存货业务处理的设计

第六节　存货业务处理的设计

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务中耗用的材料和物料等。工业企业存货包括原材料、包装物、低值易耗品、自制半成品、库存商品、分期收款发出商品、在产品、在途材料、燃料、辅助材料、委托加工材料等。商业企业存货包括库存商品、家具用品、物料用品、包装物、在途商品等。对于工业企业的存货又可以划分为材料存货、在产品存货和库存商品存货等三大类。本章以材料存货为例进行阐述。

一、存货业务内部控制要点设计

存货业务内部控制要点，是存货业务处理程序所要实现的目标。其主要内容有以下六个方面：

（1）各种存货的收发，均须以有关负责人审核批准的凭证为准，并要及时登记入账。

（2）材料的请领、审批、发放、保管与记账、核对应由不同人员负责，不能由一人包办。

（3）材料储存规定合理的定额，其领用尽可能采用限额凭证进行控制。

（4）对加工的材料、外存材料、待收回的包装容器等本单位存货，要设账登记并定期与有关单位核对；外来加工材料应与本单位材料分开保管，并作有效的会计处理。

（5）对残料、废料应设账登记，应有专人负责其回收、利用，材料报废、报销应经有关部门或领导批准，对超储积压材料应定期考核并积极处理，以利加速资金周转。

（6）对实存材料进行定期盘点，日常收付应实行永续盘存制。

二、存货业务处理程序设计

存货业务处理首先应对各种存货进行科学的分类和编号，确定正确的计价方法和实物盘存制度与永续盘存制度。其次是要对存货业务处理过程中所使用的各种凭证与报表进行设计，如对领料单、领料登记表、限额领料单、收料汇总表、发料汇总表、存货收发结存表、材料吊卡、盘点盈亏报告单、存货报废审批单等进行设计。

（一）材料领发业务处理程序

（1）领用部门编制一式四联领料单，并经本部门负责人审核批准。

（2）供应部门接单后审核，符合领料条件的单证签字后，转交仓库。

（3）仓库根据批准的领料单发料，并将领料单第一联随料给领用部门。

（4）领料单第二联退还供应部门，据以登记材料明细账。

（5）仓库依据领料单第四联登记材料吊卡。

（6）会计部门收到领料单后，暂时保存，月末与领用部门转来的领料单核对后编制发料汇总表，并编制记账凭证后进行总分类核算。

材料领发业务程序中关键的控制点是对用料、发料、记录、核对等工作要进行分离。

（二）委托加工材料发料业务程序

（1）生产计划部门根据生产情况需要与外单位签订加工合同，并编制委托加工领料单一式五联，一并送供应部门审批。

（2）供应部门审批后在领料单上签字，将第一至第三联送仓库部门发料，第五联退还生产计划部门，第四联留存据以记录材料明细账。

（3）仓库发料，并将第一联随料交给运输部门，第二联送会计部门，第三联留存据以记录材料卡。

（4）运输部门将材料交付加工单位后，并由加工单位在第一联上签收，回单位后交给会计部门。

（5）会计部门在月末，将第一联、第二联、第五联核对后编制发出材料汇总表，并编制记账凭证，进行总分类核算。

委托加工材料业务处理程序中，其关键的控制点是将材料领用、运输、发料、记账等过程进行分离，形成相互牵制。

（三）委托加工材料完工验收付款业务程序

（1）供应部门收到完工收料通知单和加工费发票后，经过核对无误后编制委托加工收料单一式三联，送仓库，通知收料。

（2）仓库依据收料单验收加工材料，并将收料单第一联送会计部门，第二联留存记录材料吊卡，第三联送供应部门。

（3）供应部门将第三联与发票核对无误后，在发票上签章并送会计部门，并根据第三联记录材料明细账。

（4）会计部门对发票审核后通知出纳付款，月末将依据收料汇总表和付款凭证进行总分类核算。

（四）产品生产完工交库业务处理程序

（1）生产部门对经质量部门检验合格的完工产品编制产品交库单一式三份，并随产品送交仓库。

（2）仓库依据交库单验收产品并在交库单上签章，其中第一联送会计部门，第二联返回生产部门，第三联留存记录存货吊卡及存货明细账。

（3）月末生产部门依据交库单第二联汇总编制生产产品汇总表送会计部门。

（4）会计部门月末将交库单汇总编制产品入库汇总表并与生产产品汇总表核对，编制记账凭证，进行总分类核算。

（五）存货业务记账程序设计

存货业务记账程序，是指企业对所有存货收、发、存等业务进行会计核算的处理程序。存货业务记账程序应依据存货品种多少、收发业务繁简、所采用的盘存制度、计价标准等因素来设计。

1．双重登记法

采用双重登记法，除仓库保管员在收发存货时应登记存货吊卡外，供应部门核算员还应根据存货收发凭证登记存货实物明细账；会计部门根据各种存货收发凭证登记存货金额明细账，同时将各种凭证汇总登记存货总账。采用双重登记法时，其核对方法是：核算员明细账要与保管员吊卡核对，保证账卡一致；实物数量明细账应与金额明细账核对，保证结存数一致；金额明细账与总账金额应相符。

2．汇总账页与库存月报结合法

采用该种方法时，供应部门登记既有数量又有金额的材料明细账，并按月编制库存月报表；会计部门平时对仓库材料明细账卡记录要加强复核，月终编制材料收发汇总表进行总分类核算，并将材料总分类账户的余额与库存月报表中的余额核对。

为了保证材料明细账记录的正确和检查各类材料资金定额的执行情况，应在每本材料明细账的首页设置一张材料汇总表账页，每隔三天或五天根据有关收料和发料的凭证汇总登记一次，一般只登记该类材料的收入、发出和结存的金额。材料汇总账页的结存金额，应与材料明细账的各种材料结存金额核对准确。月终，供应部门根据汇总账页上的收入、发出和结存的金额，编制库存月报表。会计部门根据供应部门、仓库、材料部门的材料收发凭证，经审核后编制收料汇总表和发料汇总表，据以进行总分类核算，并将材料账户与库存材料月报表上的有关金额进行核对，做到账账相符。

3．余额轧差法

余额轧差法是对总分类账与明细分类账的核对工作，它不是把所有明细账余额加总后与总账余额核对，而是编制一张余额轧差表，只对本期发生收发业务的明细账进行核对，以保证总账与明细账的一致。核对方法是用所有收发凭证的合计余额轧差与发生变动明细账余额轧差进行核对，其公式是

余额轧差表中只要左右轧差一致，就说明总账与分类账记录是一致的。

三、存货作业控制重点

（一）仓储作业控制重点

（1）仓储管理必须配合各期的销售及生产计划，使材料与物料的储存经常保持至最低必要限度（安全存量），同时能随时供应生产。

（2）各种原物料、半成品、制成品均应编号，分类编号的原则为：①简单；②弹性；③完整；④单一。

（3）确定到货日期与验毕日期；若是大量采购，原物料应分批陆续交货，以免过分集中，同时控制原物料的交货期限，以免临时赶办。

（4）检核原物料的名称、规格、数量及品质应与原订单相符；如果原物料数量较多，采用抽检方式决定物料合格或拒收的标准。允收标准须合理。

（5）物品入库均应办妥入库手续，出库时也一样。

（6）物品的储存应依类别分设料架，并分格编号，以利存取。

（7）库房安全设施必须完善，同时应办理保险。

（8）易燃、有毒性的危险材料应与其他材料隔离储存。

（9）领料时必须有领料单，同时经有权主管盖章后，仓库方得发料，并在领料单上加盖“发讫”戳记，同时过入账册。

（10）领料单应连续编号，空白及作废的单据也应保存。领料单上如有更改，应经主管签章。

（11）领料量异常时，应追查原因。退料入库时应办理退料手续，点收后应分别存储并登记入账。

（12）生产过程所发生的废料、损耗比率是否过高，因尾数、磅差或自然损耗所引起之损耗是否正常。

（13）呆滞废料收受、保管、折价出售等内部控制力求良好。呆滞废料的折价出售应经请求后办理，缴款程序应依规定办理。

（二）投保作业控制重点

（1）投保金额与投保项目力求适当。

（2）保单到期应办妥续保手续。

（3）各种保险权利义务力求明确。

（4）投保费用有无异常。

（5）各项应保险的物品均应投保。