【案例九】新秘书的好意

初为秘书的小美，每天早上提前15分钟上班，包揽了办公室擦桌、拖地、打开水、取报纸等工作。

小美勤快了半个月。在月末的总结会上，王科长特意表扬了她的热情和干劲，同室成员也随声附和。小美却说了一句：“感谢大家的肯定和鼓励，既然大家都感到在洁净整齐的环境中工作心情畅快，我看还是大家一起动手做一次大扫除，然后我们轮流值日。科长，您说可以吗？”大家交口称赞。大扫除做了，值班表也排出来了，办公室焕然一新。有人却在背后议论纷纷，说小美“三天热情劲儿，不知天高地厚，刚来就给排上值日了。以后有热闹看了，照她这劲儿，明儿非和老王竞选科长不可”。

小美听到了这些话，甚为烦恼。

【问题思考】

1．小美的烦恼由何而来，你能为她解除烦恼吗？

2．带来如此烦恼是秘书小美的问题还是其他人的问题，为什么？

【案例分析及参考要点】

从案例中可以看出小美是一个主动积极的人，在行为上也表现出极大的热情和干劲。除了落实好秘书每天的工作以外，还倡议大家一起行动，为王科长提供建议，对办公室环境管理起到了积极的辅助作用，从这个角度来讲，小美是一个比较优秀的秘书。

但是我们也不能忽视，小美在提出建议前是否认真思考过两个问题：一是在提出想法之前是否征求过他人的意见，贸然提出自己的想法是否会有强制之嫌；二是从决策角度看，她的主动和积极是否造成越位。

显然小美对这两个问题都没有考虑周全，才引出大家对她的非议，负面评价开始增多，甚至有人认为她野心勃勃。症结在于其处事方法和思考角度。

小美该怎样做才会有最佳效果呢？

首先，要明确自己的地位，分清楚哪些工作是属于自己该主动完成的，哪些是属于辅助完成的，避免越位。

人们把说话办事、处理问题超出其身份、职权的现象称为越位，也称越权。越位主要包括决策越位、工作越位、答复问题越位、礼仪越位等。小美超越秘书职权去安排工作，构成了工作越位。

出现越位有领导和下属两方面的原因。

从领导的角度来看，有的单位和部门“兵强将弱”，领导控制不了下属；有的是领导过分放权给下属，却缺乏必要的约束力；有的是领导官僚主义严重，不了解下情，不愿做扎实的工作，让下属去处理本该由领导处理的事务。

从下属的角度来看，有的下属或为了显示自己的能力，或为了把工作干得更好，做了一些本来应该由领导做的工作，结果造成工作上的越位。

从本案例可以看出，小美之所以越位，一方面，作为领导的王科长认为办公室清洁工作是小事，无须他来组织安排，这就促使富有工作热情的小美主动挑头安排了这项工作。另一方面，小美越位也绝不是不把领导放在眼里，而是由于盲目的工作热情，没有正确认清自己的地位，工作方法不当所致。这种情况如果具有普遍性，不及时协调，长期下去会导致工作混乱，形成不良的人际关系。因此，对此必须加以重视。

此外，要学会真诚待人，善于沟通交流，把握沟通的时机与方式。秘书作为沟通上下级的纽带，除了要从上司的角度思考问题，还要懂得真诚地关爱身边的同事，做到水平沟通与垂直沟通均顺畅。这样，无论是团队性工作还是独立工作都可以在最低耗能情况下完成。小美积极主动，不能说有错，但初来乍到，对办公室情况不很熟悉，缺乏调查研究，事先又未与同事很好地沟通，自然形成“让自己的光芒刺伤了别人”、独出风头的现象，让领导和其他同事感觉不适，其结果适得其反，也给后面的沟通带来阻力，让自己的声誉受到影响。

从小美身上我们看到，作为秘书，不仅要有对工作的热情和才干，更应该讲求为人处世的方法与技巧。这方面的学问很深，秘书应做个有心人。