面向藏品的保护信息系统

6.5.2　面向藏品的保护信息系统

面向藏品的保护信息可以直接反映档案文献遗产单体（件或组）的保护状况。近年来，国际博协保管专业委员会提出了加强藏品档案建设的要求，“把藏品研究的新成果、新信息不断地注入藏品档案中，使藏品保存的信息量与日俱增”。^[173]广义地理解，“新信息”包括藏品质量信息及其变化的有关信息，这与保护存在着密切的关系。由此可以认为，建设面向藏品的保护信息系统是目前国际社会的发展趋势和基本要求之一。

面向藏品的档案文献遗产保护信息系统可以采用两种方式：独立型信息系统和嵌入式信息系统。

6.5.2.1　独立型保护信息系统

独立型保护信息系统是指将每一件（组）原件及其保护状况进行逐一登记的专业性保护系统。登记的内容主要包括：藏品名称、代码、实物图片、所藏位置、年代、入藏时间、质地、质量、保护介入等，见表6-7。采取这种信息系统，便于对档案文献遗产的收藏状况做全面的了解。

表6-7　藏品保护信息系统

对于一般馆藏机构而言，保护部门的人手往往有限，使用这种信息系统将是一项非常繁重的工作。同时，在著录项方面，该系统与各机构的藏品信息管理系统之间或多或少有所重叠交叉，增加了无效劳动，降低了工作效率。

因此，保护实践中，专业保护机构可以对这种信息系统进行简化处理，即重点登录那些被认为值得和需要实施保护介入的藏品信息。对于绝大多数藏品而言，因为其状况完好，不用登录在信息系统内。这在客观上减少了登录工作量，但由于并没有反映大部分藏品的质量状况，因而显得片面。

6.5.2.2　嵌入式保护信息系统

嵌入式保护信息系统是在现有的档案文献遗产管理信息系统中添加保护方面的标准著录项，通过现有的信息系统反映保护的状况。和独立型信息系统相比较，嵌入式信息系统可以节省劳动时间，提高效率，更加符合实际需要。

法国国家图书馆的信息系统“MEMOREL”可以认为是一种嵌入式信息系统，见表6-8。^[174]该信息系统既有图书分类、图书物理状况方面的信息，也有图书保护方面的记载，如图书的纸质状况、封面状况、装帧情况等，记录着每本图书的质量信息。书籍以及其他遗产材料从踏入馆门之日始，“MEMOREL”就记录、追踪和记忆每一件藏品是否经过处理以及处理的时间和方法。这样，图书从进馆之日起，不论它流通到了何处，其质量状况都处在跟踪之中。藏品从入馆到最终被剔除，保护信息始终相伴随。流通部门在借阅图书时一旦发现某本图书遭受损毁，或者系统中有保护工作者对外借的限制建议，就限制外借。保护部门则通过“MEMOREL”查看有关该书处理的历史记录，并根据需要作相应的保护处理（尤其是技术性保护方面的处理）。通过这种信息系统，保护部门对藏品质量了如指掌，这对于研究如何延长藏品的寿命有着直接的帮助。

表6-8　“MEMOREL”系统