政务信息的组织方法体系及方法选择

11.2　政务信息的组织

当今社会，信息成了人们衣食住行所离不开的内容之一，人类从来就没有像今天这样依赖信息，国家、社会、集团和个人之间也从来没有像今天这样通过信息而紧密地联系在一起，离开信息便无所适从。由于信息的各种传输网络十分快捷，从而改变了人们对距离的感觉，偌大的地球仿佛变成了一个小小的村落。在信息产生和传递速度快速增长的同时，巨量的信息也给我们的知识获取和利用带来了负担。著名的美国未来学家约翰·奈斯比特就说过:我们被信息淹没，却渴求知识。这句话很好地形容了社会中人们对巨量信息中索取知识的困惑。而要想从信息集合中获得知识的一个途径就是有效地对信息进行组织和管理，信息的组织是指用科学的方法对杂乱无序的信息进行加工整理、组织成序，进而存储和利用。

11.2.1政务信息组织的方法体系

现代网络环境下，政务信息资源的多种存在形式使政务信息组织的对象逐渐多样化，范围随之扩大，它不只停留对其特征的描述，而深入到知识单元、信息单元。所以，针对不同类型的政务信息有不同的组织方式。

与传统的政务信息组织相比，现代网络环境下，政务信息组织呈现以下特点:

政务信息的组织对象变成更加丰富的信息、信息链甚至知识;

政务信息组织的范围从信息外部特征深入到信息单元、知识单元;

政务信息组织的结果从静态的文本格式发展到动态的多模式链接;

政务信息组织的形式从数据结构发展到知识单元，即要求信息组织的透明化、易用性;

政务信息组织的技术从手工单一发展到半自动化、自动化、智能化，即要求信息组织的标准化、兼容化。

(1)政务信息组织方法

①自由文本方式

它主要用于全文数据库的政务信息组织，是对非结构化的政务文本信息进行组织和处理的一种方式。它无须前控，不必用规范化的语言对政务信息进行复杂的处理，不是对政务信息特征的格式化描述，是用自然语言深入揭示政务信息的知识单元，根据政务信息全文的自然状况直接设置检索点。它能够完整地反映政务信息的全貌，通过计算机自动进行政务信息的处理和组织。基于全文数据库的检索，可以将任意字符作为检索标识，这样，用户用自然语言就可以直接检索未经标引的政务信息。

用这种方式进行政务信息组织的优点是简单方便，可以非常容易地利用这些现有的技术和方法，成本较低，同时可以存储非结构化的天然单位，方便利用系统文件进行管理。但是随着政务信息资源利用的不断普及和政务信息量的不断增多，以文件为单位共享和传输政务信息就会使网络负载越来越大。因此，文件组织是政务信息管理的辅助形式或者作为信息单位成为其他政务信息组织方的管理对象。

②超媒体方式

超媒体方式是超文本方式与多媒体技术的结合，它将文字、图像、图表、声音、视频等多媒体信息以超文本方式组织起来，使人们可以通过高度链接的网络结构在各种政务信息库中自由航行，并找到所需要的任何政务信息。

用超媒体方式来组织政务信息，就是将网络上所获得政务信息媒体包括文本、图像、视频、声音等利用超文本技术有机的编织在一起，每一个媒体信息为一个节点后基本单位，节点间以链路链接，将信息资源组织为某种网状结构，用户可以从任何节点开始，自由跳转，浏览和查询信息^[4]。

可以说超媒体方式不仅是政务信息也是所有网络信息资源信息组织的未来发展方向，它以符合人们跳跃性思维习惯的非线性方式来组织信息，具有良好的包容性和可扩充性，不足之处是采用浏览的方式进行信息搜寻，当超媒体网络过于庞大时，很难迅速准确地定位，且很难保存浏览过程中的所有历史记录，容易导致迷航现象。

③数据库组织方式

数据库组织方式是将所有已获得的政务信息以固定的记录格式存储，用户通过关键词及其组合查询就可以找到自己所需要的政务信息线索，并通过政务信息线索直接连接到相应的政务信息资源。这种方式极大地提高了数据的处理效率，从而提高了政务信息管理的效率。以数据库技术为基础建立大量的政务信息系统能够形成一整套系统分析、设计与实施的方法，为人们建立政务信息系统提供了现成的经验和模式。但是这种方式缺乏直观性和人机交互性，必须由应用程序将其进行适当处理才能以比较直观的方式提供给用户，缺乏灵活易用的界面机制。

④主题树方式

此种方式是指将所有已获得的政务信息按照事先确定的概念体系结构分门别类地逐层加以组织，用户通过浏览的方式逐层加以选择，直到找到所需要的政务信息线索，并通过政务信息线索找到相应的政务信息资源。

11.2.2政务信息组织的方法选择

政务信息的组织方法，属于信息组织的方法体系，一般在实践中常用的信息组织方法主要有两种^[5]:分类组织法和主题组织法。

(1)分类组织法

分类组织法是一种很重要的信息资源整合的方法，实际上是按照学科体系范畴，依据类别特征组织排列信息的方法，它以分类标识作为检索标记符号，按学科性质进行系统排列，具有良好的层次性和系统性。分类法是信息资源组织的一种方法，特别是对于网络信息资源的组织，用分类法进行组织可以方便用户进行浏览检索，确保检索信息的针对性和准确性。分类是区分事物的基本形式，是认识世界的基本方法。人们可以通过分类法来认识和区分事物，可以通过分类使大量繁杂事务条理化和系统化，从而为进一步探讨事物本质、开展科学研究创造条件。

①分类组织法的规则

一般来说，分类应该遵循以下几条规则:

类目的划分，每次应该按照统一标准进行，不能同时采用两个或两个以上的标准;

每个类所分出来的子类应当是相互排斥的;

所划分的所有子类外延之和等于其母类的外延;

划分的子类应当是连续的，不能出现跳类现象，即每一次划分必须把母类划分为它最邻近的子类。

②信息分类的特征

按照信息资源内容特征的相互关系加以组织;

从一定角度出发组织信息资源;

以一定的标记符号作为排序工具;

通过类目索引提供从字顺角度查找类目途径。

③分类组织法的类型

信息组织使用的方法一般包括两种类型，即体系分类法和组配分类法。体系分类法主要采用概念划分与概括的方法，组配分类法主要采用概念分析与综合的方法。

·体系分类法

它又称等级分类法、列举分类法，是一种直接体现知识分类的等级制度概念标识系统。它是对概括文献信息内容及某些外部特征的概念进行逻辑分类和系统排列而构成。这种分类法通常将类目体系组成一个树状结构，按照划分的层次，逐级列出详细的子目，以线形显示。

·组配分类法

它是一种依据分析兼综合的原则编制的分类法类型。因为一个复杂的概念可以分析为若干个简单概念，若干个简单概念可以综合成为一个复杂的概念。因此，一个复杂的主题概念可以用若干个简单概念标识的组配来表达。组配分类法是体系分类法的发展，因为这种分类法放弃详尽列举的做法，代之以简单概念组成复合类目的方式。

④分类组织法在政务信息组织中的应用

目前，分类法仍然是网络信息组织的一种基本方法。分类组织法具有自己的特殊优势，在政务网络信息中发挥着独特的作用。

·便于检索浏览

在网络环境下，浏览检索的重要性逐渐突出，用户越来越多的通过检索来确定其尚不清楚的信息需求，并根据需要随时间调整检索的范围。分类组织法具有较强的系统性和族性检索功能，其分类体系便于人们浏览一个学科或专业范围的信息资料，从而确定自己的检索范围，能较好地满足浏览检索的需要。

·便于组织非文本信息

非文本信息的内容特征难以用文字来表达，分类法独特的聚类功能机号码表示体系可以为之提供一条可能的途径。

·具有允许多语种检索的潜力

由于分类法使用独立于任何一种特定语言的分类号信息，不依赖于任何一种特定语言，因此，具有允许多语种检索的能力。

·检准率、检全率高

分类法的等级结构便于用户利用分类法确定检索词的上、下位类，克服相关干扰，过滤无关信息，降低误检率，检准率较高。

(2)主题组织法

主题组织法是根据信息的主题特征来组织排列信息的一种方法，它以语词作为检索标目，按字顺排列，直观性较强，提供了一种直接面向具体对象、事实或概念的信息组织方法和信息检索途径，也是传统信息资源和网络信息资源整合使用较多的一种信息整合方法。

主题组织法在政务信息组织中的使用主要表现为两种形式:一是使用现有词表组织信息资源;二是广泛采用关键词法。关键词法应用更为广泛，具体应用方法有:

①使用关键词法组织网络信息

关键词法是一种采用自然语言来组织信息的方法，由于关键词能深入、直观地揭示信息中所包含的知识，而且符合人们的思维习惯，因此得到广泛的应用。网络上各种各样的搜索引擎和数据库大多采用了关键词法来组织信息资源。关键词法组织信息具有易标引，用户易于掌握及管理费用低等优点，但是由于关键词完全取自于自然语言，未经任何规范化处理，常给数据交换和检索带来困难。因此用关键词法组织的信息系统存在着检索效率不高的问题。

②主页信息按字顺主题组织

目前，各类网络中关于机构、事物名称或个人的信息几乎都毫无例外的用主题字顺组织方式建立查询系统。该系统能够按照所提供的事物主题名称将有关信息集中在一起，以便于用户对有关信息进行全面查询。

③用叙词法组织信息

叙词法是主题法中较晚出现的一种方法，它吸取了其他多种方法的优点，使之成为一种质量较高的并能较好适应电子计算机系统组织信息的方法。由于叙词是一种规范化的检索语言，其参照系统和检索系统都比较完善，适用于科学地组织和管理网络信息，用叙词法组织的信息系统检索效果较高。但是叙词表一般规模较大，而计算机内存有限，往往很难将整个词表全部输入计算机，而且非专业人员未经专门训练很难掌握其使用方法，所以叙词法组织信息仍有一定困难。

④用关键词法与叙词法相互结合的形式组织与揭示信息资源

由于关键词法和叙词法各有长处与不足，因此可以将两者相互结合组织信息，具体做法是:对网络信息资源进行组织与揭示时，可同时给出标引词——关键词和叙词，然后建立关键词与叙词之间的参照关系，还可对每个叙词进行多个关键词注解，使关键词较准确地覆盖叙词。

⑤创建主题树与指引库技术查询信息

首先利用指引库技术将网络信息进行集中、分类、整理，然后再以主题树的形式指引用户查询特定信息。所谓指引库是指在建立的数据库中，从物理上讲该库并不存储各种实际的信息资源，而是把信息资源按照某种事先确定的主题体系分门别类逐层加以组织，用户通过主题树的浏览方式层层遍历，指引用户到特定的地址获取信息。

⑥使用分类主题一体化方法组织信息

分类主题一体化方法是将分类法与主题法有机融合为一个整体，实现了一个分类系统与一个主体系统的完全兼容，即能发挥各自独特的功能，又能通过配合，发挥最佳整体效应。