面向财务部门集成应用的会计信息系统的特点

二、面向财务部门集成应用的会计信息系统的特点

与手工会计相比面向财务部门应用的会计信息系统从三个方面提高了会计的价值：

1．减少了过账、分类、汇总等会计程序上的差错，提高了会计信息的可靠性。传统会计的程序是当经济业务或事项发生后，由会计人员手工整理原始凭证，据此编制记账凭证；会计人员根据记账凭证的分录登记日记账或明细账，并将记账凭证的借贷方科目金额分别汇总，登记总账，月末在总账和明细账核对相符的基础上编制试算平衡表，最后编制会计报表。在这个过程中，由于复式记账的严密和复杂，一旦发生错误将很难查找。会计电算化处理时，会计人员将记账凭证的内容输入机器后，将由计算机自动完成记账和试算平衡的工作，从而提高了账务处理过程的速度和结果的准确性。

2．降低了会计成本。传统手工会计信息系统以纸张为存储介质，加大了簿记费用，使数据存取效率低下，数据冗余度极高，导致高昂的储存成本以及维护成本。而会计电算化较大程度实现了信息储存革命。

3．计算机以其超强大的计算和处理能力提高了会计信息系统的效率，不仅减轻了会计人员的劳动强度和复杂计算的难度，而且在较大程度上解决了会计信息的及时性问题。

但是，面向财务部门集成应用的会计信息系统并没有实现会计价值的飞跃，它只是手工会计系统的模拟，是计算机对部分人工的替代。对外部信息用户来说，在信息相关性这一重要的价值特征上亦没有突破，仍然只是按照公认会计原则编制通用财务报告，难以满足用户个性化的需求。概括起来，面向财务部门集成应用的会计信息系统（以下简称面向部门系统），其研发主要有以下一些特点：

1．会计系统与业务系统没有有机集成

面向部门系统通常在物理上独立于企业其他业务部门的信息系统，也就是说会计系统与业务系统之间没有被有机地集成，因而会计系统无法实现在业务发生时直接从职能部门的信息系统中实时提取数据，而是被动地依赖业务系统提供的业务数据作为数据源，系统的数据处理起点仍然设计为从会计凭证开始。

传统的会计系统与业务系统之间，一般采用以下两种数据连接方式：

（1）继续使用手工的方式来传递业务单据。此时的会计系统与业务系统是完全分开设计的。它们之间的数据通过单据在财务部门和其他业务部门之间手工传递和核对来完成。此时，财务人员需要利用专业知识来分析业务和编制相应会计分录，并制作成会计记账凭证，然后录入到会计信息系统中进行加工。

（2）在会计软件模型设计时，增加与业务系统（主要是进、销、存部分）之间的数据接口。通过数据接口，利用自动转账来实现业务系统与会计系统之间的数据连接，但是由业务系统生成的转账凭证在向会计系统传递时，要靠人工控制时间来完成。这种人为的干预和控制，使会计系统不能实时地进行相关业务的账务处理。因此，此时的会计系统也并没有在真正意义上与业务系统有机集成。

由此看来，无论哪种方式，传统的会计信息系统都不能有效地实现从业务系统实时采集数据。会计系统与业务系统间的人为传递和控制，割断了业务系统与会计系统间数据处理时间上的连续性，使业务与财务不能同步，同时也阻隔了系统间的有机联系，使系统成为一个个“信息孤岛”。也正是由于这种业务与财务的不同步，使得传统会计系统模型的设计，通常只能采用“批处理”的数据加工模式。“批处理”加工模式，极大地制约了会计系统对外提供信息的及时性，使信息使用者不能及时地通过会计信息了解企业的财务状况和经营成果，自然也对会计信息的相关性和有用性效果构成了较大的制约。

2．会计管理功能仅限于财务方面的事后分析

面向部门系统已经突破了传统会计的数据处理范围，开始形成了整体性的会计信息系统。它将由多个子系统共同组成，基本涵盖了会计核算的所有功能和某些财务管理相关内容：包括账务处理、应收应付、成本核算、销售、存货、工资、固定资产、预算和资金管理、财务分析等，构成了相对完善的会计信息应用体系。会计信息系统内部的各子系统有机地结合在一起，实现了它们之间的信息传递、共享和部门内的信息集成。会计报表子系统基于核算功能能自动地生成多种会计报表。在会计核算职能基础上，系统还能提供一些基本的会计管理功能，如资金管理、成本管理、销售收入和利润的分析与预测等。

但是面向部门系统虽然从功能结构上打破了手工一些模式，在实现信息共享的基础上，重视了会计数据的综合加工、分析和深层次应用，可为财务和其他管理部门提供一些辅助的管理信息，但由于系统的数据输入仍然是被动地依赖于业务部门所提供的数据，所以它对管理决策的支持还只能是提供事后的统计分析和评价，而无法进行有效的事中控制。另外由于系统所采集的仍然仅仅是限于那些影响组织资产、负债或所有者权益构成的经济事件的数据，因此信息使用者还不能从系统中有效地获取有关市场、竞争对手、协作方等方面有关非财务和非货币的信息，因而仍只能进行事后的统计和分析，而无法进行有效地事前计划、预测和事中控制。

3．数据采集仅限于会计的视角范围

企业总是由多个不同的业务职能部门构成，每个职能部门既存在一定的管理共性又同时拥有各自独特的管理职责。因此企业一项经济业务的发生，往往会牵涉到多个职能部门，而各个职能部门对信息的需求又往往各具特色。为了从不同“视角”记录和报告企业的业务活动，企业各职能部门通常都会建立自己的业务信息系统。在传统的信息利用模式中，这些系统一般会从不同的角度分别“摄取”业务活动的不同“视图”，以满足用户的多样性信息需求。如以企业的采购事件为例：生产部门需要清楚订单以安排生产的进度，销售部门需要知道订单以便为产品进行定价、安排广告活动并为销售工作确定目标，人事部门需要知道订单以确定该给销售员多少佣金，执行经理需要知道订单以评价这笔业务对组织的影响，投资者和债权人需要知道订单以评估他们投资的获利情况以及投资回收的可能性……

一笔业务具体会形成多少种视图，取决于人们在管理业务活动时从多少个角度去看问题。各业务系统都有自己的信息分类方法，分别从同一业务事件中选择和记录业务数据的不同子集。不同的子集有共性，也有个性。这种解决办法带来了一系列的问题，最明显的有两个：一是业务数据在不同部门之间的重复存储，既增加了企业的信息管理成本又可能使不同部门之间数据产生不一致；二是业务数据在不同部门之间的分散存储，使同一笔经济业务的数据被不同的职能部门划分成一个个信息片段，从而形成一个个“信息孤岛”。然而，许多企业决策的正确作出，往往需要有关业务的完整信息，这客观上要求企业对多个“信息孤岛”进行某种程度上的整合，重现业务活动完整的初始信息。在传统信息系统的格局下，这是一个费时费力的活动。

面向部门设计的会计信息系统，也是这种信息利用模式下的诸多子系统之一。它仅从会计部门“视角”采集会计事项的财务度量结果，以货币度量作为价值判断标准，以预制的会计科目表来组织数据，以是否影响会计报表项目（指组织的资产、负债或所有者权益）作为数据加工导向。会计信息系统的工作起点仍是记账凭证，而作为记账凭证的数据源——原始凭证，其记录工作分散由企业各业务职能部门来完成。当经济业务发生时，各个职能部门对那些符合会计事项定义的业务事件，提取其事件数据的一个视图，以纸制文档或电子文件的形式提交给会计部门。数据只是部分业务事件（符合会计事项定义的业务事件）的部分（省略了业务细节）信息，并是以汇总的形式表现出来的。会计部门则被动接收外部所传来的数据。

显然，这种数据的采集方式可能会忽略乃至丢弃掉许多对企业经营和管理有价值的非货币或非财务数据。如在原材料的采买过程所涉及的供货商名称、地址、信用等级、产品批次、质量、颜色、以往供货延期情况等，在产品生产过程所采用的流水线，在产品销售过程所签署的合同号、交货地等。这种数据采集方式不仅从“源头”上制约了会计信息系统反映和管理职能的发挥，而且也制约了所加工信息与信息使用者之间的相关度。这些信息也许能满足编制财务报表的需要，但却不足以满足决策者管理整个企业活动的需要。

事实上，随着企业生存环境的变化，企业的生产经营方式、组织结构等也发生很大的变化，用户对会计信息的需求和预期也发生了相应的改变。使用者对会计信息的质量提出了更高的要求，不仅要求会计信息系统能提供更为及时、准确的信息，而且要求提供跨职能领域的信息。如在企业采购活动中，采购经理不仅需要知道财务信息（包括在特定期间内同特定的供货商签订的原材料的数量和金额等），而且也需要了解非财务信息（包括以往延期交货的次数和天数，以及由于交货延期导致生产停顿而造成的损失），以实时综合的信息来支持其对采购事件的情况作出判断。由此要求会计信息系统的模型设计，必须要能有机地集成财务信息和非财务信息。

4．会计数据加工过程基于传统会计循环仍然是报表导向式会计

“输出决定输入”与“各取所需”，是两种不同的信息系统数据模型设计理念。由于受作业条件所限，传统手工会计的原始数据源很难使会计信息的加工和利用实现“各取所需”，而只能做到“以需定产”。当然这种“需”，也只能是大众化的“需”，同样无法做到个性化的“需”。它预先把会计信息的需求粗略地分之为内、外两类。而外部需求可进一步分解为是“了解企业经营状况的需求”和“了解企业经营成果的需求”，后来又加上了“了解企业现金流量情况”和“了解企业利润分配情况”等需求。在需求基础上，设计会计系统的对外信息报告内容和格式，即资产负债表、利润表、现金流量表、利润分配表等。然后再以这种报告为导向，制订企业账户的分类方案，继而设计会计科目表，再通过会计科目表来决定会计系统要输入的“原料”。因此说传统手工会计是一种报表导向式的会计。

这种由“输出决定输入”的数据加工导向，强调了在整个会计数据加工过程中会计科目表的分类作用，并以此为基础设计和规范会计信息的基本加工“链条”（会计循环）。由于受手工的作业条件所限，这种加工“链条”，需要增加许多对手工作业有用、但对会计信息并不增值的加工环节（如制证、记账等）。这种加工导向极大地制约了会计信息及时性的质量指标提升空间，使得会计数据的加工过程不得不按照这个既定的“链条”缓步地向前推进，另外，报表导向式会计也限制了会计系统对外提供信息的种类，系统输出的灵活性仅局限于所获取科目账户的余额，信息使用者无法从多个不同角度来探究和分析与决策相关的信息。

在手工条件下为了解决信息需求多样化的问题，企业想出各种办法：如采用设置虚拟账户、明细分类账和抵消账户等办法来修补会计科目表的不足；通过建立多套会计科目表的办法来迎合财务会计、管理会计和税务会计等多角度的信息需要等。生产部门、销售部门、企业总部和外地分支机构也各有各的会计科目表。限于手工的作业条件，所有的信息需求都只有在会计科目表上想办法，甚至从某种意义上说，传统会计的发展，就是为了适应企业经营管理的需要，而不断扩大和细化会计账户结构、内容的过程，因此会计科目体系是传统会计数据处理的核心。但是可以看出，即使是把会计科目表制定得再全和再细，也很难顾及到内、外部需求者各种无法预测的个性化信息需求，特别是当信息用户的需求随经济环境发生变化时，这种经过精心制作的会计科目表将会过时，而需要重新进行复杂的会计科目表修改工作，这不仅会波及凭证编制、输入、过账、结账、试算平衡等诸多会计加工环节的稳定性，而且也会影响到会计前、后期信息数据的可比性。

实际上我们看到，会计科目表本质上只是会计数据的分类方法而已，在计算机技术广泛应用的今天，会计信息的处理成本已大大降低，先进的信息技术已经为会计系统多元化数据采集、处理和多角度报告提供了十分广阔的操作空间，我们完全有能力把会计数据的采集“源头”向前追溯至经济业务的发生过程，即由业务事件处理器按照业务和信息处理规则，从业务事件中直接采集原始数据并形成业务数据仓库，然后将业务数据仓库直接作为会计信息系统的加工数据源。这样信息系统就可以根据信息需求者的不同需求，按照系统的初始设定，实现由计算机在瞬间完成从初始数据到报表信息转换的全过程，而将那些对会计信息不增值的加工环节（甚至包括账簿及其记录环节）压缩掉，实现会计信息的“柔性化”生产，使系统对外所提供的信息，与信息使用者的决策更为相关、更为及时。

5．继续沿用粗线条式的传统会计数据加工方法

分类与汇总是传统会计常用的数据加工方法，而面向部门系统继续沿用了这种粗线条式的会计数据加工方法：数据先是在采集环节就被各职能部门进行了某种程度的业务分类汇总，进入会计循环后又进一步被分类汇总记入日记账和分类账，到了报表的生产环节则在更大程度上又按项目进行更高强度的分类汇总。

这种分类汇总加工方法，直接导致了信息系统对外最终只能提供按会计事项借贷方以及按会计事项类型进行累积的合计数和连续的账户余额，要想获取按其他标准进行汇总的相关信息，则需要另外开发应用系统。另外我们看到，这种被层层汇总加工后的会计数据已经很难再分解和还原出经济业务的本来面目。数据的每一次汇总某种程度上都是对数据源中所承载信息的一种有目的“过滤”，这种过滤也许迎合了会计报表生产的“粗线条”需要，但却同时“过滤”掉了许多对决策有用的业务细节和非财务信息，它不仅制约了会计系统对外所提供的信息种类和详细程度，而且也制约了对会计数据加工和使用的灵活性，削弱了信息与使用者之间的相关度。

事实上，基于计算机信息处理视角看，分类与汇总本质上不过是对会计数据库数据的一种极为简单、极为普通的加工形式，它反映的是会计数据库数据的加工表象，并不是加工的本质。传统会计过分关注了这种数据的加工形式，而忽视了数据源的存在价值和增值利用。

由以上分析看来，面向企业财务部门设计和应用的会计信息系统，存在着一定的设计弊端，它仅局限于会计的视角来采集、加工和利用信息，是传统会计电算化理论思维的产物。为了充分利用计算机及其网络信息化优势，提高企业的经营效率，需要面向整个企业对信息系统进行整合重组，以实现会计信息系统与各业务职能信息系统之间的有机集成，这便是企业管理信息化ERP时代的来临。ERP引领着企业会计信息系统进入了一个崭新的发展阶段，即面向整个企业集成应用的会计信息系统阶段。面向企业集成应用的会计信息系统（有学者也把它称之为现代会计信息系统），充分拓展了系统研发的视野，为会计信息共享、增值和利用开辟了广阔的空间。