【案例二】老崔的开会心得

老崔其实不老，将近四十，在某大报社做记者十几年，自称“老油条”。他的名言：什么人没见过？什么饭没吃过？什么会没开过？什么文章没写过？

对于参加会议，老崔有很深的体会。他对一帮新入职的年轻记者发出了这样的感慨：

我觉得跑会议是最轻松的事。有的会其实是公费旅游，像文联开的什么作品研讨会之类，都是在风景区的宾馆开的。有的是一种老朋友聚会，像某个系统的经验交流会，大家都是同行，平时各忙各的，开会是最好的叙谈机会。像场面宏大的政协会议，有经验的人都知道，开会就是拿着手里的文稿听上面领导逐字去念，此刻最头痛的就是如何打发时间。这不仅对旁听的记者是个挑战，对与会的台下代表也同样是件苦差事。其实，一篇文稿挑自己关心的翻一遍，不过一个小时，但如果要全部听完，就得耗上整整一天，而且谁上去念也已经定好，其他人只能作壁上观。会上无聊的时候可以发短信，想心事，也可以打打瞌睡，休息一下。反正有材料，到时根据报社的需要改改，什么稿子都有了。跑会议不仅不用费太多脑子，还有礼品、辛苦费什么的，真是让人开心的事。

【问题思考】

1．你对老崔的开会心得有何认识？你有没有类似的经验？

2．怎样保证开会不走形式？

3．如果你是主持人，用哪些方法引导和控制会议？怎样避免会议期间消极行为的出现？

【案例分析及参考要点】

开会在每一个组织中都是必不可少的。提高会议的效率和达到会议预期的目标，这是会议的重要方面。说起来简单，但是有多少会议能真正做到呢？从记者老崔的眼中反映出开会的真实情况是这样的：开会是变相旅游；开会是同行聚会；开会是头痛的应付；开会是一种间接的休息。

有人总结了开会出现的多种消极表现，如敌对情绪；或看报纸，保持沉默；或说悄悄话；或频繁出入会场，不断打电话等。因为很多人不知道自己开会要做什么，会前根本没有准备。有的会议提出了问题，但没有解决办法，连初步设想也没有，结果大家一味地讨论，论着论着就跑了题，说了一堆废话。很多会议主持人缺乏引导控制的能力，发言者内容重复，时间拖沓，问题议而不决，开会没有效果。

如何提高会议效率？

按照组织管理理论，会前要做四件事：弄清楚确实需要开一次会；设定现实的、能够达到的目标；确定和安排会议日程；邀请最重要的人物，而不是随便想到的某一个人。会中，要做到准时开会；保持发言者不跑题；制定决策而不只是交换看法；总结和记录决策；让开会者保持参与热情。会后要对决策事项进行跟踪等。

有人建议，如果想缩短会议，一是临下班开会；二是站着开会；三是限定会议时间。如果作不出决议，就说明这个问题不适合在会议上解决。

虽然理论上已经归纳总结出了开会要注意的问题，要求目标明确、强调效率、讲究方法、控制气氛，但事实上如何提高会议的效率和执行力仍然是一个需要长期努力解决的社会问题。