整理有关背景资料

在工作分析中，有些信息需要去实地收集，而有些现存的背景资料对于工作分析也是非常重要的，不能忽视。对工作分析有参考价值的背景资料主要包括：企业现有的资料、国家职业分类标准或国际职业分类标准。

1.企业现有的资料

(1)组织结构图

组织结构通常是通过组织图描绘出来的，组织图中既包括了纵向的报告关系，同时也包括了一些横向的职能责任。

①组织结构的维度。

组织结构的两个最为关键的维度是集中化和部门化。集中化所指的是决策权力集中于组织结构图上层的程度，它与将决策权分配到组织图的较低层次上的做法(也就是说，决策权的分散化)是相反的。部门化指的是各个工作单位在多大程度上是根据职能的相似性或者工作流程的相似性而进行分类的。

②组织结构的形式。

企业常见的组织结构形式是职能式组织结构和事业部组织结构两种。

实例1

职能式组织结构图

实例2

事业部组织结构图

(2)流程图

组织结构对创造产出的不同个人以及工作单位之间的静态关系提供了一种全面的概观，而工作流程设计对于投入转化为产出的动态关系提供了一种纵向的透视。相比较而言，流程图比组织图更为详尽，它表明了工作之间是如何彼此联系的。

提醒您

组织图提供的是粗略的框架，而流程图则提供了特定工作的更为详尽的分析。在实际的工作分析收集方法采用之前应该参考这些相近的资料来源。

(3)部门职能说明书

部门职能说明书规定了组织中的一个部门的使命和职能，而工作分析就是要将部门的职能分解到下属的职位上去。仔细研究现有部门的职能说明，可以将部门的职能全面有效地分解到部门内部的各个职位上。

【实例】

××公司人力资源部只能说明书

续表

(4)企业中现有的工作说明资料

在刚组建的企业中，并没有进行过工作分析，其职位说明资料仅仅是企业的规章及供招聘的广告等少量资料。而在已走入正常发展轨道的企业中，关于职位描述方面的资料则要多一些。有很多企业，都定期或不定期地实施过工作分析，因此，在这些企业中一般会有一些现成的职位职责、职位描述等资料。这些现有的资料尽管可能不尽完善，或者由于工作的变化已经与现在的实际情况不符，但仍会提供工作的一些基本信息，因此仍然具有参考价值。

2.国家职业分类标准

职业分类是采用一定的标准，依据一定的分类原则，对从业人员所从事的各种社会职业进行全面、系统的划分与归类。职业分类的基本依据是工作性质的同一性。我国的职业分类辞典中将职业分为大类(8个)、中类(66个)、小类(413个)和细类(1838个)四个层次，依次体现由粗到细的职业类型。每一个层次都有不同的划分原则和方法。大类层次的职业分类是依据工作性质的同一性，并考虑相应的能力水平进行分类的；中类层次的职业分类是在大类的范围内，根据工作任务和分工的同一性进行分类的；小类的职业分类是在中类的范围内，按照工作环境、功能及其相互关系的同一性进行分类的；细类的职业分类即为职业的划分和归类，它是在小类的基础上，按照工作分析的方法，根据工艺技术、对象、操作流程和方法的相似的同一性进行分类的。

提醒您

在进行工作分析时，首先可以查阅职业分类辞典，找到类似的职位描述，然后进行适当的参考、借鉴，但一定要注意，不可照搬现有的资料，只可将现有的资料作为参考。