数字用法规范

五、数字用法规范

秘书写作的语言组合是多元的，除文字外，还广泛使用数字、表格、图形等特殊语言。其中数字的使用尤为经常、广泛。

秘书写作中，数字的用法应该规范，这也是秘书写作的一项规范和要求。《国家行政机关公文处理办法》第二十五条第九项规定:“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”秘书写作涉及的文体比较多，除公文外，尚有事务文书、日常生活文书及各种专业文书。为真正做到秘书写作中数字用法统一、规范，我们认为应将《国家行政机关公文处理办法》与中华人民共和国国家标准《出版物上数字用法的规定》(GB/T15835－1995)结合起来，具体明确秘书写作中的数字用法。

秘书写作中数字用法的总的原则，应是出版物上数字用法的总的原则，即:凡是使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。

秘书写作中数字用法的特殊要求，根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，有成文日期，即正文结尾下落款中的时间，必须使用汉字，书写完全，国标《公文格式》中明确“零”写成“〇”。如“二〇〇九年七月一日”不能写成“2009年7月1日”或“09.7.1”、“〇九.七.一”、“零九年七月一日”等。

部分结构层次序数，即正文内部几大部分的标识序号，必须使用汉字。如正文第一部分应标为“一”或“第一章”、“第一条”。秘书写作中，结构层次标识分四级，依次标识的数字书写形式为:一、(一)、1、(1)。“部分结构层次序数即指“一”、“(一)”。

词、词组、惯用语、缩略语:具有修辞色彩的语句中的数字必须使用汉字。这也包括不是出现在一组数字中、不表计量和不具统计意义的一位数，应用汉字。如“一个人”、“四种产品”、“读了九遍”中的数字，不是一组数字，不能写成“1个人”、“4种产品”、“读了9遍”等;一律、十滴水等定型的词，不能写成“1律”、“10滴水”;八国联军、四氧化三铁、二万五千里长征、第三世界、五省一市、十月革命等词组、惯用语、缩略语不能写成“8国联军”、“4氧化3铁”、“2万5千里长征”、“第3世界”、“5省1市”、“10月革命”等;相差十万八千里、白发三千丈等语句中的数字具有修辞色彩，不能写成“相差10万8千里”、“白发3千丈”。

在秘书写作中，以下几种情况也应使用汉字:

星期几及夏历、中国清代以前的历史纪年必须用汉字。如星期六、正月初八、清咸丰十年九月二十日。

邻近的两个数字并列连用表示概数，应用汉字(且两个数字间不用间隔号)。如:四五天、十八九岁、七八十种、一千七八百元、十之八九等。

引用古籍标注版次、卷次、页码，数字应与所据版本一致。如:①许慎，《说文解字》，四部丛刊本卷六上，第九页。

除上述必须使用汉字的几种情形以外，秘书写作中的数字均应使用阿拉伯数字。要注意的是:年份不能简写，如“2010年”不能写成“10年”，“2000—2008”不能写成“2000—08”;4位及其以上的数字，采用三位分节法，节与节之间空半个阿拉伯数字的位置;5位以上尾数多零的数字，可改写为以万、亿作单位的数，如345000000公里可改写成“3.45亿公里”或“34500万公里”，但不能写成“3亿4500万公里”或“3亿4千5百万公里”;一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。

秘书写作中的数字，除必须使用汉字的几种情形外均使用阿拉伯数字，有利于规范数字用法，也是标准化的要求。一段时间里，为照顾老同志的阅读习惯，曾有多用汉字少用阿拉伯数字的不成文规定。随着秘书写作的进一步规范化、标准化、科学化，秘书写作中的数字用法也应该规范化、标准化、科学化，既遵循出版物上数字用法的总原则，又适应秘书写作数字用法的特殊要求。目前，在秘书写作实际工作中，数字的用法还比较混乱，应尽快统一、规范、标准。

【注释】

[1]欧阳造主编:《文秘写作学》，北京师范大学出版社1994年版。