【摘要】：电子数据表是通过记录管理评估和利益相关者访谈来创建的,并进一步通过HHS之前的相关信息访谈的推断来完成的。许多记录人员也负责其他任务。如果想在部门级别实现文件处理的自动化,就需要更多的记录管理训练,需要企业范围内记录管理与IT系统融合的解决方案。HHS在2008年颁布的企业绩效生命周期就是一个IT投资管理的框架。
电子数据表是通过记录管理评估和利益相关者访谈来创建的,并进一步通过HHS之前的相关信息访谈的推断来完成的(图11-64)。
图11-64 记录管理业务流程分析
许多记录人员也负责其他任务。比如,业务部的记录人员无法把所有的精力都用在记录管理的任务上,那么就需要在工作和可利用的资源之间找到平衡。记录管理联络员缺乏与记录管理办公室的协调和对接,他们自身内部办公室也缺乏有效的管理。如果想在部门级别实现文件处理的自动化,就需要更多的记录管理训练,需要企业范围内记录管理与IT系统融合的解决方案。记录管理进程应与企业的其他进程(如人力资源、安全、收购和操作)整合在一起。国家档案记录管理委员会和行政管理和预算局曾建议记录管理应与IT系统的发展进程集成在一起。HHS在2008年颁布的企业绩效生命周期(EPLC)就是一个IT投资管理的框架。联邦企业架构档案管理专页列出了关于IT系统支持的记录管理分块的思路和选项,该专页包括3个场景,展示了FEA参考模型和记录管理有关问题的一些假设性的应用。以下这些场景中,前两个代表了各机构可能选择的两种不同的方式,而第3个选项则是结合前两个方式的一种混合方式:第1种是机构可以选择国防部5015.2-STD认证的记录管理应用程序(RMA),它提供了采集、管理、访问、存储和作废记录在内的记录管理功能;第2种选择是探索一种基于组件的架构(CBA),使用记录管理服务组件(RMSCs)来完成类似的功能;第3种选择是开发RMSCs,作为任务应用程序的一部分,并将其连接到该机构已使用的RMAs中。
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