预期水准。

（5）工程进度必须符合预定进度。

（6）工程费用应尽量不超出预算。

（7）工程验收依规定办理，如不符规定，应有改善对策或依约罚款。

（8）工程清款应依规定程序办理。

（五）投保作业的控制重点

（1）投保金额与投保项目力求适当。

（2）保单到期权利义务力求明确。

（3）各种保险权利义务力求明确。

（4）投保费用有无异常。

（5）各项应保险的固定资产均应投保。

（六）差异分析的控制重点

（1）差异中如系人为因素造成，当追查并惩戒或奖赏。

（2）固定资产的维修费用应经常记录，并分析异常情形，对于不同品牌相似类型的固定资产的维修费用应比较分析，作为下次采购参考。

（3）各固定资产的维修情形及费用登入“资产保管卡”内，作为日后采购参考。

（4）工程成本效益应公正客观比较，作为未来投资决策（自制或外购）的重要参考。