施林是一个拥有若干家分公司的大型企业办公室行政秘书，由于做事细心，责任心强，工作出色，公司决定让她负责档案管理工作。
施林上任后对公司的档案工作进行了调查，发现存在的问题很多。档案借阅登记簿上有很多公司员工借出档案后不及时归还的记录。这种现象，严重影响了他人的档案利用。而且，有的人虽然还了档案，但由于不注重保护，有的档案被折皱了，损伤了。施林还发现很多借阅档案的人其实只需查阅几分钟就可以解决问题，但由于档案室较小，不方便查阅，于是就把档案带了回去。
公司历年都有很多高科技成果，但由于管理人员不够重视，只做了些基本的整理工作。一天，经理和一客户谈判，经理向客户说本公司有好多项科技成果，客户听了，问道：“贵公司有没有科技成果简介？能否给我看一下？”经理哑然。施林发现别说科技成果简介，档案部门就连系统的检索工具都没有。
正当施林思考从哪里入手解决公司档案管理中存在的问题时，一天，一位分公司工作人员来查阅一份档案时说：“我跑了这么远的路，用了半天的时间就为了查这一份档案。”这件事引起施林的注意，她首先以这件事为切入点，把分公司利用频率高的档案在总公司网站上公布，这样就可以省去大家很多时间。目前，公司已经具有比较完备的纸质检索工具，成功地把档案内容传到了网上。从此，分公司查阅档案再也不用跑到总公司去了。
【问题思考】
1．你认为施林所在公司档案管理中的问题主要出在哪里？下一步她该着重解决什么问题？
2．公司档案利用还可以采取哪些有效的方法？
【案例分析及参考要点】
从案例中可以看出，施林所在公司虽然是一个拥有若干家分公司的大型企业，但档案缺乏管理，混乱无序，严重影响了档案的开发和利用。这主要表现在档案借阅制度不健全，缺乏对档案重要性的认识，档案保管和阅读空间狭小以及不能有效利用网络和现代办公自动化手段提高档案利用的效率等方面。
施林上任后就先从档案工作调查入手，并很快发现存在的问题，这说明施林作为职业秘书，不仅懂得工作方法，而且具有作为职业秘书的专业知识，能够发现问题，并提出解决问题的方案。相信施林下一步将会从档案管理制度的建立，环境的布置与利用，档案技术的开发等方面开展工作。
施林是一位职业秘书，她会依据档案利用的方法开展工作。
档案利用的方法可以分为直接利用和间接利用两种。
档案的直接利用是机关档案最常用的方法，是通过阅览、外借、复制、咨询、档案证明等服务方式，直接向利用者提供档案材料，满足利用需要的工作。这种方法充分体现档案原始记录的特点，提供信息最直接，而且查找利用迅速、准确、方便，深受使用者欢迎。
常见的利用方法主要有以下几种：
一是档案阅览服务。这是开展档案直接利用工作最主要的方式和途径，它是通过设立档案阅览室为使用者查阅档案提供专门的场所现场阅览。查阅者可以根据需要到档案室查阅档案原件，工作人员能够根据需要迅速提供档案原件，解答各种询问，进行相关指导，提供全方位的服务。
二是外借服务。档案外借服务是指机关工作人员根据利用的需要，将档案原件借出档案部门使用。外借服务一般分为内部借阅，指为本单位的工作服务；以及外部借阅，指为社会其他单位服务两种。
三是档案复制服务。档案复制服务是指根据档案原件制成各种复制本进行利用。随着办公室自动化程度的提高，各种现代办公工具、制图工具的普及，特别是复印、照相、传真、扫描及计算机技术的广泛运用，档案复制的效率越来越高。
四是提供档案证明。档案证明是档案部门根据使用者的要求，为证实某种事实在档案中有无记载和如何记载，而出具的证明材料。档案是具有历史凭证作用的原始记录体，能够证明实际工作中的一些事实，为使用者提供相应的凭证和依据。
五是档案咨询服务。档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案为根据，通过口头（包括电话）或书面形式，向使用者提供档案信息，解决使用者的问题，解答提出的有关档案专业知识，包括档案利用手续、各种档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。
六是开放档案文件。开放档案文件是将保密期限已满和其他可以公开的档案文件，解除其封锁限制，向社会开放，只需履行一定的手续即可通过一定方式进行利用。
档案信息的间接利用工作是通过整理、汇集、编写等方式，对现存档案室档案信息进行开发，编辑成各种专门参考资料，向使用者提供完整、系统、精练的二次信息或者三次信息的工作。档案的间接利用是机关档案积极、主动提供档案信息的一种方法，这种方法具有档案信息开发的前瞻性、全面性、科学性的特点，免去使用者查阅、摘录环节，特别有利于调查研究工作。
这里重点介绍以下几种档案信息间接利用的方法：
一是全宗指南。机关全宗指南，又称全宗介绍，它是以本机关全宗为对象范围，以叙述的形式对立档单位及其档案的内容和成分等情况进行报道的材料。
编写全宗指南是机关档案室一项不可缺少的基本业务。通过编写机关全宗指南，可以做到对本单位的历史一清二楚，对本单位档案了如指掌，从而大大增强工作的主动性。由于大多数单位的档案室仅保存本单位一个全宗档案，所以编写全宗指南，实际上就是编写档案室介绍。
二是大事记。大事记是一种以时为经，以事为纬，简明地记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具书。
三是组织沿革。组织沿革也叫组织机构沿革，是以文字或者图表形式，系统地记述和反映某一独立机关自身发展演变情况的参考资料和工具。组织沿革着重记述和反映机关自身在组织系统方面的有关情况，如机关的成立、合并、撤销、复建的情况，机关人员编制和内部组织机构的设置情况等。组织沿革以系统地反映该机关自身发展、变化的历史过程为目的。
四是文件汇编。文件汇编，又称现行文件汇编。顾名思义，它汇编的都是正在发生效力的现行文件，可以说它是现行文件汇集的统称。现行文件汇编是按照一定特征（按作者、或按专题、或按重要程度、或按时间等）组成题目，将有关的现行文件编选成册，为内部印行或公开出版提供利用。开展现行文件汇编的编纂工作，是机关单位在档案编研工作中必不可少的一个重要内容，它具有便于工作查考、提高业务政策水平、进行宣传教育等作用。现行文件汇编常常分为这样几类：重要文件汇编、专题文件汇编、会议文件汇编、发文汇集、法规汇集等。
秘书人员应该掌握这两种利用方式，一方面能够使自己在工作中更加有效地利用档案信息，另一方面也可以有意识地通过特定的方式开发档案信息为机关工作服务。
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