会计核算软件流程

第二节　会计核算软件

一、会计核算软件的概念和演进

简单地说，计算机软件就是指使计算机正常工作的一组程序及其附属的数据及文档。从分类上讲，软件分为系统软件和应用软件两类，而会计核算软件是应用软件中的一种。应用软件是采用某种计算机语言编写的，通过系统软件的支持，使计算机帮助人们解决某方面问题的计算机软件。因此，会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算等软件，均可视为会计核算软件。

从会计核算软件的发展过程来看，有人工管理、文件管理系统和数据库系统管理三个阶段：

（一）人工管理阶段

在将计算机技术应用于会计工作的初期（人工管理阶段），所开发的会计核算软件主要用于会计业务的单项处理。此时的会计核算软件主要是模仿手工会计数据处理的方式和程序，着重解决那些数据量大、计算简便但重复次数多的单项会计业务，如工资计算、固定资产核算等，各单项会计核算软件并没有有机地集成起来。其会计数据与会计核算软件程序的关系如图11-2所示。

图表11-2　人工管理阶段的会计数据与程序关系

（二）文件管理系统阶段

随着计算机技术的发展和会计电算化工作的深人开展，单项独立的用于某项会计业务的软件，造成了多种会计业务相互之间不能连贯执行，会计信息不能共享，会计工作效率不高的状况，已不能适应企业管理的需要。因此，随后开发的会计核算软件，把会计部门内的各种单项软件进行有机的整合，形成一个处理会计业务的完整的会计信息系统（文件管理系统阶段）。此时的会计核算软件实现了会计部门内各项工作的集成，但是，它只是企业会计部门专用的信息系统，在物理上独立于企业其他部门的信息系统，被动地依赖业务部门提供数据，它对管理决策的支持只能是提供事后的统计、分析和评价，而无法有效地进行事中控制。此时的会计核算软件基本上实现了计算机替代手工会计核算的目标，实现了主要会计核算业务的自动化，其会计数据与会计核算软件的关系如图表11-3所示。

图表11-3　文件管理系统阶段的会计数据与程序关系

（三）数据库系统管理阶段

随着管理信息系统的发展和在企业应用的不断深入，会计电算化日益与企业管理活动相互渗透和结合，逐渐形成了企业管理信息系统的一个重要子系统，此时管理信息系统的一个重要发展是ERP系统的推广和应用。

ERP是英文Enterprise Resource Planning（企业资源计划）的简称。ERP是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想为基础，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP的主要目的是整合、优化企业资源。

ERP系统集信息技术、网络技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映了时代对企业合理调配资源、最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的管理平台。

ERP的合理运用改变了企业运作的面貌。ERP通过运用最佳业务制度规范（business practice）以及集成企业关键业务流程（business processes）来发问和提高企业利润，市场需求反应速度和企业。同时，企业处在日新月异的市场机遇、价格和服务水平等的挑战环境中，必须不断改变、改善企业经营模式，提高企业竞争力。以往仅仅关注于企业内部的流程改善，产品开发和制造水平的提高已经不足以面对现时的市场环境。事实说明，处在现代竞争环境的企业要保持生存和持续发展必须与商业合作伙伴充分协调一以建立一个具有竞争优势的价值链。ERP软件的合理运用可以帮助企业内部业务操作合理化，同时运用功能丰富的协作/合作技术可以帮助企业在合作企业群体和贸易伙伴之间提高管理水平，扩展企业竞争空间和提高综合能力。

ERP系统中的会计信息系统包括财务会计和管理会计两个子系统，财务会计子系统处理日常的财务作业，并以企业实体为单位对外出具规定格式的各种会计报表；而管理会计子系统则以企业内部管理为目的，可以灵活设置核算对象，从财务角度为管理提供信息。ERP中用于处理会计核算数据部分的模块为财务会计模块，我们把它也纳入会计核算软件的范畴。

数据库系统阶段的会计数据与数据库的关系如图表11-4所示。

图表11-4　数据库系统阶段的会计数据与数据库关系

二、会计核算软件的分类

（一）通用和专用会计核算软件

按会计核算软件的通用范围划分，会计核算软件分为通用会计核算软件和专用会计核算软件两种。通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件。通用会计核算软件的特点是：软件可以在多个单位使用，一次开发，多次使用，研制效益比较高。但这类软件研制难度较大，而且并不是所有类型的企业都适用，只能在一定范围内通用。专用会计核算软件一般是指由使用单位自行开发或委托其他单位开发、供本单位使用的会计核算软件。专用会计核算软件的特点是：由于这类软件研制开发过程中只考虑某一个单位会计处理的特殊性，因此该单位使用很方便，但往往难以适用于其他单位的会计工作。

在我国，通用会计核算软件的历史还不长，只有20多年的时间，但发展却十分迅速。早期，人们一度将争论的焦点集中于会计核算软件能否实现跨地区、跨行业的通用化方面。随着计算机技术的发展，随着会计工作的标准化和我国会计改革的深入推进，人们逐渐认识到，会计工作有比较严格的工作规范和比较统一的工作方法，只要采用先进的计算机技术，认真研究会计工作流程和会计工作方法的规律、共性和特性，会计核算软件是完全可以实现通用化的。在某些领域，专用会计核算软件也发挥着重要作用。专用会计核算软件在特殊行业、特殊单位中，更适合企业的实际需要，可能比通用会计核算软件发挥更大的作用。此外，还可以在通用会计核算软件的基础上开发专用模块以适应某些特殊的行业和企业。

（二）单用户和多用户会计核算软件

按硬件结构划分，会计核算软件可分为单用户会计核算软件和多用户（网络）会计核算软件。单用户会计核算软件是指会计核算软件安装在一台或几台计算机上，每台计算机的会计核算软件单独运行，生成的数据只存储在各自的计算机中，计算机之间不能直接实现数据交换和共享。多用户（网络）会计核算软件是指将会计核算软件安装在一个多用户系统的主机（或计算机网络的服务器）上，该系统中各个终端（工作站）可以同时运行软件，且不同终端（工作站）上的会计操作人员能够共享会计信息。

目前大多数大、中型企业使用的会计核算软件是多用户会计核算软件。

三、会计核算软件的功能模块

会计核算软件的功能模块就是会计软件的各种功能，如账务处理、报表编制、工资核算、固定资产核算等，在软件当中都分别是一个独立的子系统，这个子系统就是会计核算软件的功能模块。

会计核算软件要完成各项会计工作的处理，必须具备各种功能。会计核算软件中具有相对独立的会计数据输入、处理和输出功能的各个组成部分（一组程序）被称为会计核算软件的功能模块，也就是说会计核算软件的功能模块一般就是按照软件所实现的会计工作内容和工作流程来划分的。

（一）会计核算软件的构成

会计核算软件要替代手工完成会计工作，必须与使用单位所采用的会计制度、核算方法以及工作习惯相适应。由于使用单位的企业规模、行业特点、性质和管理水平各有不同，企业对会计工作的要求也存在差异，因此会计核算软件所划分的功能模块也不能一概而论地要求完全一致。但是会计核算软件通常分为账务处理、应收/应付款核算、工资核算、固定资产核算、采购核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等功能模块。

财政部在1994年发布的《会计核算软件基本功能规范》中详细规定了会计核算软件所应具备的功能模块及其内容。其中账务处理模块是会计核算软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起，构成完整的会计核算系统。

一个完整的会计核算软件系统如图l1-5所示。

图表11-5完整的会计核算软件系统模块构成

下面简要介绍会计核算系统中几个主要的功能模块。

1.账务处理模块

账务处理模块通过输入记账凭证（或原始凭证），经审核后的记账凭证由系统自动过账到相应的明细账和总账，并提供查询、打印、数据备份等功能。

账务处理模块提供系统初始化功能，目的是把手工会计账簿资料录入到会计核算系统中。同时，账务处理模块还提供系统维护、权限设置、系统日志管理等功能。为了更好地完成账务处理工作，很多会计核算软件的账务处理模块还提供了记账凭证汇总、银行对账、清理往来账等功能。

2.报表处理模块

报表处理在会计核算软件中能够完成企业对外、对内各种会计报表的编制、生成、浏览、打印、分析等功能。会计报表的设计和生成功能应该使会计人员能够灵活地定义报表格式和报表数据来源（定义取数公式）与报表的勾稽关系，由计算机自动生成所需的会计报表。

3.应收/应付账款核算模块

应收/应付账款核算模块的主要功能是完成企业应收/应付账款的日常登记，并编制记账凭证；处理企业在进行资金往来结算过程中发生的各种结算票据，尤其是各种应收/应付票据的登记、利息计算等；进行应收账款的账龄分析；自动勾对往来账款等。

4.工资核算模块

工资核算主要完成企业职工的工资计算、工资分配的入账等工作。与手工工资核算形式一样，工资核算采用工资表计算每名员工的工资，因此，工资核算模块应该提供工资表和工资计算方法的设计功能；工资核算模块还应该提供灵活的输入功能，满足员工基本资料、每月更新资料、批量更新资料的方便录入；工资核算模块应该提供计算功能，可以计算职工的应发工资和实发工资，个人所得税的自动计算；如果有银行代发工资业务，还应该包括文件格式转换功能。一个单位中，如果工资核算模块与账务处理模块同时在使用，为了方便起见，工资核算模块还应该包含入账功能，即能编制工资分配的记账凭证，并记入账务处理模块中。

5.固定资产模块

固定资产模块主要完成两个功能：一是固定资产增减变动情况的登记；二是根据各种折旧计算方法计算固定资产折旧。固定资产模块还包括固定资产卡片的定义和计提折旧方法的定义功能；折旧计算与入账功能（即完成固定资产的折旧计算和折旧入账）。

（二）账务处理模块与主要核算模块间的联系

账务处理模块在会计核算软件中处于核心地位，它与其他各个单项核算子系统都有着十分紧密的关系。由于账务处理模块主要以会计凭证为数据处理对象，而会计凭证包含的信息相对比较全面、标准，因此账务处理模块与其他模块问的联系也主要表现为凭证数据的传递。对于整个单位，通过账务处理模块可以获得全面完整的会计信息，对于每一个核算岗位，可以从账务处理模块获得主要的核算数据。

四、会计核算软件与手工会计核算的异同

会计核算软件主要替代了手工会计的记账、算账、报表生成等工作，其会计数据处理主要由计算机系统来完成。会计核算软件的会计核算方法与手工会计在原理上是一致的，但由于会计核算软件的会计数据处理工具和方式与手工会计核算存在一定区别，因此也造成了会计核算软件与手工会计核算在处理会计数据具体方法方面，既有相同也有不同。

（一）会计核算软件与手工会计核算的相同点

1.目标一致：二者的目标都是进行会计核算，提供与决策相关的会计信息，参与企业经营决策，提高企业经济效益。

2.遵守共同的会计准则和会计制度：会计法规是进行会计工作的法律依据。会计准则和会计制度是指导会计工作的规范。会计法规不能因为约束对象所使用的操作工具或操作手段的改变而改变，手工会计核算和会计核算软件同样要遵守相关的会计法规。

3.遵守共同的基本会计理论和会计方法：虽然会计核算软件是依据现代信息技术开发而成，现代信息技术极大地改变了会计数据处理的方式，但会计核算软件始终是处理会计业务数据的。无论信息技术如何变化，会计核算软件开发所依据的会计理论和会计方法与手工会计核算所采用的都是一致的。因此，会计核算软件与手工会计核算要遵守共同的基本会计理论和会计方法。

4.会计数据处理流程大体一致：手工会计核算处理数据处理流程是：会计制证人员根据原始凭证制作记账凭证、审核人员审核记账凭证、记账人员把审核过的记账凭证登记到明细账和总账，结账前进行账账核对及账证核对等工作，月末结账并生成报表。会计核算软件的数据处理流程与手工会计核算大体一致，只是有些步骤由于计算机处理的特点而取消了。例如，由于采用了计算机处理，账账核对及账证核对步骤取消了。但总体来看，会计核算软件的数据处理流程本质上是模仿手工会计核算流程的，因此两者的会计数据处理流程基本相同。

（二）会计核算软件与手工会计核算的区别

1.会计核算工具不同：手工会计使用的会计工具是算盘、计算器、笔、纸张等。会计核算软件系统是一个人机结合系统，最大特点就是使用计算机来处理会计数据。数据处理程序已经存储在计算机中，数据处理过程按程序自动完成，尤其是记账及报表生成的工作过程无须人工干预。

2.会计信息载体不同：手工会计核算会计信息是以纸张为载体，而会计核算软件处理的会计信息是以电子数据的形式存储在磁性介质、光盘存储介质等非纸张的存储材料上，其特点是信息存储量大，检索方便、快速。

3.记账规则不完全相同：手工会计核算采用平行登记法分别登记明细账和总账，以便检验登账的正确性。会计核算软件登账（记账或过账）操作由软件完成，登账的正确性是由软件的正确性来保证的，只要记账凭证数据录入正确，就能保证账实相符。

4.账务处理流程类型存在差别：由于企业规模和会计业务的繁简程度不同，在手工会计核算中，以登记总账的方式不同来划分出不同的账务处理程序，一般会计部门会选定其中的一种来规范本企业的账务处理程序。会计核算软件处理会计数据是由计算机完成的，计算机由于处理速度快、存储容量大，一般不会因会计数据量大而影响记账，因此不用区分登记总账的方式，也就无所谓区分账务处理流程类型。

5.内部控制方式不同：手工会计核算主要靠会计人员在工作中遵守各项规章制度，按照工作流程，加强不同岗位间的稽核工作来达到内部控制的目的。由于会计核算软件利用了计算机处理数据的特点，在数据处理方法上与手工不同，造成了原手工会计下的部分控制方法被融入到会计核算软件中，因此以会计核算软件运用为主的会计工作中的内部控制中，有一部分控制被会计核算软件所取代，在这种情况下的内部控制特点主要表现为软件控制和人工控制相结合，内部控制向综合控制发展。