秘书学与档案学

第二节　秘书学与档案学
——分支学科还是相关学科之争

一、相关研究

在许多秘书学教材中，档案学出现在秘书学的相关学科之中，关于秘书学与档案学的关系问题，相关的研究者有诸多不同的理解。列举如下：

1．档案学是秘书学的分支学科

如刘登山、马天民、田中辉编著的《秘书学教程》（中国政法大学出版社1988年版），陈天恩著的《当代秘书学教程》（中国政法大学出版社1997年版），饶上奇、曾诚主编的《秘书学概论》（湖北科学技术出版社1997年版）都持这一观点。在很长一段时间，这一观点在秘书学界占主导地位。其基本认识如饶上奇、曾诚在《秘书学概论》中指出：

文书学、档案学以及新近发展起来的信访学、会议组织学、调研学等都是秘书学的分支学科。文书、机关档案、信访接待、会议组织、调研等工作，属于秘书工作的范畴，或者说，这些工作都是秘书部门的重要工作内容。从事这些工作的机构，也都从属于机关的秘书部门，如文书科、信访办、机关档案室等。同样，由于这些工作有它自身的特点与规律，对这些工作的研究已经发展和形成了专门的学科，因为它有特定的研究对象与任务，适应了客观形势发展的需要：这些新的学科从秘书学的母体中产生和发展，促进了秘书学的研究，而秘书学研究的深入开展，又为文书学、档案学、信访学、会议组织学以及机关信息学、机关文摘学等学科的发展开辟了广阔的道路。需要说明的是，有的学科如档案学、文书学的研究，尽管先于秘书学而独立地产生和发展起来，但由于上述原因仍然改变不了它们与秘书学之间的从属关系。

2．档案学是秘书学的相关学科，两者的关系是并列的

林巍编著的《秘书工作概论》（档案出版社1987年版），陈合宜主编的《秘书学》（暨南大学出版社1997年版），丁晓昌、冒志祥主编的《秘书学与秘书工作》（苏州大学出版社2002年版）都认为档案学与秘书学是具有并列关系的相关学科。陈合宜在其主编的《秘书学》中指出，档案学是与秘书学并列的姐妹学科，研究秘书学离不开档案学。^[88]丁晓昌、冒志祥把秘书学与档案学定位为与包含关系相对的交叉关系，认为两者是密切相关的：

档案管理学是研究档案形成、发展和档案工作实践的科学，档案管理在我国的国家事务中作用明显，它可以作为机关工作查考的依据，可以为国家的经济建设提供各种准确、科学的根据，可以为我国的改革开放保驾护航，可以为研究历史、了解历史提供第一手资料。同时，利用各种档案材料还可以更好地总结机关工作，为秘书工作和秘书活动的开展提供便利。可以说，秘书学与档案管理学是密切相关的。^[89]

3．档案学与秘书学属于相邻的关系，但两者并不具有相关性

这一观点最具代表性的是董继超，他不但在其主编的《普通秘书学》（中央广播电视大学出版社1997年版）没有把档案学列为相关学科，且特别在《秘书学问题数说》一文中强调秘书学与档案学虽然相邻却并不相关。^[90]

二、笔者的观点

针对秘书学与档案学的关系，笔者的基本态度是：

1．档案学不是秘书学的分支学科

认为档案学是秘书学的分支学科的说法，只能说是秘书界的某些研究者单方面的设想，而且这种设想从更广泛的角度上看是没有立足之地的。

首先，从学科发展的现状来说。在国外，档案学的研究从19世纪开始萌芽，19世纪末发展为比较成熟的学科，1898年出版的由荷兰的穆勒、斐斯、福罗英合著的《档案的整理与编目手册》就代表了当时档案学的研究水平。我国的档案学产生于20世纪30年代，何鲁成的《档案管理与整理》、龙兆佛的《档案管理法》等著作的出现，使档案学迅速发展起来，特别是新中国成立以后，随着档案事业的日益繁荣，档案学也日益成熟，其学科地位日益巩固，至今，档案学已经形成了众多分支学科，并构成了一个较完善的学科体系。在国内颁布的学科目录中，档案学早就作为二级学科名列其中，而且有了包括档案事业史、档案管理学、档案保护技术学、档案编纂学等三级学科体系。档案学理论体系已趋完备，其基础理论如全宗理论等在世界上得到普遍公认和借鉴，因此很难说秘书学的发展可以制约档案学的发展。我国的秘书学产生于20世纪80年代，由于高校秘书教学的突飞猛进，秘书学科也日益引起人们的关注，但是由于种种原因，秘书学的学科地位依然飘忽不定，学科目录中也尚无踪影，因此，认定档案学是秘书学的分支学科的说法比较牵强。

其次，从学科的研究对象来说。档案学有着与秘书学不同的研究对象。档案学是以档案这种具体的物质实体以及围绕着这种物质实体的管理工作作为研究对象的，以研究档案现象及其本质和规律作为它的本质属性。秘书学是以秘书活动及其规律作为研究对象的，尽管秘书学也涉及文书和机关档案工作，但是，正如吴宝康教授指出的：“秘书学不能一般性地去研究这些内容，应当从秘书工作的特点出发，根据秘书工作的需要和要求，研究与秘书工作有密切关系的那部分文书工作与档案工作的内容。”^[91]正是由于研究对象的不同，从根本上决定了档案学和秘书学作为各自独立的学科而存在。

第三，秘书工作不能涵盖档案工作。秘书学界的研究者们认为档案学是秘书学的分支学科的主要原因是认为档案工作是秘书工作的重要组成部分，或者说秘书工作包含档案工作，这种理解更多地缘自机关档案工作，因为根据1983年4月28日中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定“机关档案部门受办公厅（室）领导”，故而得出秘书部门涵盖了机关档案部门，秘书人员涵盖了机关档案人员的结论。这种理解仅是以机关档案工作为基础的，事实上，档案工作的范围要大得多。如潘连根在《秘书学与其相关学科的关系》中指出的那样，我国的档案事业“已形成了一个由档案事业管理工作、档案室工作、档案馆工作、档案专业教育、档案科学技术研究、档案宣传出版、档案界国际交往与合作等各个部分组成的、具有国家规模的档案事业系统。在该系统中，档案事业管理机关是组织指挥中心，档案室是基础，档案馆是主体，其他部分则是建设发展档案事业的重要条件。由于档案事业管理机关是主管档案事务的行政职能机构，档案馆是永久保存档案的科学文化事业机构，它们明显不属于秘书部门，因此其工作人员也不在秘书人员范畴之内”。

2．档案学是秘书学的相关学科

档案学不是秘书学的分支学科，但是它确实应该是秘书学的相关学科。如前所述，目前的学科目录中尚未出现秘书学，但以目前秘书学的学科体系分析，“大秘书学”与档案学科的研究对象存在相关关系，故此，笔者认定这两门学科是各自独立的且具有相关性的学科。

首先，两门学科的研究对象尽管不同，但却密切相关。档案学的研究对象——档案及档案工作与秘书学的研究对象——秘书工作关系密切。档案是由文件转化而来的，而文件的形成处理是秘书人员的一项主要工作任务。特别是对机关档案工作来说，没有文书处理工作，就没有机关档案管理工作的存在，文书是档案工作的基础。同时，文件的质量也直接影响到档案的质量。更何况，文件和档案在物质形态和社会属性上，以及所包含信息的本源性上都是同一的。可以说，文件和档案是同一物质形体在不同工作阶段的不同称呼，而秘书正是文件管理工作的重要主体之一。曾经有人提出过这样的设想：“档案学与秘书学、文书学、文件学均为新兴交叉学科，联系密切，但也有严格的学科界线。档案学、秘书学、文书学皆围绕文件做文章，应建立一门以研究文件基本理论为中心的文件学，然后确定各自的研究范围：秘书学研究文件撰拟，文书学研究文件运行，档案学研究文件保管，从而形成一个有机的大学科体系。”^[92]尽管笔者并不认为这种设想切实可行，但是秘书学和档案学的交叉关系是不容置疑的。

其次，两门学科的研究领域呈交叉状态。由于档案学和秘书学的研究对象密切相关，其研究领域和某些知识交叉的现象也就理所当然了。文书档案的管理是秘书学研究的重要领域之一，这从秘书学的专业杂志如《秘书》、《秘书之友》、《秘书工作》的栏目构成中可见一斑。《秘书之友》有“文书档案”的专栏，《秘书工作》有“文书处理”专栏，《秘书》也时常刊登与档案及档案学相关的文章。许多秘书学的教材及专著中都有涉及档案管理的章节。档案学研究期刊如《档案学通讯》不定期有“公文研究”的板块，《浙江档案》等期刊也有“文秘之友”专栏。这些都说明研究秘书学和档案学具有密切相关性。

第三，从两门学科的专业设置和人才培养的角度，秘书学和档案学也呈现出较大的相关性。在秘书学专业的课程设置中，档案管理学是其必设的专业主干课程，而许多院校的档案学专业中，秘书学概论也出现在其课程设置中。尽管秘书学和档案学是两个独立的专业，有着不同的人才培养目标，但是，从毕业生的就业趋向分析，两者很难区分，从某著名高校档案学专业近几年毕业生就业统计中，我们发现，在办公室从事文秘工作的人数竟然超过从事档案业务工作的。同样，秘书专业的毕业生中也有许多从事档案管理工作的。事实上，随着机构精简的实施和办公自动化的普及，文档一体化将成为发展的方向。“所谓文档一体化，就是把现行文件的管理和档案的管理纳入到一个统一的管理系统内进行管理，使原本相对独立而在不少环节上互相雷同的两种管理体系真正从组织制度上和具体工作程序上融合在一起，从而消除或减少重复劳动。”^[93]目前，各中小机关、企事业单位的文书处理人员和档案管理人员及相应的机构设置基本是合一的。由此可见，秘书学和档案学专业在人才培养上也密切相关。