如何做好期刊执行编辑

如何做好期刊执行编辑

胡雯君

办好一份期刊就如同生产优质产品，从原料、加工到包装、检验等，每一道工序都非常关键，都要精益求精。《甘肃社会科学》在财力不足、地域不具优势的状况下能发展成为今天的全国中文核心期刊、中文社会科学引文索引（CSSCI）来源期刊、中国人文社会科学核心期刊、甘肃省品牌期刊，在全国社科期刊中具有一定的影响力，其根本就在于树立了全员以质量求发展、求生存的理念，建立起了一套较为完整的质量保证体系。执行编辑责任制度便是这一保证体系中的重要一环。

执行编辑是当期期刊出刊工作的总执行人，依据出刊计划，负责当期期刊的编辑出刊工作，对编辑、排版、校对、印刷、发行等负责。这一过程就是将好的原料加工包装成优质产品的过程，是将优质的学术论文以完美的形式呈献给广大读者的过程。执行编辑在期刊出版中起着举足轻重的作用，其工作责任心直接影响着刊物的出版质量。如何做好执行编辑？结合我刊的具体做法和自己这几年的工作实践有如下体会。

一、制定计划掌握节奏协调关系理顺流程

1.做出详细的时间安排表

《甘肃社会科学》是双月刊，每期载文量达67万余字，从组稿、编辑、发稿、排版、校对，到印刷、发行等，环环相扣，时间非常紧，安排稍有不当就有拖期的可能，影响刊物的正常发行，继而影响转载、复印。再加上我刊是编校合一，没有专职校对，参与校对的6位编辑都分别担任其他的编务工作，如果没有合理的时间安排，张弛无度，不仅影响校对质量，也影响其他的编务工作。因此定好计划、掌握好节奏、安排好时间是基础性的工作。

时间安排上要尽量细化，比如原稿整理、电子文本整理、印刷厂排版、改样、送样等时间要具体而详细，时间精确到小时（如几月几日几时交），定死了就要严格执行。一校、二校、三校是消灭差错的重要环节，为了使各校次的灭错率达到要求，时间安排上也要有所不同。一校时间要比二校、三校宽余，要求除了解决文字、数字、符号、标点、图表、格式等常规性错误，还要努力发现原稿上的疏漏，对参考文献、注释等不规范处进行修改补充，并与责任编辑、作者联系，将“棘手”的问题先期解决。

2.对印刷厂排版、改样提出明确要求

定稿会后，执行编辑要按“齐、清、定”的发稿要求及时整理纸质原稿，并按目录与各责任编辑联系，整理好每篇文章的电子文本，力争做到所有稿件的电子文本一次性打包发至印刷厂，同时将定好的排版、打样、改样、送样、印刷等时间安排通知印刷厂。对当期需要注意的问题，以书面形式一一写明，与原稿一并送达。这样做得目的是为了减少日后不必要的改动，也为了引起排版人员的重视，对其工作责任心是一个量度。同样，在交印刷厂的各校次校样中，每次都有这样一个修改说明书，将上校修改中存在的问题及本校修改中需要注意的问题写清楚，并提醒改后校样交付的时间。

3.督促校对人员按规定、按规范校对

首先是督促校对人员按时按点交样。执行编辑在交给校对人员的各校次校样首页，都有几月几日几时交的字样，以免交样不齐影响后面的工作；其次，督促校对人员将各校次中发现的原稿中的问题与责任编辑联系及时解决；第三，督促校对人员注意规范化问题，按我刊要求规范参考文献、注释、作者简介等项的著录格式。

二、掌握“四校一读”情况总体“扫描”把好最后一关

1．检查各校次校对质量，做好“机校”

执行编辑收回各校次校样后，逐页查看，对每位校对该校次的校对质量进行监督检查，不到之处在校样上写明，以便在下一校中注意改正，并负责各校次的文字整理工作，保证体例、格式等方面的规范统一。

现在期刊排版采用的是作者提供的电子版，没有了录入环节，大大减轻了排版人员的工作量，节省了时间，但是有的作者自己录入的稿件差错率较高，比如：采用五笔字型编码输入法易导致字形上的别字，采用拼音输入法易出现字音相同的别字或词组；计算机系统不兼容会出现莫名其妙的文字或符号等。印刷厂人员改样，也易出现前校样正确而后校样错误的现象。执行编辑在各校次的文字整理中应注意这类问题。

“三校一读”是我国出版行业校对工作的基本制度，是任何书刊的校对都必须要坚持的制度。我刊在“三校一读”的基础上又增加了一校——“机校”，即使用计算机校对软件校对。“机校”在三校后进行，由执行编辑承担。计算机校对具有校对范围广、查错率高、校对速度快、功能多等特点，但也存在误报率高和不能校是非的缺点，对一些专业性较强的稿件和一些语法现象较复杂的稿件常常显得无能为力，屏幕上常常会出现一片红（即误报率）现象，因此执行编辑需要担当“解疑”之责，将疑点问题以各种方式解决。

2．复核审读结果，做好版式设计

我刊的“一读”由聘请的省内编辑出版行业的资深专业人士辅助完成，主要对一些隐性的政治性、思想性差错及专业知识、似是而非的语法错误提出质疑。执行编辑负责审读校样的整理工作，将拿不准的问题与总编、责编协商解决。

版式设计的目的是为了完善版面的阅读功能，以达到清晰性、易读性、和谐性的基本要求。执行编辑在划版中应当注意：（1）标题的排布。主、副题字号、字体、空间要搭配和谐，大小有序，字体的运用要注意与文章内容的和谐；文中标题要有层次感，给人以一目了然之效果，充分体现清晰、易读的特点。（2）文章的转接。文章尽量不转接，以从版式上体现文章的完整性，如果非转不可，要注意：一是顺转，上页往下页转，不要逆转；二是就近转接，最好是同栏目转接，以方便阅读。（3）图表的位置。图表在版面上相对独立成“块”，既比较突出，又不便分割，所以要对其位置作合理的安排，尽量不拆排，如果图表太大，应严格按规定作好转行和跨面接排。

3.整体“扫描”，核红签字

执行编辑在刊物的出版过程中非常重要的一项工作就是对清样的最后“扫描”。我刊执行编辑与总校对合二为一，两项责任集于一身，责任重大。我们在对清样的最后“扫描”中主要完成以下任务：

（1）查看清样是否齐全，清点页码是否衔接，然后收齐原稿，核对每篇文章的题目、作者姓名、工作单位、所在省市的邮政编码、作者简介等；

（2）检查每篇文章的题目、署名、首页码与对应目录上的内容是否一致，英文要目中的页码是否正确；

（3）转页、转行的文字是否准确无误；

（4）各篇文章大小标题的字体、字号是否统一、规范；

（5）刊眉、内容提要、关键词、中图分类号、文献标识码、文章编号、注释、参考文献是否正确、规范、齐全，图表是否清晰、编排是否规范；

（6）封面、封二、封三、封底中的内容是否正确。

完成以上“扫描”后，将三校、机校、审读样汇总核红，签字付印。

三、检查印刷质量督促按时印刷发行

对印刷质量的检查，执行编辑主要查看：纸张是否合乎要求；装订是否平整、牢固、干净；印刷是否完整、清楚，色调是否基本一致，图表是否清晰有层次感。执行编辑与印刷厂确定印刷时间后，还要将征订单及时交付印刷厂，使其将合格的期刊按时交付邮局发行。

综观以上可以看到，执行编辑工作非常琐屑，但每一个细小的环节都关乎刊物的质量与信誉，关乎刊物的发展与明天。做一个合格的执行编辑既要有一丝不苟、严谨细致的作风，又要有甘愿默默无闻、不计得失的品德，为此我们当更加努力。

作者简介：胡雯君，生于1964年，女，《甘肃社会科学》编辑。