社交中的礼仪类文书的分析介绍

四、社交中的礼仪类文书

礼仪类文书是社交行为和礼仪活动的重要组成部分，是礼仪在精神和意识方面的体现。大学生掌握礼仪类文书的书写方法，不仅是目前的需要，更重要的是为以后工作奠定基础。

1．礼仪类文书写作的基本要求

按公众语言，礼仪类文书是社会组织与公众及公众之间为了加深了解、密切关系、沟通感情、交流信息的书面形式。它的书写，除了一般文书所应有的要求外，还有三方面基本要求。

1）感情要真挚

礼仪类文书无论是从交际目的还是从交际的情境来说，感情真挚与否是至关重要的因素。那种俗套的、纯粹为了应付的礼仪类文书，是难以达到沟通双方情感的。为了达到塑造良好形象的目的，应注意以下几点。

（1）热诚恳切，言语由衷。待人以诚，是一切社交之本；以诚相见，必须通过真挚的感情抒发言辞。无论哪一类礼仪文书，都必须尊敬对方、态度热诚，言辞恳切、言语由衷。在撰写礼仪类文书时，要善于发挥感情的积极作用，注意树立个体或组织的形象，达到“心心相印”的效果。

（2）力戒俗套，写深写透。不少礼仪类文书虽说都有固定的格式，但其正文要力戒俗套，忌公式化；要力求写深写透，无丝毫矫揉造作；要以真挚的感情和质朴的风格为贵，不要一味追求文辞的华丽。

（3）主题鲜明，态度明确。应该注意褒扬人们向往的美好充实的人生，追求幸福光明的未来的思想感情和美德；切忌谈及人们的过失和不幸，也要避开引发人们对缺点、遗憾联想的话语，这样，才能和整个礼仪活动氛围协调。

2）语言要恰当

礼仪类文书在其语言方面有特殊的要求，这就是既具备一般文书的共同特点，又有与社交活动内容和表达方式相适应的个性特色。

（1）简要鲜明。语言必须简明精练，惜墨如金，不拖泥带水、丢三落四、含糊其辞、模棱两可。为此，写礼仪文书时，首先要对文稿着意推敲，修改压缩，提倡写短文，要给他人以明确的概念；其次，要言简意赅，多选用简练的、表现力强的词语，在尽可能短的篇章里，提供尽可能多的信息，更好地表达情感。

（2）朴实典雅。根据不同的礼仪内容和表达的需要，注意修辞，讲究辞章，做到笔下生辉，恰到好处、生动活泼、不滥不俗。而且，有些礼仪文书中还要用典雅的礼貌语言，如对人的尊称、祈使句中的敬辞、陈述句中祝颂语以及对一些文言词语的运用等，更能使言语升华，取得更好的效果。

（3）措辞精当。要做到这一点，就必须在起草文书时，竭力将可有可无的字、句、段、空话、套话删去。汉语同义词较多，含义虽相同或相近，在功能、风格等方面仍有一些差异，只有用词准确，才可避免产生误解。

3）格式要正确

写作礼仪文书和其他应用文体一样，也要注意一定的格式，这包括以下几点。

（1）要注意行文礼仪。首先，要注意标题的严肃性，不要任意省略，造成对方阅读困难；其次，行文要尽量把事实和背景交代清楚，为对方在阅读上提供方便；再次，要注意行文关系，如无特殊情况和紧急事宜，一般应按照直属的隶属关系而不要越级行文，平行的部门之间，应用平行之间的礼仪类文书，不可用上行或下行的礼仪类文书。

（2）要正确使用较为固定的礼仪用语，包括称谓语、经办语、引叙语、表态语、结束语等，这些专门用语本身都具有礼仪性质。因此，写作礼仪类文书，在使用专门语时，应切实搞清楚其特定的含义和使用习惯，以免错用、滥用，闹出笑话。同时，我们也应注意吸收新的、富含生命力的用语，不断增强礼仪类文书的表现力和感染力。

2．日常礼仪类文书

对大学生来说，应该掌握的与社交密切相关的文书有感谢信、慰问信、柬帖、聘请书等。

1）感谢信

感谢信是为了表达对对方的邀请、问候、关心、帮助和支持的感谢而写的一种专用书信。它一般有两种形式，一种是写信人写给某人或某组织的不公开的感谢信，另一种是公开张贴的大篇幅的感谢信。它具有感谢和表扬的双重意思。撰写感谢信应注意以下礼仪。

（1）要准确、清楚地叙述被感谢者的事迹，让对方能回忆起来或让他人了解清楚，并适当评价对方的思想和品德。

（2）应满怀感激之情去议论和评价事迹的深刻含义，并表示谢意和学习决心。篇幅要适中。

（3）语言要真诚、热情、精练、亲切、洋溢感激之情，做到情尽意畅。

2）慰问信

慰问信是以组织或个人名义，向有关单位或个人表示安慰、问候、鼓励及亲切关怀而写的专用书信。它体现了组织温暖、社会的关怀，组织及公众之间的深厚情谊，给人以克服困难、继续前进的力量和勇气。撰写慰问信时应注意以下礼仪。

（1）感情要真挚、饱满，语言要真切，要表现出慰问的倾向性和赞扬功绩或表达同情的激励之情，给予对方以亲切感受。

（2）文字简洁朴素，内容要充实。信中既要能激励对方的勇气，又要诚恳地询问对方有何困难。并尽力代为解决，但篇幅要适中。

3）柬帖

柬帖又叫请柬、请帖。它是邀请客人的通知。在社交中，有些较重要的、规格较高的会议、宴会、纪念典礼、奠基仪式等常用柬帖。这既是出于礼貌，也能对客人起提醒备忘的作用。且用柬帖邀请客人，比别的方式显得更加郑重、热情和真诚。撰写和使用柬帖应该注意的礼仪有以下方面。

（1）柬帖是具有特殊意义的书信，常常被邀请者当做纪念品来珍藏。因此，它的款式和装贴都讲究精致而有艺术性。使人一收到它就感到快乐、亲切。在书写时，还应注意字迹工整、漂亮、大方，充分体现一个组织的层次水平和礼貌风度。

（2）柬帖表明组织对举办活动的郑重，也表示对客人的尊重。所以柬帖多以寄送为主。而且，要仔细核对书写的地点、时间、人名、内容是否清晰无误。

（3）文字要简洁、明快；措辞要典雅、得体；语气应婉转带有协商、请求的口吻，表现出主人的热情、诚意，切忌使用生硬的命令方式口气。

（4）柬帖的发出时间以一周以前发出为宜。若柬帖发出后，由于始料未及的变化，不得已而取消或者推迟原定活动，必须在原发放柬帖的范围再发取消柬帖。不发、迟发或漏发都有失礼貌。

4）聘请书

聘请书简称聘书。它是邀请有关人员担任某项工作时使用的一种礼仪类文书。使用聘书，有利于增强受聘者责任心和荣誉感，也是对受聘者的尊重。

现在一般都有印好的、精制的现成表格。只要填上受聘者的姓名称谓、聘请原则、担任职务等即可。聘书通常以单位名义发出，加单位公章才生效。填写或撰写聘书应注意的礼仪有以下方面。

（1）文字言简意赅，行文语气和善，态度诚恳亲切。

（2）慎重确定聘期和工作权限。