资料的整理与组织

二、资料的整理与组织

通过各种渠道搜集的文献信息通常是繁杂无序，优劣混合，需要经过整理、组织选取最有价值的信息资料。

文献信息的整理过程主要包括阅读、评估、选择、组织。

（一）阅读

通过各种途径搜集到的文献信息首先要通过阅读了解其主要内容，判断有无参考、利用价值。任何选中的资料都应当是与论题有关的，与之无关者应当剔除。

阅读的原则是先中文，后外文，先近期，后早期。阅读一般采取浏览的方式。如果是著作先阅读内容提要、前言，再浏览目次表，以找出其中有参考价值的章节；如果是一篇论文，应先读引言、标题、目录、文摘、关键词。

（二）评估、选择

“该文献与论述题目有关吗？”阅读每一项资料时都必须考虑到这个问题。有些资料很明显是无关的，而有些则不易断定。因此需要对文献信息进行评估、分析、选择。评估的标准一般是相关性、准确性、权威性和时效性。

1．相关性

相关性指文献信息的内容范围是否与论述的题目密切相关，对于信息与需求的关联程度主要靠信息用户的主观判断，挑选出我们认为最接近研究课题的内容。

2．准确性

准确性指信息的真实性，它要求所选信息内容能够准确反映客观现实。对准确性的判断主要利用实验验证或向专家咨询。

3．权威性

权威性指文献的技术内容的科学、精确、完整与成熟的程度。对信息权威性的判断，主要是通过判断发布机构（刊物级别、网站级别等）的权威性，以及作者的知名度和文献被引用频率来鉴别。

在所有资料中，要对真实、准确且具有权威性的材料给予充分考虑，尽量多参考这些信息资料，以保证论文写作建立在比较客观、正确的基础上。

4．时效性

时效性指成果的完成时间或出版时间。因为最新的成果能够反映专业领域中最新研究成就，只有掌握新颖、及时的信息，才能准确把握研究的方向。

英国伦敦政治经济学院电子信息服务图书馆员萨莉·拉姆奇（Sally Rumsey）在《如何查找文献》的专著中提出如下文献信息评估标准：

出处：著者；著作权威；声誉；出版者。

内容：水平；结构；准确度；综合性；时效性；偏见；实质性；独特性；有效性；预期读者；书写和语言；文章结构。

与主题的关系：该著作的重要性；与其他资料相比较。

获取与使用：可用性；可否获得；时间标度；许可；格式。

根据上述评估标准，萨莉·拉姆奇罗列了审查资料时具体的评估要点。

（1）出处

著者　　　　　　著者是谁？

　　　　　　　　著者的资历、声望和信用如何？

　　　　　　　　著者是否与某一公认的组织或机构有任何关系？

　　　　　　　　著者在其研究领域内是人们公认的专家吗？

　　　　　　　　是否有其他专家引用过该著者的著作？

　　　　　　　　假如没有署名的著者，该著作最初的出处是哪里？

著作权威　　　　该著作是否已经被专家审核、鉴定或编辑过？

　　　　　　　　该著作是否得到过什么赞助？或受到某一公认的权威的肯定？（可能出现在前言里）

　　　　　　　　该著作使用的所有参考书目是否来路正当？

　　　　　　　　内容的细节部分是否来源可靠。

出版者　　　　　该出版者是公认的学术著作出版商吗？或是其他公认的出版机构

　　　　　　　　假如不是，出版者的信誉如何？

内容

准确度　　　　　可以从哪儿检查内容的准确度？包括拼写、图表和排版。

偏见　　　　　　出版的原因是什么？比如，拓展知识还是出于商业的目的？

　　　　　　　　有没有明显的或微妙的倾向：政治的、商业的或其他？

　　　　　　　　有没有明显的商业赞助的痕迹？

比较　　　　　　该著作是否与其他资料有重合之处？

　　　　　　　　如果是的话，孰去孰留？

　　　　　　　　著者重复使用了他人的著作了吗？

　　　　　　　　该著作中包含的研究方法和设计是否与研究者用过的方法和设计相似？

信息构成　　　　有描述内容的索引词、描述符、关键词或标题吗？

　　　　　　　　该著作是第一手的还是第二手的？

综合性　　　　　是否有任何论题或因素被忽略了？

　　　　　　　　该著作达到了它声明的目的了吗？

　　　　　　　　内容与摘要或目录相符吗？

　　　　　　　　内容与著者的声明或摘要相符吗？

　　　　　　　　内容充实或太贫乏吗？

　　　　　　　　内容覆盖面太广泛还是太狭窄？

　　　　　　　　研究的论题是材料中主要的论题还是外围性的问题？

时效性　　　　　出版日期是什么时间？

　　　　　　　　从著者构思到书籍出版有一段间隔时间，那么著作是否还有用？

　　　　　　　　如果内容是历史方面的，它是否还实用？

预期读者　　　　该著作是面向谁写的？

　　　　　　　　水平太简单或太高深？

体系架构　　　　章节的划分对读者有用吗？

　　　　　　　　每个标题都起到作用了吗？

　　　　　　　　图表或图解有助于理解吗？

　　　　　　　　内容是否环环相扣，标题有意义吗？是否反映了其内容？

　　　　　　　　该著作是否包含了额外的信息，比如深入阅读或其他相关资料的信息？

　　　　　　　　版面设计和排版是否清晰简洁，方便读者阅读？

　　　　　　　　每一节的长度是否合适，便于读者阅读？

　　　　　　　　索引是否详尽？

实质　　　　　　内容的语气是什么样的？

　　　　　　　　它是严肃庄重的吗？

　　　　　　　　它是有意义的吗？

独特性　　　　　可以从别处找到同样的信息吗？

　　　　　　　　该著作是否包含了开创性的研究或原创的成果？

　　　　　　　　该著作是独特的第一手的资料吗？

有效性　　　　　该著作是否建立在良好的研究基础上？

　　　　　　　　是否包括了参考文献和书目提要？

　　　　　　　　是否有可靠的根据来支持调查结果或任何声明？

　　　　　　　　所有使用的数据的来源都可靠吗？

使用的语言　　　所有的解释都清楚吗？

　　　　　　　　句子的结构是否复杂冗长？

　　　　　　　　写作的风格如何：学术的还是非正式的？

　　　　　　　　文字的语法正确吗？

　　　　　　　　所有的技术术语、首字母缩略词或其他不常见的术语都有解释吗？

（2）与主题的关系

比较　　　　　　内容是否支持或反对另一个该领域的专家？

出版　　　　　　如果是一篇文章的话，所在刊物对其影响力的评价是什么？

意义　　　　　　该著作在其领域中算得上是有意义的著作吗？

　　　　　　　　是否有权威的专家提到过这部著作？

（3）获取与使用

获取　　　　　　完整的著作存在吗？如果存在，在哪里？

可用性　　　　　研究者可以获得内容吗？如果是，能够在允许的时间范围内获得吗？

格式　　　　　　该著作的格式是否能为研究者接受？

　　　　　　　　是否清楚它的格式是什么？（这可能不同于书目提要使用的语言）

　　　　　　　　假如语言与研究者使用的不一样，是否能找到译本？

　　　　　　　　原著发表的国家对内容（比如，思想倾向）有无影响？

许可　　　　　　是否需要特殊的许可才能获得或使用该著作？

　　　　　　　　著作权与其他许可能否及时获得？

　　　　　　　　是否清楚应该联系谁来获得许可。

（4）全局判断

当划定研究范围时，所有的资料是否符合设定的评估标准？

萨莉·拉姆奇的评估标准和具体要点从另一个角度诠释了文献信息选择的相关性、准确性、权威性和时效性原则。

（三）组织

为了下一步有针对性地利用文献信息，对经过阅读、评估、选择保留的文献信息应做好记录，并进行有序化处理。

记录的内容包括文献的题名、责任者、该文献的主要内容及可参考的章节；将筛选保留的文献信息按照其利用价值的主次和内容主题进行组织排列，以备参考利用。