为什么核酸检查结果显示不出来

第三节　系统初始化

在实际应用环境中，会计电算化账务处理系统可以是单独的一个系统，也可以是在财务软件或者ERP系统中的一个子系统。从当前会计电算化应用的实践来看，会计电算化账务处理系统作为财务软件或者ERP系统中的一个子系统相对于中大型企业来说更为普遍，本教材以会计电算化账务处理系统作为财务软件或者ERP系统中的一个子系统为应用环境进行介绍。

系统初始化是系统首次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置，基础数据、初始数据录入的过程。在会计电算化账务处理子系统只是一个子系统的环境中，系统由多个不同功能的子系统组成时，系统初始化可以分为两个层次：整个系统的初始化工作和各个子系统的初始化工作。整个系统的初始化工作所包含的内容一般对于各个子系统而言是公用的资料和设置，其初始化的内容可能会涉及多个子系统的运行，不特定的专属于某个子系统。各个子系统的初始化工作主要是完成特定子系统运行中所需要的设置，数据、资料等的录入，以保证子系统按照企业要求运行。

系统初始化是非常重要的一项工作，它是整个会计信息系统运行的基础。系统初始化工作是否按要求完成，是否符合本企业需求、是否完整，都将影响后续的核算工作能否顺利、正确的进行。系统初始化工作也是会计核算账务从手工方式转向电算化方式的交接点。手工核算方式和电算化核算方式存在着差异，如何无缝地进行转换，也是系统初始化需要考虑的重要问题之一。因此，在对软件系统进行初始化之前，需要根据系统要求和企业自身特点，将手工方式下的相关数据、制度等按照软件系统的数据格式和要求进行明确、调整和整理，为初始化工作做好准备。

一、系统级初始化工作

系统级初始化工作包括创建核算账套，用户设置、用户权限设置，会计科目设置、凭证类别设置，外币及汇率设置以及相关基础档案的设置。

（一）创建核算账套

账套是用来存放一个会计主体所有的业务数据和资料的。一个会计主体核算所需要的所有数据、资料等都存放在一个对应的账套里，并且以一定的数据联系存在。一个账套对应一个会计核算主体，并且在系统中拥有一个自己唯一的编号，即账套号。每个账套有一个账套名称，用以标识会计核算主体。在通用会计软件的账务管理系统中一般可以建立多个账套，以便满足不同单位的多层次的需要。

在创建账套时，需要进行账套相关属性的设置，包括账套编号、账套名称、核算单位信息、所属行业、启用日期、记账本位币、会计主管、科目编码方案、预置会计科目（即按企业所属行业将行业通用一级会计科目添加到系统会计科目文件中去，减少手工输入会计科目的工作量，企业只需要根据自己的特别需求在预置的会计科目上进行修改、增加等就可以了）、会计期间、账套启用时间等。

账套作为存放一个会计核算主体的所有核算数据和资料的总和，其内部还包含有子结构，即年度账。一个账套对应一个会计核算主体，而一个年度账内的数据则是一个会计核算主体的一个年度内的所有数据和资料。按照时间的延续，在一个账套内可以包含多个年度账，因此，年度账是按照时间推移而逐步增加的。在系统初始化第一次建立账套时，系统会自动为当前年度建立一个年度账，当前年度的所有核算数据和资料存放在当前年度账里；当本年度结束进入到下一年度时，需要执行手工操作来建立一个新的年度账。账务处理系统、账套、年度账之间的关系如图3－9所示。

图3－9　账务处理系统内部数据结构

由于账套和年度账所对应的主体不一样，在日常工作中，有些操作也需要区别。例如在对数据的备份和恢复时，如果需要备份会计核算主体的所有核算数据和资料，则应该选择备份账套。如果是对会计核算主体的某个年度的核算数据进行备份，则应该选择备份年度账。在数据恢复时，恢复账套数据，只需要计算机中存在账务处理系统即可；如果恢复年度账数据，则需要年度账所属的账套已经存在于账务处理系统中，恢复年度账则是将其恢复到其所属的账套下。后面讲到用户管理和权限设置时还会提到，对于账套和年度账的操作也是由具有不同权限的人员来执行的。

（二）设置操作员及其权限

对于任何信息系统而言，系统的用户都需要根据其各自不同的岗位、分工来设置其对于系统的可操作权限，对操作员的操作权限进行严格的控制，明确其职责范围，严格执行内部控制制度，做到不相容职责必须分离，不相容岗位必须分离，处于不同处理层次的工作要分离，管理或接触重要数据的工作与其他工作要分离。

一般系统中有一名系统管理员，负责对系统中的用户进行相关的管理工作和设置，主要分为用户管理和权限管理。用户管理即是指定哪些用户是系统的合法用户，可以进入到系统中；权限管理则是为合法用户指定授权的操作，即是保证“正确的人做正确的事”。用户管理是为系统增加合法的操作用户，为每个用户确定用户名，设置登录密码。用户在登录系统时，会要求输入自己的用户名和密码，只有两者同时正确时，才可以登录到系统中。这是保证只有授权合法的用户才能登录到系统中。权限设置是为系统中的合法用户分配其各自能够拥有的操作权限，其设置是根据每个用户在企业和核算工作中所担任的职位、分工等来完成的。每个用户只能被授权于其岗位或职位能够进行的操作权限，对于没有权限的操作不能进行，没有权限的数据也不能查看。每个用户可以修改自己的登录密码，但不能修改自己的授权权限。在账务处理系统中，一般要求用户的登录名即为用户的真实姓名，这是会计核算工作的要求，也是保留必要审计线索的重要手段。因此，在日常工作中，每个用户保护好自己的登录密码不被盗取，对于系统安全和用户自身责任来说都是尤为重要的。

在有些系统中，除了用户管理和权限管理外，还有角色功能。虽然角色功能不是系统必备的一项功能，但角色功能也是在实际应用中非常方便的一项功能。角色功能的基础思路是对一个用户的操作权限设置并不依赖于某个具体用户，而是取决于该用户所在的岗位或职位，即一个岗位或职位对应着其所拥有的操作权限，任何一个在该岗位或职位上的用户就拥有相应的操作权限。角色就是与岗位或职位对应的一个概念，包含一个岗位或职位所对应的所有权限，即可理解角色就是一个特定的权限集合，集合内所包含的权限取决于该角色对应的岗位或职位。当对一个用户赋予其操作权限时，既可以把权限一个一个零散地赋予该用户，也可以直接根据该用户的职位赋予其一个对应的角色，该用户就自动拥有了该职位所具有的所有操作权限。角色的设置在企业人员变动时是尤为方便的一项功能。用户、权限、角色三者之间的关系示例如图3－10所示。

图3－10　用户、权限、角色实例

在图3－10中，为用户1通过权限设置功能授权其拥有三项操作权限：权限A、权限C、权限D。用户2通过直接将其设置为角色1，也使其得到了权限A、权限C、权限D的授权。在用户2的职位由其他用户代替时，也只需要将其他用户与角色1连接即可，操作方便，便于管理。

（三）基础档案的设置

在系统进行核算过程中，还会需要用到企业相关的基础信息也应该在初始化过程中设置好，例如：企业部门档案、人员档案、供应商档案、客户档案、项目档案等。这些信息都应该在初始化时录入到系统中，是后续进行具体核算、数据分类、汇总的基础。这些档案数据在进行启用电算化系统前，应该根据计算机环境下的应用进行整理，对每个数据项也需要进行编码，编码的方法和会计科目编码的方法是类似的，也采用分级次的群码编码方法。

（四）设置会计科目

设置会计科目就是将企业会计核算需要使用的会计科目录入到系统中去，并按照核算要求和企业业务要求，对每个科目的核算属性进行设置。会计科目的设置是进行后续会计凭证填制、记账、编制报表等各项工作的基础。因此，会计科目设置是否完整、合理将直接影响后续核算工作的效率和正确性。由于会计科目数量比较大，且对于大多数一级科目都需要符合国家会计制度规定，一般的账务处理系统都会把国家会计制度规定的一级会计科目及其属性预先存放在系统中，在系统初始化建立账套时，可以选择会计科目预置，则一级会计科目就会在系统建立账套的过程中存放到账套的的科目文件中了，企业只需要在此基础上，根据自己的业务需要修改或增加下级、明细科目，大大简化工作流程，减轻工作量。设置会计科目应该由具有该项操作权限的操作人员进行，在具体设置时应遵循先设置上级科目，再设置下级科目的顺序进行。设置会计科目主要包括以下内容。

1．设置会计科目编码

会计科目编码的设置遵循会计科目编码方案。系统中已经按照行业性质根据国家会计制度预置的会计科目的编码已经存在，一般情况下可以不必修改。对于新增加的下级科目，在上级科目编码的基础上遵照编码方案予以编码。遵守唯一性，不能与已有会计科目编码重复。对于需要增加的下级科目应该遵守自上而下的原则进行增加，对于一个会计科目而言，会计科目编码不能为空。

2．设置会计科目名称

设置会计科目名称就是定义企业所使用的会计科目的名称，科目名称可以用汉字、英文字母、数字等符号标识，不能为空。

3．设置科目核算性质

这项内容主要指设置科目是否有日记账和银行账核算要求，是否需要外币核算、数量核算。

如果有外币核算，需要设置外币核算的币种，并将账簿格式设置为“外币金额式”，该科目的账簿就会在借方发生额、贷方发生额、余额等栏目中多显示一列用于进行外币金额的记录。设置了外币核算后，在录入记账凭证时，如果使用到该科目，则记账凭证的格式也会发生变化，多出栏目用以录入外币金额和汇率。

如果科目有数量核算的要求，需要设置数量核算的单位，账簿格式设置为“数量金额式”，该科目的账簿就会在借方发生额、贷方发生额、余额等栏目中多显示一列用于记录数量。在录入记账凭证时，如果使用到该科目，则需要同时录入数量。

如果需要设置日记账，该科目会生成日记账账簿，常见如现金、银行存款类会计科目。

银行存款类科目需要设置为银行账科目。设为银行账的科目在输入记账凭证时，系统将要求输入相应的结算方式和结算号。记账时，系统自动将结算方式、结算号、金额、收付方向、业务日期等内容记入银行辅助账，以便于银行对账时核对。

4．设置科目的辅助核算

在传统手工核算方式下，很多科目需要按照部门、客户、供应商、项目、个人等设置下级明细科目，以保存具体的明细数据，便于管理、核对、核销、结算等。传统的手工方式科目的明细为相关核算科目增加下级科目的做法存在着明显缺陷。

第一，由于部门、客户、供应商、项目、个人等明细数量大，每个都作为一个会计科目增加到会计科目体系中，会使会计科目数量急剧增加，从而加大科目管理的工作量。

第二，由于很多科目都要使用到相同的明细，例如，管理费用下的各个下级明细费用需要按照部门进行核算，这样同时为每个科目增加完全相同的下级科目，其工作量大且重复性高。

第三，有些明细只是存续一段时间，不适宜作为科目。例如在建工程的项目，成本归集的对象等。

在计算机系统中，采用辅助核算功能就能较好的解决手工方式下的问题，减少数据的冗余，并且提供高效的多维数据汇总、统计功能。

下面给出管理费用科目核算的例子，以说明手工核算方式和电算化辅助核算方式下的区别。管理费用的每个下级子科目需要按照部门进行核算。在手工方式下采用在每个下级科目下按照企业部门增加下级科目，这样每个管理费用的二级科目都拥有相同的下级部门明细科目。如图3－11所示。采用电算化辅助核算方式后，先在基础档案设置时设置好企业部门档案，再在科目设置时将科目设置为部门辅助核算。设置好后，在录入记账凭证时，如果出现管理费用的下级科目，如办公费，系统会检测到该科目有部门辅助核算的要求，便会要求录入该项办公费的发生应归属于哪个部门。发生的金额可以按照部门分类、汇总，也可以为各个部门按照具体的费用进行分类、汇总。例如在此例中，系统利用辅助核算功能可以提供办公费用在各个部门的分布情况，也可以提供总经理办公室的各项管理费用发生的明细及其汇总金额，简单直接的提供数据的双向汇总和统计。

图3－11　部门辅助核算示例

应用辅助核算功能后，会计科目结构简化。各项辅助账使用相应的基础档案资料进行进一步的明细数据的记录，如部门档案、客户档案、供应商档案、职员档案、项目档案等。这些基础档案在系统中往往是各个子系统共享的，避免了数据的冗余，同时也支持了各个子系统数据的传递、共享。

常用到的辅助核算包括部门核算、客户核算、供应商核算、个人核算、项目核算，其功能的原理和设置方法、运行方式都是相似的。

项目辅助核算中的项目一般是一个特定的核算对象或成本归集对象，对涉及该对象的所有收入、费用、支出进行专项核算和管理，例如单位的工程项目、科研课题、印刷产品等。每个项目是动态增加，项目完成后进行结算。应用项目辅助核算的科目一般有生产成本、在建工程、工程物资等科目。

部门核算一般应用于数据需要明细归属到企业具体部门的科目。常见的科目有管理费用等。

客户核算一般应用于数据需要明细归属到具体客户的科目。一般涉及与客户有往来关系的科目，如应收账款、主营业务收入等。

供应商辅助核算客户核算一般应用于数据需要明细归属到具体供应商的科目。一般涉及与供应商有往来关系的科目，常见科目有应付账款、原材料、物资采购等。

个人辅助核算客户核算一般应用于数据需要明细归属到个人的科目。一般涉及与企业员工有往来关系的科目，常见科目有其他应收款等。

5．设置指定科目

在某些账务处理系统中在进行科目设置时需要设置指定科目，即指定与出纳工作相关的科目，如指定现金总账科目、银行总账科目、现金流量表相关科目等。指定科目的设置是后续进行出纳工作的基础。如果没有设置指定科目，则账务处理系统的出纳管理模块下将没有能执行的功能。

6．会计科目设置需要注意的问题

（1）会计科目设置必须满足会计核算和编制报表的需要。

（2）设置会计科目时，科目代码、科目名称不能为空。科目代码设置要遵守编码方案和编码规则；科目名称设置要符合习惯，方便记忆和使用。

（3）在后续账务处理系统的使用过程中也可以对会计科目进行修改、删除，但修改和删除的科目不能是正在使用中的科目。

（4）辅助核算必须设置在末级科目上才有效。

（5）一个科目可以同时设置多个辅助核算。

（五）凭证类别设置

企业在进行会计核算时，将会计记账凭证根据自己的需求和业务特点进行分类。常见的分类方式有将记账凭证分为收款凭证、付款凭证、转账凭证3类，或分为现收、现付、银收、银付、转账凭证5类，或对于数据量较小的企业统一采取记账凭证一类。在日常账务核算流程中，在填制会计记账凭证时需要首先确定填制凭证的类别，所以确定本企业记账凭证的分类也是初始化工作中不可或缺的一项。在计算机系统中，不但可以设置记账凭证类别，还可以同时设置各个凭证类别的限制条件，供系统对录入的记账凭证进行输入校验，检查录入的凭证信息和选择的记账凭证类别是否相符。

在凭证类别设置好后，再设置凭证类别限制条件和限制科目，两者组成凭证类别校验的标准。限制条件一般包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无和无限制5种类型。限制科目一般是库存现金和银行存款类科目。如：收款凭证必须是借方必有库存现金或银行存款类科目；付款凭证必须是贷方必有库存现金或银行存款类科目；转账凭证是凭证必无库存现金或银行存款类科目。在记账凭证录入时，如果录入的记账凭证不符合选择的凭证类别的限制条件，则系统会提示错误，要求修改，直至满足为止。

（六）外币设置

如果企业有外币核算业务，则企业所使用的外币币种以及核算方法和具体汇率需要设置。在初始化工作中对外币币种、汇率、核算方法等进行设置，这项初始化工作也会影响期末汇兑损益的处理工作。

二、账务处理系统初始化

在系统级初始化工作完成后，启用账务处理系统。和其他子系统一样，第一次进入和使用账务处理系统，需要进行子系统级的初始化工作，完成账务处理系统专用的控制参数的设定和初始数据的录入。

（一）系统控制参数的设置

在系统开始运行之前，有一些系统运行的控制参数是需要设置的。企业根据自身的内部控制制度和会计制度来选择相应的运行控制参数，以符合企业核算的要求。常见的参数设置包括：制单是否序时控制、是否需要支票控制、是否允许操作人员查询他人凭证、凭证编号是采用人工编号还是系统自动编号、塞闭核算是采用固定汇率还是浮动汇率、出纳凭证是否必须经过出纳签字、总账是否可以使用其他系统的受控科目等。

（二）初始数据的录入

初始数据的录入是指在开始日常核算工作前，需要将各会计科目的初始余额以及发生额等相关数据输入到系统中，它是手工处理和计算机处理的数据衔接点。在操作顺序上，一般初始数据的录入是系统初始化的最后一项工作，确保了手工核算和电算化核算的会计数据的连续性和继承性。在开始使用账务处理系统时，应当将手工环境下账户的初始数据整理好，编制科目余额表，然后录入到计算机账务处理系统中作为其初始数据。系统初始化是会计工作从手工处理系统转向电算化处理系统的交接点，是保证会计数据连贯性的基础。初始数据录入是将交接时点的手工方式下的会计数据作为电算化处理系统的数据起点录入系统，保证数据的连贯性、完整性，使后续会计工作能顺利进行。

1．年中建账和年初建账

根据启用账务处理系统的时间的不同，可以将账套的建立分为年初建账和年中建账。在两种情况下，初始需要录入的数据是不同的。年初建账即启用账务核算系统的时间为年度的1月份，这时需要录入到系统中的只是各个科目的期初余额即1月份的月初余额即可。年中建账则是指在不是年度的1月份的某个期间开始启用账务处理系统，这时需要录入的除了启用月份的月初余额外，还需要录入本年度1月1日至本月初每个科目的借、贷方累计发生额数据，即本年度截至上月份的累计发生额，系统会自动根据本月月初数和本年度截至上月份的借、贷方累计发生数自动计算出各个科目的本年年初数。在编制会计报表时，资产负债表上需要相关科目的本年年初数数据，损益表上需要相关科目的年度累计借、贷方累计发生额数据。如果只是录入启用月份的月初余额而忽略了这两项数据的话，将会导致后期报表编制时系统无法提供完整的数据。

在录入期初余额时，应该注意以下几个问题：

（1）如果科目有外币核算，还应输入相应的外币金额。

（2）如果科目有数量核算，还应输入相应的数量和单价。

（3）如果科目设置了辅助核算，则科目期初余额应该从辅助账录入期初明细数据，系统会自动汇总生成科目的期初余额。

（4）账务处理系统中一般只需要对末级科目录入期初余额，系统会根据下级科目自动汇总生成非末级科目的期初余额。

（5）科目的期初余额一旦录入，科目的相关属性一般是不能再修改的，如果强行修改，往往会导致错误。如果在录入期初余额后需要调整、修改科目属性，比较安全的做法是先将该科目的期初余额删除，再进行相关操作。

（6）在期初余额录入完毕后，应该进行试算平衡，以检查是否输入有误。如果试算报告提示有误，应检查出错误并更正才能进行后续工作。

2．初始数据的试算平衡

在将初始数据全部装入系统后，计算机系统能够根据会计数据的平衡关系对输入的数据进行检验。平衡检验的内容主要包括：

资产＝负债＋所有者权益；

总账借方余额＝下属各明细账借方余额之和；

总账贷方余额＝下属各明细账贷方余额之和；

总账借方发生额＝下属各明细账借方发生额之和；

总账贷方发生额＝下属各明细账贷方发生额之和。

初始数据试算平衡后，才能进行后续的记账操作。如果试算不平衡，系统会显示试算结果，便于用户检查。

三、用友软件应用操作

从建立账套到完成账务系统初始化的过程在用友软件系统中需要在两个窗口中进行相应的操作——系统管理和企业门户。这两个窗口是用友软件操作中具有重要功能和作用的两个操作界面。

（一）系统管理

系统管理是从系统级来管理数据的，它处于软件的各功能模块之上，负责系统级的管理工作，不进行账套数据内部的任何业务性操作，主要是对账套、操作员等进行相关的管理设置工作。

1．系统管理的主要功能

（1）账套管理。在用友系统中可以同时存在多个账套，一个账套对应一个核算单位，各个账套之间在日常核算中是彼此独立的。从系统级可以对各个账套进行管理和日常维护，具体的功能包括：账套的建立、账套信息的修改、账套的删除、账套的数据备份和数据还原。在用友系统中，账套的备份和还原在菜单项对应的功能操作名称为“输出”、“引入”。此时的操作是以账套为单位的。对于账套的管理，大部分是由系统级管理员来完成的，其中账套的修改是由账套级主管来完成的。

建立账套一般是初始化工作的第一步。在系统中可以建立多个账套，每个账套相互独立，具有各自的设置和数据。在建立账套过程中需要提供账套信息、核算单位基本信息和账套核算信息。

账套信息包括：账套号、账套名称、账套路径和账套启用会计期。账套号是系统中每个账套的编号，对每个账套唯一地进行标识。账套名称可以用核算单位简称或用该账套的用途命名。账套路径用来指定账套数据在计算机文件系统中的存放位置，系统会给出一个默认文件位置，用户也可以进行修改。账套启用会计期是用于规定企业应用计算机系统进行业务核算的时间起点。需要指定年份和月份。启用日期即为手工核算系统与电算化核算系统的交接点。启用日期在建账套时设定后，以后将无法修改，之后录入系统中的会计数据必须符合启用日期的要求。在确定账套启用日期的同时，还需要设置企业的会计期间，即确认会计月份的起始日期和结账日期。

核算单位基本信息包括企业的名称、简称、地址、邮政编码、法人、通信方式等。企业名称必须是单位的全称，发票打印时要使用此处设置的企业名称。

账套核算信息包括记账本位币、企业类型、行业性质、账套主管、编码方案、数据精度等。记账本位币是企业必须指明确定的，系统默认为人民币。企业类型的选择会使系统在业务范围上有所不同。行业性质的不同会导致企业执行的会计制度有差别，使用的具体科目也会有所不同。正确的设置企业行业性质，能够使用系统的“根据行业性质预置会计科目”的功能，系统会根据企业行业性质将一级科目以及常用科目在建账套时存入账套，用户在初始化时只需要在此基础上根据企业需要进行修改、追加等操作就可以了。账套主管是对该账套拥有所有操作权限的人员，是该账套中权限最高的。一个账套可以有多个账套主管。编码方案是对企业关键核算对象进行分类级次以及指定各级编码的长度，其原理和方法与会计科目编码大致相同。需要设置的内容一般包括：科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商份额类编码、部门编码和结算方式编码等。数据精度是指定义数据保留的小数点后的位数。对于不同核算对象，需要保留的数据精度有所差异，需要具体指定。

在完成了账套相关信息的设置后，系统会根据用户要求生成新的账套，供用户后续核算使用。

修改账套功能用于在账套建立以后，有关账套信息需要修改时，在由账套主管登录的系统管理窗口中，对可以修改的参数进行修改。有些信息在新建账套时设置好以后，以后是不能修改的，如账套号、账套启用会计期。

账套的备份是指以账套为单位，将会计数据备份到硬盘或其他存储介质上，作为数据的存档或出现数据错误时用于数据恢复等。

账套的恢复则是将备份在硬盘或其他存储介质上的账套备份数据引入到系统中，使系统恢复到账套备份时的数据状态。

账套删除是当系统中不再需要该账套存在时，利用删除账套的功能将该账套删除。

（2）年度账管理。在每个账套中，对应每个会计年度都有一个年度账，用以存放每个年度的会计核算数据。随着时间的推移，账套中逐步有多个年度账。对于年度账的管理，是由账套级主管来完成的，其包含的功能主要有：年度账的建立、年度账的清空、年度账的备份和还原以及结转上年度数据。同样，在用友系统中，年度账的备份和还原在菜单项对应的功能操作名称为“输出”、“引入”。

完成上一年度的会计核算进入新的年度时，需要在账套中为新的年度建立新的年度账。新的年度账建好以后，将企业上一年度的期末数据结转到新的年度账中，根据新的年度的要求进行调整后作为其期初数据。如果年度账中的错误太多，可以使用清空年度数据功能来清空年度账的数据。年度账的备份和恢复是以年度账为对象进行的，备份和恢复只是针对账套中的某一年度的数据。

（3）用户管理。用户管理包括两个方面：人员的增减和人员操作权限的设置。人员的增减主要是将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和密码；或对需要推出系统的人员进行注销其登录系统的权利等操作；权限设置主要是为每个可以登录到系统中的合法用户根据其岗位、职责分工赋予其相应的操作权限。

（4）系统的其他管理功能。系统还提供相关的一些管理功能，如操作日志查询、异常窗口处理等。

由于系统管理涉及账套和年度账两个层次的管理工作，所以可以登录到系统管理窗口的是系统管理员和账套主管两种身份的用户，其他的一般操作用户是不可以登录到系统管理窗口的。系统管理员和账套主管登录到系统管理后，系统根据其身份的不同，会显示不同的可操作界面给用户，以保证其只能进行自己授权范围内的操作。

2．系统管理窗口的主要操作

系统在安装完成后，系统中即有系统管理员岗位，系统管理员与系统是一一对应关系，其身份唯一且自始至终与系统同在。系统管理员主要从事系统管理方面的操作，不能对账套中数据进行任何业务操作。在系统完成安装后，系统管理员就以用户名“admin”存在，其初始密码为空，企业任命的系统管理员可以设置新的密码。

账套主管在系统初始是不存在的，需要系统管理员增加新的用户，并将其设置为具体账套的账套主管后，其操作权限方能生效。

在用友系统中，账套建立和用户管理的初始化工作是在系统管理窗口中完成的。其操作顺序是先为系统增加合法的操作人员，然后建立新账套，设置好账套的相关信息，再为每个操作人员设置在账套中的操作权限。

（1）增加操作员

通过点击【开始】菜单—【程序】—【用友ERP－U8】—【系统服务】—【系统管理】菜单项，启动系统管理窗口。系统管理窗口如图3－12所示。

启动系统管理窗口后，通过【系统】—【注册】菜单项，进行登录。登录用户名是【admin】，初始密码为空。登录窗口如图3－13所示。

登录后，系统管理窗口的菜单项和状态都发生改变。在状态栏可以看到，当前登录的人员为“admin”，窗口的菜单项中【账套】和【权限】两个菜单项由灰色的不可操作状态变为黑色的可操作状态。如图3－14所示。

图3－12　系统管理窗口

图3－13　系统管理登录窗口

在【账套】菜单下，是对账套的基本操作，主要包括【建立】、【修改】、【引入】和【输出】。建立账套则点击【建立】菜单项即可。在【权限】菜单下是对用户管理的操作，主要包括【角色】、【用户】、【权限】。

对操作员的设置先增加系统需要的用户，设置好其用户名和密码。通过【权限】下的【用户】菜单项，进入到“用户管理”窗口，点击【增加】按钮来增加系统或账套所需要的操作员。在增加新用户时需要输入用户的编号、姓名、口令以及其他相关信息。在输入完毕需要的信息后，点击【增加】按钮即可完成增加新用户的操作；如果放弃操作，可点击【取消】按钮。其中，用户编号需要按照系统统一的编码规则来进行编码，且必须唯一；操作员姓名需要录入操作员的真实姓名；口令设置为操作员初始登录系统的默认口令，后续使用过程中各操作员需要自己进行修改。对用户信息的修改、删除操作，可分别通过【修改】、【删除】按钮完成。

在增加操作员时，应考虑到企业核算岗位的合理分工。每个账套需要至少1个账套主管，可以拥有多个账套主管。

图3－14　系统管理admin登录后窗口

（2）建立新账套

在增加了操作员之后，需要为核算单位建立一个新的账套，即一套适应计算机进行核算和管理的账簿文件体系。在建立账套过程中，首先需要按照企业具体信息和核算需要，录入相关的信息，以及进行一定的设置，之后，系统根据录入的信息和参数为核算单位建立一个账套。

建立新账套通过【账套】—【建立】菜单项来完成，在其过程中根据系统出现的窗口来录入需要的信息和设置。见图3－15。

图3－15　创建账套—账套信息窗口

·已存账套：显示系统中已经存在的账套的信息，包括每个账套的编号和名称，以供用户参照，避免新建账套的编号和名称出现重复。

·账套号：输入新建账套的编号，不能为空，且在系统中不能与已有账套重号，必须唯一。

·账套名称：输入新建账套的名称，可以是核算单位的名称或简称。不能为空。

·账套路径：新账套数据放置的路径。系统会提供与用友系统安装路径统一的默认路径，可以不修改，直接使用。如果核算单位有特殊数据存放需要，也可以点击【□】按钮或手工输入进行修改。

·启用会计期间：输入新账套启用的日期，即手工系统和电算化系统转换的日期。系统默认为计算机的系统时间，用户也可以点击【会计期间设置】进行修改。

·录入单位信息：根据窗口中提示需要录入的信息，完成相关信息的输入，如单位名称、机构代码、单位简称、地址、法人、电话、邮编、税号等信息。在这些信息中，单位名称是在建立账套时必须录入的，其他内容可暂时不输入，在以后工作中可以通过账套修改功能再进入到相应窗口完成输入和进行内容的修改。见图3－16。

图3－16　创建账套—单位信息窗口

·本币代码和本币名称：无特殊要求使用系统默认的“RMB”和“人民币”。

·企业类型：系统提供“工业”、“商业”和“医药流通”三个可供选择的选项，如果选择了工业模式，则系统不能处理受托代销业务；如果选择商业模式，委托代销和受托代销业务均可处理。

·行业性质：从系统提供的选项中选择。企业根据自己的行业性质进行选择，其选择决定企业所适用的会计科目体系和会计制度，且会影响软件按行业性质预置会计科目时所选择的会计科目体系以及后续报表编制的格式等。

·账套主管：选择系统给出的合法用户作为账套主管。

·是否按行业预置科目：由于企业所需要用到的会计科目包括国家会计准则中给出的标准的科目，若选中该选项，则系统会按照企业行业性质将这些科目事先放置到账套中，这样企业在系统初始化的会计科目设置时，只需要在这些科目的基础上进行修改或增加就可以了，对于这些标准科目就不需要再手工录入了。这个功能既减少了手工录入的工作量，又提高了数据的标准性。见图3－17。

图3－17　创建账套—核算类型窗口

·基础信息设置：如果企业对存货、客户、供应商有进行分类管理的需要，可以选中相应的选项。选中相应选项后，在后续初始化工作的基础档案设置时，要先设置好分类方案。如果没有选中相应选项，则后续初始化工作的基础档案设置中，不会出现分类设置的菜单项。如果企业有外币核算业务，选中“有无外币核算”选项，则在后续初始化工作中会出现外币设置的菜单项。见图3－18。

图3－18　创建账套—基础信息窗口

·设置好以上内容后，点击【完成】按钮，在“可以创建账套了吗？”的提示窗口中选择【是】按钮，系统即开始账套的创建工作。

·编码方案：在编码方案窗口中，系统会给出各个编码对象的默认编码方案以及对编码方案的限制条件，用户可以使用系统默认编码方案，也可以根据单位实际需要修改和设置编码方案。如果在之前选择了“按行业性质预置科目”选项，则科目编码方案中灰色的单元格即是已经被预置科目使用了的设置，用户不能再修改了。

·数据精度：数据精度窗口中，用户可以根据企业业务和核算要求，对相应的项目进行数据精度的设置。例如存货数量核算，若核算单位采用千克的单位，其数据精度就可能需要3位。如果对系统默认设置有修改，点击【确定】保存修改内容，如果使用系统默认设置，点击【取消】即可。

·当完成上述工作后，系统提示创建账套成功，提示是否进入系统启用功能对需要使用的系统模块进行启用设置。点击【是】进入系统启用窗口来启用需要的模块。

·系统启用：在系统启用窗口中，选中要启用的模块前的复选方框即可。启用时需要选择启用的具体日期。启用了某模块后，在后续操作菜单中就可以看到相应模块的菜单项，没有启用的模块不会在菜单项中列示，当然也就不能进行操作。系统启用窗口如图3－19所示。

图3－19　系统启用窗口

完成以上操作过程，账套的建立工作就完成了，需要注意的几个问题是：

·账套建立的工作由系统管理员来完成。

·账套建立后，如果要修改某些信息和设置，由账套主管登录系统管理窗口进行账套修改。

·编码方案、数据精度、系统启用功能除建立账套时可设置外，还可以后续进入【企业应用平台】—【基础设置】—【基本信息】中来进行修改和设置。

·系统启用是非常重要的不可忽略的功能。如果只是建立了账套而未启用具体的子系统，则账套虽然存在却无法进入到任何子系统进行任何操作，所以根据企业核算和应用要求，启用相应的子系统是必不可少的一个步骤。

（3）设置用户权限

对用户的可操作权限设置通过【权限】下的【权限】菜单项来完成。点击【权限】菜单项后，即进入操作员权限窗口，如图3－20所示。

图3－20　权限设置窗口

在窗口的左边是系统中拥有的角色和用户，右边是具体的权限。具体权限是按照系统模块来分类归集的。对于角色，即是设置相应角色对应的权限集合。若选择用户，则是为具体用户设置其拥有的操作权限。具体操作时选中用户，点击【修改】按钮，即可在右边窗口的权限前的复选框里进行选择。

设置权限时需要注意的问题有：

·为账套设置账套主管的操作可以在账套建立的过程中进行，也可以在账套建立后通过【权限】菜单项来设置。

·账套主管的设置只能由系统管理员来设置。

·账套主管是作为系统的一个角色存在，该角色默认具有对指定账套的所有操作权限，因此对于账套主管就不需要增加或删除权限，只存在设置其为账套主管或取消其账套主管的授权。

·用户属于系统级资源，不专属于某个账套，一个用户可以同时拥有对多个账套的操作权限，一个用户也可以同时兼任多个账套的主管。

·系统管理员不可以进行账套的具体业务操作；系统管理员和账套主管不能由同一人兼任。

·账套主管可以对非账套主管的其他用户进行操作授权，其授权只限于账套主管所属的账套。

·用户一旦启用，不能删除，只能注销。

（4）账套的输出与引入

账套的输出是将所选的账套数据备份到指定的位置，可以选择同时在系统中保留或删除该账套。具体操作如下

·以系统管理员admin的身份登录系统管理窗口后，单击【账套】—【输出】菜单项，进入账套输出窗口。

·根据窗口提示，选择需要输出的账套，设置“是否删除当前输出账套”选项，然后选择账套数据输出的路径。

账套的引入是将备份的账套数据引入系统中。在数据损坏进行数据维护时以及引入子公司或独立核算的分公司到母公司的系统中时，可以使用该功能。具体操作如下：

·以系统管理员的身份在系统管理窗口中单击【账套】—【引入】。

·根据系统提示选择要引入的账套的备份文件。账套数据备份文件是文件名为ufer－pact的文件。

账套输出产生的可供引入的文件的文件名统一为uferpact，不同时间输出产生的文件的后缀不一样，以此来区分输出文件产生的先后。相对于一个空文件夹而言，第一次备份生成的文件的完整名称为“uferpact．lst”，第二次备份生成的文件的完整名称为“ufer－pact．001”，第三次备份生成的文件的完整名称是“uferpact．002”，以此类推。

（5）账套的修改

【账套】—【修改】提供对于账套中的相关信息进行补充和修改的功能。这项功能是由账套主管完成的，系统管理员登录系统管理窗口是不能执行该项功能的。

（6）年度账管理

年度账的管理包括在新的年度在账套中建立新的年度账，该项功能是由账套主管执行的。

建立年度账是在一个年度结束后，为下个年度在账套里建立新的年度账以供来年账务核算。

年度账的引入和输出功能也由账套主管来执行，引入和备份的文件名称为“uferpyer”，同样备份文件的时间先后是通过文件的后缀名来区分的，其命名方式和账套备份相同。年度账的备份文件在引入时，其前提条件是其所属的账套必须已经在系统中存在了。

结转上年数据，是将每年年末的会计数据，结转到下一年的新年度账中，例如将各科目的年末余额转为下一年度的年初余额等。此功能保证了年度间数据的连贯性，实现了结转的自动化过程。

（二）企业应用平台

企业应用平台窗口是进行各个系统初始数据录入、基础信息设置以及日常业务核算的平台。由于企业应用平台是进行具体业务处理的窗口，因此系统管理员是不能登录到该窗口中的，只有账套主管和被授予操作权限的操作员才可以登录该窗口，从而进行相关的业务操作。

企业应用平台窗口的左边菜单栏分为“业务工作”、“基础设置”、“系统服务”三个分类。三个分类中包含相应的功能菜单项。企业应用平台窗口如图3－21所示。

在系统初始化工作中，由账套主管或具有系统初始化操作权限的操作员登录到企业应用平台窗口中，系统初始化的工作大部分在“基础设置”的功能菜单分类中。总账的初始化工作在“业务工作”分类下的【财务】—【总账】—【设置】下完成。

图3－21　企业应用平台窗口

在【基本信息】菜单下，有【系统启用】、【编码方案】、【数据精度】三个菜单项。这三个功能都是在新建账套的过程中会出现的，如果在建立账套时设置有误，或需要修改，可以从这个菜单项里进入该功能进行设置。系统启用功能在新建账套时一般首先启用总账子系统，在以后系统各子系统陆续启用的过程中，再从此处的菜单项进入到系统启用窗口，分次启用相应的子系统。

在【基础档案】菜单下，主要是系统公用的基础数据录入和基础设置的功能菜单项。在【机构人员】菜单下，主要进行单位信息、企业部门、人员、职务、岗位等的基本设置和信息录入。需要注意的是，在部门、人员等的录入过程中，涉及相应对象的编码设置，在具体操作时注意查看窗口下方的编码方案，需要遵循编码方案进行编码。编码方案的表示方式是用分段的“＊”来表示，如“＊＊＊＊＊”则表示编码方案为“1－2－2”。【客商信息】和【存货】菜单下都是类似的操作方式。【财务】菜单下包含【会计科目】、【凭证类别】、【外币设置】、【项目目录】等菜单项，其涉及的初始化工作和总账的后续核算工作密切相关。

1．机构人员设置

在【机构人员】菜单下，能够进行【本单位信息】、【部门档案】、【人员档案】、【人员档案】、【职务档案】及【岗位档案】等的设置工作。其具体操作较为类似，现以部门档案为例予以说明。

每个部门需要有部门编码和部门名称，窗口中用蓝色字体标出的为必填项目。成立时间系统会自动默认为注册系统的登录时间，但也是可以修改的。系统默认的部门编码方案是采用“1－2”，表示方式为“＊＊＊”，因此部门最多级次只能到2级，第一级用1位表示，第二级在上级的基础上增加2位表示。需要增加新的部门时，点击【增加】按钮，然后输入具体部门信息，部门编码需要遵守编码方案，同时部门输入应该按级次由上至下，即先录入上级部门，再录入下级部门，在上级部门还没有录入时，下级部门录入是无法保存的。部门负责人将在人员档案录入完成后，再为各部门指定负责人。部门信息录入完成后，点击“保存”图表即可完成录入信息的保存。部门档案窗口如图3－22所示。

图3－22　部门档案窗口

2．客商信息

在【客商分类】的菜单项下，包括【地区分类】、【行业分类】、【供应商分类】、【供应商档案】、【客户分类】、【客户级别】和【客户档案】。这类菜单中，主要进行客户、供应商的相关信息的录入，录入时也需要遵守相应的编码方案和编码次序。供应商分类窗口如图3－23所示。

3．存货信息设置

存货的管理是非常重要的，是企业流动资产中的重要部分。在系统初始化时，需要对企业的存货的管理核算的基础资料进行录入，建立存货的基础信息档案，以方便日常中的核算和管理，其具体包括的内容有【存货分类】、【计量单位】、【存货档案】、【存货维护申请】等。具体操作方法与前述设置的操作类似。

4．财务信息设置

【财务】设置菜单项下主要包括【会计科目】、【凭证类别】、【外币设置】、【项目目录】、【备查科目设置】以及成本中心相关内容。

图3－23　供应商分类窗口

（1）会计科目设置

在建立账套时，一般情况下，已经选择根据企业的行业性质等，选择了预置会计科目的功能，则账套在创建完成后，常用的会计科目已经存在于系统中了。企业所需要使用的会计科目是和预置的会计科目有一定差异的，因此，会计科目设置的主要功能是在预置会计科目的基础上进行修改，将账套中的科目设置成为符合企业核算需要的会计科目体系。如果在建立账套时，没有选择预置会计科目，则账套中不存在预先放置的会计科目，需要用户从零开始逐一进行会计科目的录入工作，其工作量是比较大的。见图3－24。

图3－24　会计科目窗口

指定科目——指定会计科目是指定出纳管理的科目。只有完成了指定科目的操作后，出纳相关功能才有可以执行的科目对象如出纳签字、现金、银行存款日记账的查询等。指定科目的设置内容主要包括指定“现金科目”、“银行科目”和“现金流量科目”。在完成指定科目后，被指定为“现金科目”的科目将会在科目属性里自动在“日记账”的复选框里打上钩，被指定为“银行科目”的科目将会在科目属性里自动在“日记账”和“银行账”的复选框里打上钩。这样现金科目和银行科目都是采用日记账的方式，银行账还会自动参与期末的银行对账的流程。如果在期末发现银行对账模块中没有科目参与对账，则很有可能是此处未完成银行科目的指定设置。“现金流量科目”的指定是通过利用总账中现金流量辅助核算功能来完成现金流量表的自动编制，设置“现金流量科目”就是设置与现金流量有关联的科目，当这些科目有发生金额出现在凭证上时，系统即激发现金流量辅助核算功能，要求用户根据现金流量表格式确定该笔业务和发生金额的具体分类。在月末，所有和企业现金流量有关的科目的业务都完成核算后，系统即可以完成现金流量表的编制。“现金流量科目”的设置是可选的，只有在需要利用系统此项功能时才需要设置。“现金科目”和“银行科目”是必须进行设置的。

会计科目属性设置——会计科目属性的设置和修改可以通过双击科目或者点击“修改”按钮即可弹出会计科目修改的窗口。点击“修改”按钮，科目属性变为可修改状态。在科目有外币核算、数量核算或辅助核算时，根据具体需要，选择相应的复选框。在有外币核算业务时，选择外币核算的同时，需要选择外币币种，币种是选择外币设置窗口里设置好的币种；如果还没有进行外币设置，可以点击“…”，在弹出的外币设置窗口里进行设置。如果科目有数量核算的要求，在选择数量核算后，需要录入相应的计量单位。有辅助核算的科目，在相应的辅助项目前的复选框选中即可。见图3－25。

图3－25　科目设置窗口

（2）凭证类别设置

设置凭证类别可以根据企业需要，选择或设置需要的凭证分类。选择了凭证分类后，设置每一类别的“类别字”、“类别名称”以及类别的限制条件。“类别字”即为每一类别的简称。每一类别的限制条件由“限制类型”和“限制科目”组成。“限制类别”包括：“借方必有、贷方必有、借方必无、贷方必无、凭证必有、凭证必无”。对于凭证分类为“收款凭证”、“付款凭证”和“转账凭证”时，限制科目一般包括现金和银行存款类科目（见图3－26）。

图3－26　凭证类别设置窗口

（3）外币设置

在外币设置窗口中，需要先增加企业外币业务的外币币种，然后针对外币币种设置核算使用的汇率。如果使用固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率（即期初汇率），用于日常外币业务发生时使用，在月末计算汇兑损益时录入调整汇率（即期末汇率），用于进行汇兑损益的结转。如果使用浮动汇率，则应每天在此录入当日汇率进行日常外币业务核算。

（4）项目目录设置

项目目录设置是项目辅助核算的基础档案资料。进行项目目录设置前，需要在会计科目设置中先把需要进行项目设置的科目设好项目辅助核算性质。进入“项目档案”窗口后，先根据需要增加项目大类。项目大类的名称是该类项目的总称，反映这类项目核算的特点。然后为项目大类选择核算科目。设置了项目辅助核算且未参加其他项目的会计科目会出现在窗口的“待选科目”中，选择需要的会计科目，移至“已选科目”中，然后点击“确定”按钮即可生效。一个项目大类可以指定多个科目，一个科目只能归属一个项目大类。接着定义具体项目分类，按照项目分类的编码方案，至上而下的录入具体项目分类。最后，在“项目目录”窗口中点击“维护”按钮，增加所需要的新项目或对现有项目进行修改、删除等操作。标志结算后的项目将不能再使用。

（5）结算方式设置

在结算方式窗口中可以根据企业具体日常现金、银行结算方式来进行编码、设置。票据管理是系统为辅助银行出纳对银行结算票据的管理而设置的功能。若需实施票据管理，则选中“是否票据管理”复选框。

图3－27　外币设置窗口

（6）常用摘要设置

常用摘要设置是属于可选的功能，一般对于企业频繁发生的大量同类业务，为了避免相同摘要内容的重复录入，提高工作效率，可以事先把摘要内容作为常用摘要录入到系统中，在填制凭证需要时，可以直接调出。此项工作也可以在以后的日常工作中再进行设置。

5．总账初始化

（1）总账控制参数设置

设置控制参数是对总账管理系统的一些系统选项进行设置，以便为总账管理系统配置相应的功能或设置相应的控制。常见的控制参数如“制单序时控制”、“支票控制”、“凭证编号方式”、“会计日历”、“外币核算的汇率方式”等，企业可以根据自己的核算流程和核算要求进行设置。总账控制参数设置工作的具体操作是在“业务工作”栏下点击【财务会计】—【总账】—【设置】—【选项】菜单项，然后在“选项”窗口中进行相应的设置。总账控制参数设置窗口如图3－28所示。

（2）期初余额的录入

期初余额的录入工作的具体操作是在“业务工作”栏下点击【财务会计】—【总账】—【设置】—【期初余额】菜单项，即可弹出期初余额录入窗口。在操作窗口中，可以直接录入科目余额的单元格为白色底色的，一般为末级科目，非末级科目的数据栏是淡蓝色的，不能直接录入，其数据由下级科目自动汇总后填列。设置了辅助核算的科目的数据单元格是浅黄色的，其数据也不能直接录入，需要双击数据单元格，在弹出的辅助账窗口，按照明细输入每笔业务的金额，完成后单击“退出”按钮，辅助账余额会自动汇总到科目的余额。此外，年初余额数据列的底色也是淡蓝色，其数据也不能直接填入，而是根据已有的期初数据、累计借方发生额、累计贷方发生额计算出来的。如果是年初建账，则年初余额就等于期初余额，窗口中将不会出现累计借方发生额和累计贷方发生额的数据列。在输入完所有科目的余额和累计发生额后，单击“试算”按钮，系统会根据会计科目类型进行期初余额的汇总，看是否满足会计等式的要求以检查数据录入是否有可能存在错误。如果期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。在期初余额试算平衡并已经有凭证记账后，则不能再输入、修改期初余额。期初余额录入窗口如图3－29所示。

图3－28　总账控制参数设置窗口

图3－29　期初余额录入窗口