面向企业内部集成应用的会计信息系统的特点

二、面向企业内部集成应用的会计信息系统的特点

在ERP环境中，面向企业内部集成应用的会计信息系统是企业管理信息系统的一个子系统，它与ERP系统的其他模块（如供应、生产、销售、企业产品信息、服务信息、反馈信息等）高度集成，实现无缝连接。从生产、采购等业务开始，ERP的所有数据都被采集进入企业的中央数据库，并自动完成信息的加工和输出，各个子系统在统一的数据下工作，任何一种数据变动都能实时地反映给所有相关部门，并按照规范化的数据处理程序进行管理和决策。如采购活动是从填制采购订单时开始的，在开入库单和送货出库时，系统都自动进行账务处理，自动生成记账凭证传到财务部，财务人员可以自动审核、记账。而采购的数量、种类等必须与采购部门和仓库一致，这就保证了账务处理的一致。财务数据随经营活动实时进入系统，动态地反映了企业的经营情况，全方位地反映、控制和优化企业的资源，实现了业务与会计的全面协同。

面向企业内部集成应用的会计信息系统，其核心是集成，即集成业务处理和信息处理，集成财务信息和非财务信息，集成核算与管理。面向企业应用的会计信息系统其主要具有以下特征：

1．财务与业务一体化

所谓财务业务一体化是指基于信息化网络技术平台，企业实现财务会计信息与业务经营（主要指购、销、存、生产等）管理信息之间采集、处理、监控的协同。面向企业应用的会计信息系统，要求改造企业的业务流程，实现企业业务流程、会计工作流程和信息流程的集成，使企业的物流、资金流、信息流和业务流有机整合，这不仅彻底消除了企业内部的“信息孤岛”现象，大大提高了信息的共享性，而且也极大地丰富了财务分析信息的内容。

2．基于业务活动（事件）驱动的会计信息系统

所谓事件驱动就是说应用程序的执行流程是由外界发生的事件所确定的。也就是接受到任务才工作的模式。事件就是一个信号，它告知应用程序有重要情况要发生。在事件驱动方式下，可以把信息使用者所需要的信息按使用动机不同划分为若干种事件（可以简单地理解为是软件界面中一个个不同的“按钮”），并为每一种事件设计相应的“过程程序”模型。当决策者需要某种信息时，根据不同事件驱动相应“过程”处理程序，从而得到相应的信息。

一个业务过程是完成企业目标的一系列活动，而将业务过程中的单一活动表示为事件。按业务过程详细划分有：业务事件、信息事件和管理事件三类。管理事件是管理者在计划、执行、控制和评价业务过程时的决策活动；业务事件是业务人员完成管理决策目标的活动；信息事件是利用一定工具，采用一定的方法对企业业务活动及管理活动的数据采集、维护和报告的活动。

管理决策之后将开始业务活动，即触发业务事件。同时管理事件也触发信息事件，对管理活动信息进行处理；业务事件执行会触发对业务事件信息进行处理的信息事件，同时又会反过来触发对业务事件进行监督、控制和分析的管理事件；信息事件会触发对本身进行管理的管理事件。

将实时信息处理嵌入业务处理过程中，企业在执行业务活动的同时，将业务数据输入管理信息系统中。通过业务规则和信息处理规则生成集成信息，基于这种模式构建的信息系统称为“基于事件驱动的信息系统”。事件驱动信息系统是基于业务过程和事件构建的系统，根据美国著名学者比尔·麦卡锡、J.s.戴维的观点，事件驱动信息系统一般应该由图2-6所示的构件构成。

图2-6　事件驱动信息系统的结构

业务过程和业务事件通过记录事件的内容、时间、当事人、相关事项和发生地点5个方面的信息，然后采用不同的业务和信息处理规则，形成所有反映该业务过程和事件的数据并集成存储到数据仓库中。最后根据不同用户需要，利用信息报告工具生成用户需要的信息，如会计人员利用会计的方法和工具在数据仓库存储的业务事件数据基础上生成会计信息用户需要的信息。

基于事件驱动的会计信息系统，彻底改变了传统会计信息系统的顺序数据加工模式。数据处理起点由以往的会计凭证延伸至业务处理环节，且将集财务信息和非财务信息于一体，可多方位支持企业日常运转、决策、控制和预测的综合信息需求。信息的采集、存储、处理、传输过程被嵌入在业务处理系统中（或者说管理信息系统和企业的业务执行系统融为一体），当业务发生时，信息系统实时将详细的业务和财务信息按照处理和控制规则一次性地采集到ERP的中央数据库中。采集后的信息都以原始的、未经处理的方式存放，大部分处理是记录业务事件的个体特征和属性。信息系统平时并不需要顺序加工和处理信息，当需要某种信息（事件触发）时，瞬间按照相应的报告规则对原始数据进行处理、提取，乃至得到所需的信息。而且这种数据仓库的所有权也不再局限于某个部门，而是在整个企业范围内被共享。因此，此时基于事件驱动的会计信息系统控制的关键应是确保事件记录被及时、完整和准确地记录在正确的数据仓库中。

基于事件驱动的会计信息系统，由于系统能够实时采集和处理那些影响组织资产、负债或所有者权益构成的经济事件的财务信息，因此使会计信息系统不仅能执行事后的统计分析评价，而且还能进行有效的事中控制，进行成本的预测与分析。可以将资金的控制点设置到业务流程的各个环节，真正实现资金使用控制，提高资金使用效率，彻底解决传统预算与核算的两张皮问题。会计信息系统可以利用已有的业务和财务综合信息和决策模型，建立起决策支持系统，协助管理者解决具有多样化和不确定性问题（包括对各项计划的监控、预算和成本的管理控制等），以制定高层管理决策和企业发展策略。另外，由于信息加工的灵活性，系统还可以为不同需求者提供个性化的专用会计报告。

3．在业务事件中嵌入会计控制规则处理规则可实施有效的会计监督

企业在进行业务活动的过程中，总会面临各种各样的风险。如果企业只是利用会计信息系统在事件发生之后对其进行记录，则系统预防风险的能力将大大降低。在事件驱动的会计信息系统中，事件处理规则和其他程序化的业务逻辑能帮助企业检查错误和舞弊行为，有时还有助于防止错误的发生。使用会计信息系统应用程序来支持业务事件的执行，就可以实施控制事件的规则，并实时记录描述事件的数据。系统将注意到违反规则的活动，并向负责人员发送异常情况的报告或者阻止舞弊行为的发生。以邮购公司的业务为例：通常邮购公司很少会有预付款销售现象，也很少会有现金销售现象。那么为了警示管理者谨慎注意那些出现在销售业务以前的现金收支现象，我们就可以考虑在会计信息系统的数据处理流程中增设相应的监控程序，以防止可能出现的顾客为同一张发票两次付款（顾客的失误）或销售未记入系统（组织的失误）的行为。

4．信息报告的“用户主导型”

基于事件驱动的会计信息系统，信息报告的提供时问、内容在一定程度上都是由信息用户的获取信息决策事件触发的。可以实现实时的、柔性化的信息定制和加工，充分体现了用户至上的信息服务理念，符合AICPA提出的“以用户为主导”的信息观。信息用户从以前的被动接受变为主动获取，能够获得更为个性化的相关信息，以支持正确的管理和决策活动。

5．集成的技术平台大多是基于C/S结构的网络系统

企业管理信息系统的平台大多是基于C/S结构的网络系统，不仅在客户端和数据库服务器间合理分配数据和功能，而且覆盖范围也不再限于财会部门和其他业务部门的网络，而是整个企业的网络系统。此时会计信息系统是企业管理信息系统的有机组成部分。可以跨时空检核、查询，利用网络系统的特性，管理人员可在任何时间、任何地点，监控整体营运状态。

以ERP为代表的企业管理信息系统的集成，是企业内部管理与组织的革命，较大地提高了企业内部的管理效率和效果。但ERP尚未能够实现不同企业间的财务数据交换，使得信息只是在组织内部顺利流通，从全社会的视角观察，组织之间仍然处于“信息孤岛”的状态，彼此无法随时随地地实现信息沟通。因此对于外部信息用户来说，与会计电算化阶段相比，组织内部系统集成在信息的相关性方面没有实质性的改进。

20世纪90年代后，世界经济面貌发生了飞速的变化，关税降低，贸易壁垒减少，经济区域化，世界贸易组织成立，市场竞争全球化。此时的市场竞争特点是：产品生命周期短、更新快，客户需求多样化，定制化服务增加，交货期缩短，市场全球化等。

在全球化市场里，企业生存的不确定性很大，竞争十分激烈。过去能够创造盈利的经营模式可能在不久的将来只能赚取微薄的利润。消费者和企业客户从各种销售渠道寻找价格最低的产品和服务，价格战不仅在地区间展开，更在全世界范围内进行。因此，了解顾客需求成为企业最大的挑战。企业除了开发创造有特别价值的产品外，也要获得比竞争对手价格更低的竞争优势。产品本身、价格和供应时间三个方面都必须兼顾。一方面，供应商和制造商都不能继续闭门造车，而需要将用户纳入产品研究和设计的过程之中，使产品真正满足用户的需求和期望；另一方面，信息的收集和传递效率提升，如何准确地分析和利用信息作出决定，成为企业管理者的一大挑战。在满足消费者高要求的同时，由于竞争，企业除了要从增值方向思考外，要尽力压低成本以降低最终的价格。

经济环境的变化使企业及其运作模式产生了巨大变革：企业的概念不再仅仅局限于企业内部组织，而是打破传统边界，扩展为由供应商和客户共同组成的供应链网络。产品的竞争力也不再仅仅由一个企业决定，而是由从原料到产品完成的整个过程决定，产品的竞争是供应链之间的竞争。企业不仅要了解改进、协调每项内部职能，还需要在客户、供应商、运输商之间建立高效的协作关系。企业追求自身利益的最大化，已逐渐转到以整体供应链效益最大化的目标上来。伴随着计算机网络技术的迅猛发展，便引领着企业会计信息系统的研发进入了另一个崭新的阶段，即面向价值链集成应用的会计信息系统阶段。