资料的整理与复核

第一节　资料的整理与复核

一、资料的整理与复核

资料的整理与复核与进行调查同样重要，它是保证资料完整与真实的必要步骤。因此，每一位调查员，在结束当天的调查后，必须对当天的资料进行整理与复核。只有这样，才能及时发现问题，在发现问题的当日或次日必须进行回访，对发现的问题重新访问或是追问核实，以弥补不足。

在调查过程中，一般以天为单位，进行资料的整理与复核，这是属于统计资料收集—整理—分析的第二阶段。这个工作有两种职能：一是可剔除废卷，为后来的统计工作做准备。二是可以及时纠错。这时的问卷是半成品，有的不符合抽样原则，要剔除，有的有漏填、误填、系统错误需及时纠正和回访。资料的整理与复核是以问卷为单位进行“去粗取精，去伪存真”和“查缺补漏”的一道工序。一般有这样几类工作：

首先是分类汇总上交。由各组组长将组内成员所做问卷收齐，交给检验员或督导员。检验员和督导员应以组为单位将问卷汇总，按时间先后顺序，把各组成员问卷按人排列在一起，不要打乱。每一组放在一起，其中每个人的又单独放在一起。

其次是初步审核。对照抽样方案的明细表和各组任务，逐组对照，剔除其中不符合抽样方案的问卷，并且登记在案，集中保管。

再次是进行细审，按个人逐页检查，并将发现的问题按人记录。在此之前应建立一个以人和工作日为横纵标识的勘误列联表。主要看以下几项：一是空缺率。如果空缺率太高，应该填的没填，这样的问卷理论上应视为废卷，但在此之前应找来调查员询问原因，确定是否回访。二是逻辑检验。一般应建立几种逻辑检验方案。有条件的，可以将每天的问卷编码输入电脑，利用事先编好的逻辑检验程序进行检验，减少手工检验的劳动量。三是更详细的内容检验，一般有几下几点：

1.答案的完整性。

经过调查员复核的问卷，应该是一份完整的问卷，问卷完整才是有意义的，才有可能去考虑其真实性和可信性。问卷的完整主要包括以下几个方面：

（1）不存在漏答错答现象。由于调查是一种大脑高度紧张的活动，因此，调查员有可能漏掉其中某个问题。尤其是当问卷设计得较为复杂时，更容易发生漏答现象，调查员应该逐题检查，对于跳答正确与否要特别注意。跳答的问题虽不容易漏答，但是很容易错答。即对不该回答的部分做了回答，有时被访者不符合需要回答的情况，但在调查员执著的要求下，勉强回答了，结果有时甚至会不合乎情理。

（2）篇幅完整。调查员的问卷不完整还有一种情况是篇幅不完整，尤其是封面不完整的情况经常出现。根据抽样方案，被访者、户名、编号都是严格一一对应的，但有的调查员在做调查时，为了尽快完成问卷，总想把这些与问卷内容“无关”的内容留到做完调查回到驻地后统一填写。这样很容易造成篇幅的不完整，因为做了一天或几天的调查后，调查员往往会发现，他们把这些信息都忘掉了，结果就造成了一批“无头”问卷。有的调查员为了保证篇幅完整，张冠李戴，在回访时才发现走错了户。篇幅完整是复核时首先要看的。

（3）记录充分。这包括两方面：一方面是开放性问题，要有具体明晰的答语，而且要求是现场记录下的。有这种情况出现：有的调查员做了几十份问卷，开放性问题都是“无”或“无意见”，这是不符合常理的。一般情况下，调查对象配合调查员做了问卷，当做到最后时（开放性问题一般设置在最后），通常要发表些意见、看法，这时要求调查员应予实录。在开放性问题中，不能自以为“与调查内容无关”而填“无”。像这位调查员，开放性问题填的都是“无”，其实他的这几十份问卷都是不完整的。复核时，看开放性问题的填答情况，一般就可以发现调查员是不是很认真。另一方面是要有其他记录和备注内容。这部分一般在问卷上不作要求，问卷上的答案填完了即可算一完整问卷。但问卷是记录调查信息的载体，对其不能涵盖的内容，是需要手工填答的。复核时，应汇总每一位调查员做的所有问卷，看每一位调查员的记录的特点。如果调查员从不记录，那么我们应该认为他（她）的问卷是不完整的，因为在多次调查中，肯定会有需要记录的内容。即便他（她）的问卷上的封闭和开放性问题可能无一遗漏，但只能说他答案记录比较完整，问卷不一定完整。问卷完整与否，也只是测量调查完整与否、完备与否的指标之一。

2.资料的真实性。

只有当所获资料是真实的时候，调查才变得有意义。对真实性的检验主要表现在以下几个方面：

（1）被访者在回答时是否存在着前后矛盾的现象，有些矛盾是在访问当时就可以发现的，而有的可能是因为当时紧张、忙碌而忽略，只有从卷面上寻找是否存在矛盾点。例如：被访者在问卷前半部分回答家庭年总收入为一个数目，在后半部分各项年开支加起来的数目与家庭年总收入相差很大，这里面有很多种可能，因为调查员不是当事人，他（她）无权决定以哪个为准，这里面是否还有其他原因，调查员所能做的就是重返被访者家中，进行回访。回访时便是有针对性的，不会占用太多时间，只是调查员要辛苦一些。因此，调查员应将资料的整理与复核工作分出一部分在已经结束访问，但尚未离开被访者家中时进行。

（2）有明显的不合情理之处。有时候，调查员在整理问卷时，会发现被访者的某些回答按常理无法解释，但是，这并不一定代表被访者的回答是虚假的，有时候，也会有其他原因夹在其中，只不过是被访者在当时没有说清楚罢了。因此，当调查员整理问卷发现不合情理之处时，不能草率下结论，必须再次去向被访者请教，并将被访者解释的原因在问卷空白处记录。

二、回访与资料交接

资料的整理与复核工作要求有及时性，应该以天为单位，目的就是能够发现问题，及时地让调查员去回访。回访是调查工作的重要一环。它可以大大提高问卷的完整率，大大降低问卷的错误率，提高问卷的有效回收率和整体质量，甚至使问卷“起死回生”。这是一项必不可少的工作。

那么，什么样的问卷需要回访呢？一般说来，除了不符合抽样方案的废卷外，属于抽样名单范围内的问卷，只要有条件可以回访的，在问卷出现了必须与调查对象当面咨询才能填补上或澄清的问题时，都应该回访。当然，这还要视具体情况而定。比如，没有抽样名单的调查，如偶遇式的，就不存在回访的问题。再比如，调查的时间很紧，或转移了调查地点才发现的错误，就不容易回访了。这时可以做这样的处理：如果问卷残缺率、错误率特别高（具体标准也不能一样），或者有重大逻辑错误，就应把此问卷视为废卷。如果残缺率、错误率不高，或没有重大逻辑错误，则可把这些残缺的或错误的选项定义为缺省，以免到后来影响分析，造成错误的分析结果。但是，有条件的一定要回访。

回访一般由该问卷的原操作者进行，即由谁做的问卷，就由谁去回访这份问卷。这样有很多好处。一是调查员对自己的调查已经有了印象，有经验，预先知道了调查对象的很多情况，第二次就比较容易和调查对象建立工作关系，如果换了人，势必要重新与调查对象建立工作关系，或者要有一番解释，这都会降低调查的效率，增加调查对象的疑虑，影响调查的质量。二是调查员对自己的错误容易把握，而对别人的错误就需要重新记忆或特殊标记。即便如此，以往笔者做回访的经验表明，回访其他调查员的调查，往往会遗漏一些东西。三是调查员对自己做过的调查轻车熟路，可以很快找到被访者的住址，如果由另外的人来做，可能就要重复前一位调查员的寻找过程。四是由调查员本人回访自己做过的调查，可以强化其对自己的错误的认识。即他所犯的错误，他自己又在实际环境中进行了纠正，可以加深印象，避免再错。另外，自己做错自己回访，又是一种责任制，可以敦促调查员提高第一次调查的质量，免得再费二遍事。

当然也有的时候回访是由其他人进行的，如其他调查员、督导员等。这往往是在调查和回访有分工的情况下，即有人专门负责回访。也有这样的情况，即复核员或督导员认为调查员所犯错误背景不清，情况复杂，调查员不能独立解决，或者对调查员的诚信度产生了质疑，想亲自去看一看，查一查有没有弄虚作假的情况出现。

调查员回访应该注意哪些问题呢？首先应该做好回访的准备工作，应该把所遗漏的部分和所犯的错误记录在卡片上，并重读问卷，把问题标记出来，以便在回访时能够快速地找到问题，提高工作效率；其次，应该能做到理解自己出现的问题的症结，到底错在什么地方，没弄清楚之前不应该去回访，因为如果问题得不到很好的解决，很可能要引起再回访。所以在第一次调查时要尽量把问卷做好，出了问题，一定要争取在一次回访中全部解决。要做到这一点，就应该在回访前做好周密的准备。另外，调查员应该利用每次回访，有意识地反思并努力提高自己的调查技术。因为有很多空缺和错误，都是由于调查员与调查对象没有很好地建立工作关系，没有很好地运用访谈或询问的技巧或语言导致的。出现了错误之后，调查员应该首先想到的是这种错误是不是由于对问题的理解有误而出现的系统错误，其次应该反思是否自己运用的调查技术和言语不当，误导了调查对象，或不能够让调查对象说出自己的真实想法所致，这样，就要求调查员能够在第二次介入时应该有所反思，并尝试运用新的调查技术，纠正自己以往调查中的错误做法，以期提高自己的调查技术。对调查员来说，回访不是什么“丢人现眼”的事情，任何一个好的调查员都会遇到回访的情况，百密尚存一疏，优秀的调查员能够以回访为契机，提高自己的调查技术和对课题的理解程度，这样才能在接下去的调查中越做越好，回访率越来越低。

另外，回访一般都有两种情况，一种是错误率和空缺率主要是由调查员的错误导致的，这种情况下，只要调查员认识到了错误原因，就可以很容易把回访成功地进行下去。因为调查对象在第一次做调查时能够配合得很好，那么第二次登门就更不会拒绝了，而且既然是查缺补漏，必然不会占用调查对象特别多时间，因而容易进行，甚至可以利用电话回访。另外一种情况，如问卷不完整或错误百出，主要是由调查对象故意隐瞒或不愿配合导致的。这种情况下，回访的难度比较大，很可能遇到更加敷衍的态度或生硬的拒绝。这时，回访能不能成功地解决问题，能不能出现工作关系的转机，就要看调查员的技巧了。这时调查员一定要更加谦虚、和善、耐心，如首先告诉调查对象，这次只是几个问题没弄明白，再来向您请教，不会占用您太多时间，几句话就完事，等等，再坐下来慢慢地问，直到把问题解决了为止。