整理文件资料

了解会议文件整理的范围、方法、要求和注意事项，能够对会议期间的文件进行整理；学会撰写会议纪要。

荣昌公司2010年度客户联谊会暨2011年产品订货会于12月13日—15日在江苏省会议中心胜利召开，会议期间形成了很多会议资料，总经理刘刚要求秘书张小丽对会议期间的资料进行整理，将有用的资料整理归档，对没有利用价值的资料进行销毁。

假如你是公司总经理办公室秘书张小丽，你将如何对会议期间的资料进行整理？

会议资料的整理是秘书部门的日常工作之一。会议结束后，秘书人员要做好会议文件资料的收集、整理和归档工作，并及时送交有关部门或人员妥善保管。

秘书人员应首先确定会议文件收集、整理的范围，包括会前分发文件、会中产生的文件和会后产生的文件，然后根据会议文件收集的要求做好相关工作，最后按照文书立卷的原则和工作步骤完成会议文件资料的立卷归档工作。

张秘书在收齐会议文件后，及时整理会议相关文件，加工、修改与会人员的讨论稿，并根据需要形成决议纪要或会议纪要。按照一会一卷的立卷归档原则，及时将与会人员名单、议程汇报的资料、会议记录、会议纪要，会议照片、录像、录音等相关文件资料组卷归档，分门别类地或按时间顺序装订成册。

做好会议文件资料的整理工作，有以下几个步骤。

（1）会前分发的文件，包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件等。

（2）会议期间产生的文件，包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。

（3）会后产生的文件，包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道等。

会议结束后，要及时做好会议文件的立卷归档工作。

会议文件资料的立卷归档是指会议结束后依据会议文件的内在联系加以整理、分门别类地组成一个或一套案卷，归入档案。这是将现行会议文件转化为档案的重要步骤，是档案管理工作的基础。

1．会议文件立卷归档工作的重要意义

（1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。

（2）保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。

（3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。

（4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。

2．会议文件立卷归档的范围

大型会议完整的会议案卷，应包括以下一些内容：

（1）会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等；

（2）会议参阅文件；

（3）会议安排的发言稿；

（4）会议上的讲话记录；

（5）其他有关材料。

3．会议文件立卷归档的工作步骤

将收集的文件资料进行登记→向上级总结、汇报情况→甄别整理、分类归卷→卷内文件的排列→卷内文件的编号、编目→填写卷内文件的备考表→案卷标题的拟制→填案卷封面→移交给档案室→清理、销毁不再利用的纸张。

（一）会议纪要的含义

会议纪要是用来记载会议基本情况、传达会议主要精神和议定事项的会议文书，是一种具有纪实性和指导性的法定公文。它以会议记录为基础加工而成，是对会议记录的抽取、概括和提炼。会议纪要是会后清理和总结阶段形成的会议成果性文件，也是成套会议文件中最重要的文件之一。

（二）会议纪要的内容

1．会议基本情况介绍

会议纪要在开头部分概括介绍会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式及会议主要的成果，然后用“现将会议主要精神纪要如下”等语句转入下文。

2．会议主要精神和议定事项

这是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神、会议所形成的决定、决议准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，也要如实予以反映。

（三）会议纪要的格式

会议纪要由标题和正文组成。在结构格式上不用写主送单位和落款，成文时间多写在标题下方，也可写在文章最后。

1．标题

标题通常由会议名称＋会议纪要构成，例如××公司第五届职代会会议纪要。

2．正文

会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。

（1）导言：主要用来记述会议的基本情况，包括召开会议的名称、时间、地点、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。导言不需写得太长，简明扼要，让人们对会议有个总体的了解。

（2）主体：会议纪要的核心部分，包括会议的主要精神、会议的议定事项、会议上达成的共识、会议上布置的工作和提出的要求、会议上各种主要的观点等。主体的写法一般有以下四种。

①分类标项式。这种写法适用于篇幅较长的会议纪要。有的会议开的时间很长，研究的问题很多，需将会议讨论的内容依其内在联系和逻辑关系等归纳成几个方面，分项撰写并冠以合适的小标题。

②新闻报道式。这种写法有点类似于新闻写作中的消息写作，适用于办公会等日常工作例会的纪要。内容包括会议进行程序、会议概况、会议议题、讨论意见、决定事项等，依次写出即可。

③记录摘要式。这种写法就是对会议记录的摘要和整理，其特点是平直易写，有点像流水账。这种写法可以使每个人的意见得到比较明确、充分的表达，便于事后查考。有些为解决纠纷而召开的协调会的会议纪要可采用这种写法。

④指挥命令式。这种写法主要用于书写会议决定事项，会议情况一笔带过，简练明快，多用于安排部署重要工作的会议。一般都这样写：“会议决定：……”，“会议同意……”，“会议通过了……”等。

（3）结尾：一般写对与会者的希望和要求，也有的会议纪要不写专门的结尾用语。

（四）会议纪要的拟写要求

经过领导签发的会议纪要是会议的正式文件。这种文件应当简短扼要、观点鲜明、确切说明事项，不必发表议论和交代情况。其要求具体有以下几点：

（1）实事求是，忠于会议实际；

（2）内容要集中概括，去芜取菁，提炼归纳；

（3）条理清晰，层次分明，一目了然。

·训练目标

掌握整理会议文件的一般方法和要求。

·知识要求

会议文件资料收集、整理的要求和步骤，会议纪要撰写的方法和要求等。

·训练要求

（1）对会议文件进行整理，根据荣昌公司2010年度客户联谊会暨2011年产品订货会的会议情况撰写会议纪要。

（2）先把班级学生分成若干小组，每个小组有3～4名学生。根据背景资料，进行实际演练，并按照要求完成相应的实训任务，演练如何筛选有利用价值的会议资料，并对会议资料进行整理、归档。

（3）将筛选出的有利用价值的会议资料按照一定的分类进行整理和归档。

（4）全部实训任务应在2课时内完成。

（5）实训任务完成后，学生必须参加实训成果汇报，汇报后，先由学生之间互评，接着由教师进行点评，最后教师根据学生实训任务完成情况，并结合学生成果汇报时的表现综合评分。

·任务描述

在一次商务会后，新来的秘书面对一大堆会议文件资料不知怎样立卷归档。她把主要文件与一般文件混在一起归档。若你是有经验的秘书，你会如何指导新来的秘书？

某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷归档，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署的意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。在听说此事后，合作方中止了与该公司的合作。请分析秘书工作失败的原因并告知应怎么做。

·操作提示

（1）教师提供一堆较乱的材料（包含上述任务中的相关材料）。

（2）学生事先观摩学习企事业单位办公室或档案部门材料整理工作的实景。

（3）提供实训条件。