智慧电厂建设背景下档案管理智慧化问题的研究

金　徐

(浙江浙能嘉华发电有限公司)

摘　要:智慧电厂的产生是工业技术发展到一定阶段的产物，紧跟其后的是档案管理智慧化。本文介绍了智慧电厂与档案管理智慧化的概念，阐述了档案管理智慧化的目标和着眼点，以及推进档案管理智慧化的难点与对策。

关键词:智慧电厂　企业档案　智慧档案　管理创新

什么是智慧电厂?如何智慧化管理国有特大型火力发电厂档案?抛开物联网、4G等专业技术词汇，通俗地讲，智慧电厂就是“智能体系”+“发电生产和管理”。紧跟其后的档案管理智慧化，就是依托智慧电厂智能体系，通过智能网络收集发电生产和管理全过程的信息，通过利用创新反馈于日常火力发电厂生产和管理，并且不断实时更新的档案管理过程。现代特大型火力发电厂作为资金技术密集型能源企业，2013年浙能嘉兴发电有限公司也提出了智慧电厂概念。作为浙江省能源集团智慧电厂试点单位，将先期开展智慧安防、智慧燃料和智慧物资这三项工作，并以此为抓手推进全厂生产流程主线、安全管理主线、资产管理主线的智慧化建设。特大型国有火力发电厂档案管理如何在智慧电厂建设中跟进实现档案管理智慧化，是目前大型火力发电厂档案管理科技化的创新方向。

一、智慧电厂与档案管理智慧化

智慧电厂的产生是工业技术发展到一定阶段的产物。当今信息技术飞速发展。一是物联网技术迅速发展，人们借用一定的感知手段实现了对物体信息的感知、网络传递，并在一定程度上实现了对物体的智能管理。二是移动通信技术日益普及，伴随着第三代移动通信的发展，其数据通信功能更加强大，服务范围更加广泛，更多的移动终端接入移动通信网络。三是云计算技术广泛应用。云计算将计算、服务和应用作为一种公共设施提供给公众，使人们能够像使用水、电、煤气和电话那样使用计算机资源。科技的发展为档案管理智慧化创造了可支持的技术条件。

智慧电厂就是以数字化技术为基础，应用智能化技术，提升信息化应用水平，构建具有智能特征的安全、绿色、高效的生产和运营体系。智慧电厂是现代工厂信息化发展的新阶段，是在数字化的基础上，利用物联网技术和设备监控技术加强信息管理和服务。从而可清楚掌握生产、经营流程，提高生产过程的可控性，减少生产线上人工的干预，及时正确地采集生产线数据，以及合理的生产计划编排。智慧电厂是以现代信息技术为支撑，不断吸收引入“工业4.0”“工业互联网”等新兴技术、先进理念和管理手段于一体，构建一个高效节能、绿色环保、环境舒适的人性化工厂。通俗地讲，就是:“智能体系”+“发电生产和管理”=智慧电厂。

如何正确认识智慧电厂档案管理的智慧化?从智慧电厂概念可以得出智慧电厂建设第一是智能化，服务生产联系生产的智能化;第二是智慧概念，是随技术发展不断发展的，也就是说，智慧电厂建设是一个随技术发展不断更新的过程。抓住这两点就不难得出档案管理智慧化必须有智慧化的网络体系、智能设备、智能接口，紧随生产的实时同步接入;必须认识档案智慧化管理是一个档案管理的过程化发展阶段，随着智慧电厂的不断发展而发展更新，不是一下子就实现的档案管理网络智能化。

二、档案管理智慧化的目标和着眼点

档案管理智慧化是为了更好地服务智慧电厂而同步跟进的档案管理服务创新;是建立在智慧电厂基础上的智慧化档案管理;是贴近生产，纳入生产管理中的智能服务体系的一部分;档案管理智慧化随智慧电厂的发展而发展。档案管理智慧化的着眼点必须立足生产，来源生产，通过自己与生产互联的智能体系实现档案管理的智能化目标。

(一)档案收集的实时化、海量化

档案管理智慧化是利用物联网、云计算等新技术，构建起智能化、多元化的管理机制和手段，以此来感知与处置档案信息并提供档案信息服务的新型档案管理模式。通过生产系统的硬件接口和通信协议，生产中的实时数据、图像、故障、试验、人机切换等数据实时下载到档案管理系统的数据库。在一线生产中产生的数据将毫不遗漏地接收过来。通过电厂服务器的模块，可以按权限按流程接收管理流程结束后流转过来的文件，实现了及时收集，无纸化办公。

(二)档案整理的数字化、高效化

智慧档案具有档案信息感知与协同处置的功能。智慧档案综合运用先进的物联网技术、云计算技术和自动控制技术，构建一个感知并根据预设方案和案例经验等自动处置档案内容信息、载体信息和管理信息的档案综合管理和控制体系，以提高档案管理的效率和服务水平。由于档案来源的数字化，通过档案管理软件系统可以轻松实现数字化归档，直接一步到位，省去了扫描著录的工作，实现了高效率工作。

(三)档案利用的智能化、广泛化

智慧档案的服务范围将因使用移动服务技术而更为广泛。采用有线宽带技术和无线宽带技术，使智慧档案在档案馆内将实现档案信息感知与服务的泛在化;并通过三网融合的互联网、移动通信(3G/4G/5G)网络等服务平台，实现全公司档案利用服务的全覆盖。但是仅仅使用物联网、云计算等新技术管理的档案并不是真正的智慧档案。真正的智慧档案应该是充分运用各类技术手段，对火力发电厂档案资源管理与开发、档案室运行等各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务。从某种意义上讲，智慧档案的“智”可以概括为智能地感知与告知信息，“慧”可以概括为聪明地应对与处置信息。智慧档案通过各类采集终端和各类有线、无线宽带网络技术，实现物联网、互联网和移动互联网等网络互联，随时采集环境信息、物体动态信息，增强智慧档案馆信息获取、实时反馈和随时随地智能服务的能力，充分发掘数字档案的资源优势，运用新的信息技术和通信技术手段感知、分析、整合档案资源和公司档案室运行的信息，从而对于包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能响应和智慧支持，为档案馆中物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件，为档案管理和信息开发创造更美好的前景。智慧化管理的档案可以根据不同权限的使用者，现场通过网络用户和密码直接收搜调取本专业需要的档案资料，无须到档案室查档，真正实现了档案的高效及时利用。并通过软件收搜功能海量获取相关信息。

(四)档案保管的安全性、多备份

档案全库数字化对于电厂档案数据的保存和备份带来了安全和方便。电厂档案不同于档案馆数据，以生产、改造、技术革新数据为主，没有档案馆的珍本、孤本，关键在于数据的有效性和利用性。全库数字化为档案多个服务器备份、不同电厂互相备份、档案市异地备份创造了有利条件。

三、推进档案管理智慧化的难点与对策

档案的核心是档案载体所承载的信息，数量庞大、信息丰富。如果把档案资料所承载的信息换算成数据，在生产实时大数据来临的背景下，值得关注的问题很多，冲击将是不可避免的，也是巨大而全面的，通过现场工作实践发现档案智慧化管理的难点有以下几点:

(一)档案传统的收集、整理、归档的工作过程中出现了新的问题

一是采集到的数据如何有效处理保管。第一是价值判别。海量数据的判别，人工有难度。运用智能体系的设计可以通过专业重要的取舍来判断。比如，集控中心的数据最重要，可以设定全保存。重要专业在哪些负荷时段或季节、气候运行时最重要，可以设定按要求保存。特别重要数据如事故数据，按公司标准设定成事故前五日数据、事故数据、事故后五日数据保存。二是使用者权限和流程设计必须依照公司管理标准设计，不可有违反公司规章制度的流程。使用者更替和领导调离调入，智能系统管理员必须及时更正权限和流程。三是档案管理的智能体系是嵌入在智慧电厂管理的智能体系之中，还是独立运行于智慧电厂智能体系之外?这是一个值得重点考虑的智能方案建设意见。

(二)档案管理智慧化转型过程中档案管理人员的思想冲击与观念改变

一是对传统档案工作思维的冲击。传统档案习惯于三板斧工作，催要移交、组卷录入、上架查阅。在大数据时代显然不合时宜。大数据的多维特征对于档案工作的启发是如何做大。档案资料的增加、档案门类的丰富、档案数据的扩张、档案管理的智能都会促使档案大数据的形成和产生，这是必然的。这靠传统的、保守的管理方式和思想观念显然是办不到的。改变人们对传统档案的认知，促成档案概念的广泛化，形成全社会大档案意识。二是如何从档案发展角度以战略眼光看待智慧档案。传统档案的管理，室藏档案基本是以纸质档案为主，档案实体管理主要是通过手工方式进行档案的收集、整理、编目、上架、查阅、销毁等，这种方式目前在多数基层档案工作中仍然是常态。近年来档案管理的思维焦点主要是档案信息化，档案数字化，电子档案管理和数字档案室、数字档案馆建设。同时，随着近年来移动互联网、物联网、云计算和下一代信息技术的快速发展，信息量叠加递增是海量数据汇集。大数据是一种生产资料和新财富。与此相适应，档案管理也不能仅仅满足于现有技术条件下的固有模式，而应该在推进档案信息化、档案数字化进程中，结合大数据，在新技术的基础上寻找新的发展方向。三是如何正确定位火力发电厂档案室的职能。公司员工需求对档案智慧化管理职能职责有什么要求?档案管理又如何升级，达到一个相对契合智慧电厂建设要求的合理进步?原有的目标定位能否适应电厂智能化快速发展需求，这是档案人值得思考的，应该主动作为。对于大方向如何更好地服务电厂生产的谋划、对于技术上如何地切入与主观的态度，都需要有一个精确的计算和考量。依据大数据带来的全新发展空间，结合现代信息技术和移动互联网成果，把档案室建设成为紧跟智能化电厂发展的智慧档案。

通过火力发电厂档案智慧化管理转型实践，笔者总结了以下几点相应对策:

一是要努力学习。跨界学习管理运营平台的正常运行监控和基本维护。档案工作者必须努力学习，更新观念，打破传统思维惯性。无论是档案基础业务，还是档案管理模式，强化档案信息化技术、网络技术和云端技术的学习，积极探索在新技术下档案事业的发展捷径，勇于创新，更好地运用先进技术促进档案事业与移动互联网的整合，建设智慧档案更好地服务档案创新工作。

二是要快速适应。档案工作历来是默默无闻，大部分时间和精力，都是在“收管用”上做文章，许多数字化工作也是刚刚开始。在多媒体、互联网的今天，大数据的出现，更让人眼花缭乱，无从下手。但又是档案事业不得不面临的问题，也是历史发展的必然要求，这就要求档案人员必须尽快调整心态，快速适应，主动融入，及早进入角色，使档案工作智慧化管理跟上智慧电厂建设。

三是要主动作为。智慧档案是大数据，具有四大特征，即:大容量、多种类、快速高效、及时利用价值性。大容量是大数据巨大的数据量和数据的完整性;种类意味着海量、种类繁多的数据;速度可以理解为更快地满足时代性需求;利用价值就是洞察力和实用性。电厂档案室是一个数据聚集的地方，每张纸片上有承载多个信息，从传统的实体档案到数字档案，都无不体现了大数据的特征。我们要充分利用大数据带给档案工作的新变化，对档案的收集、整理、利用、开发、编研进行数据分析，通过数据比对，积极采取措施，更换思路，主动提升档案工作水准，实现资源的整合、数据的汇聚、信息的共享，开启智慧档案的大门。

档案管理智慧化是一个革命性的档案管理工具。传统意义上的档案概念和内容没有改变，而是被智慧档案赋予了更加丰富的内容、更加强大的价值作用承载和更加活跃的生命力的价值传播。智慧档案突破了传统档案在档案管理上的有限手段，使得传统档案的管理、使用、增值无限更新提升，传统档案的文件价值生命赋予了活力。档案管理智慧化不仅仅承载了传统档案、数字档案的内容，更是革命性地将档案与物联网、有线无线终端、智慧电厂建设等载体联系起来，构成了一个不断产生、发展、增值的无形的、虚拟而又现实、实时的、智慧化的档案室。打个不恰当的比喻，智慧化的档案就是想要就要的空气一样，随时在火力发电厂技术人员终端，一个手机App可以随时随地查阅到生产现场所需的数据，又可以实时反馈更改的数据，这种全息的数据在利用的过程中滚雪球一样增值。每一个使用者体验了使用价值，同时又创造了新的价值。通过档案管理智慧化的转型创新，大大降低了劳动力成本，减少了档案数据利用的中间过程，使得现场工程人员所想就有所得，所得即所需，也真正体现了智慧电厂建设的一体化智慧功能。