扬科公司日常处理示例

2．5．2　扬科公司日常处理示例

1）填制凭证

单击“凭证”→“填制凭证”，打开窗口，如图2．33所示。

图2．33　填制凭证

（1）输入凭证内容　点击“增加”，如图2．34所示。

一张完整的记账凭证均应包含以下内容：

①凭证日期：即填制会计凭证的日期。

②凭证种类：即凭证属于何种类型。

③凭证号：即记账凭证编号，如“收”字第5号、“转”字第200号等。

凭证类别或类别代码一般由用户选择输入，而顺序编号则由软件系统自动按递增规则产生。

图2．34　输入凭证内容

④摘要：摘要是对记账凭证所反映会计业务的文字说明。

凭证中的每一行都要有一个相对独立的摘要。

一张凭证中各行摘要的内容可以相同，也可以不同。

常用摘要库是系统为了方便凭证录入，事先对一些使用频率较高、内容较为规范的凭证摘要所作的定义，如“提取现金”、“支付货款”、“收到销货款”等。

⑤会计科目：多数软件允许用户运用输入科目编码、助记码或科目名称中的任意一种，也可采用软件中的引导功能来输入会计科目。

⑥金额：金额输入可分为直接输入和计算产生两种情况。

计算机根据初始设置时确定的方法及用户输入的数量、单价或外币、汇率等自动计算产生发生金额。

⑦合计：指一张凭证上的借方金额合计和贷方金额合计。

⑧附件张数：指凭证所附的原始凭证张数。

凭证存盘时，系统将对存入的凭证做相应的检查，包括借贷平衡校验、科目与凭证类型匹配检验、非法对应科目检查等。

（2）输入辅助核算信息　在设置辅助核算的科目处按回车键，如图2．35所示。

图2．35　输入辅助核算信息

辅助核算信息包括部门、个人、项目、客户（供应商）、数量等。

①如果科目设置了往来核算属性，则软件提示用户输入“往来单位”（客户或供应商）、“经手人”、“票号”等信息。

②若科目设置了“部门核算”属性，则需根据屏幕提示输入“部门”信息。

③若科目设置了“职员核算”属性，则要在屏幕提示处输入职员信息。

④若科目设置了“项目核算”属性，则需要输入“项目”信息。

⑤如果科目需要进行数量核算，则需要通过输入“数量”和“单价”，由系统根据数量乘以单价的结果自动计算出发生金额。

⑥如果科目需要进行外币核算，则需要输入外币原币金额和折算汇率。

⑦若科目在会计科目属性设置中被指定为“银行科目”或设置了“银行类”的属性，那么，系统将要求用户输入“结算方式”和“结算票据号”。

（3）辅助性凭证输入功能

①常用凭证的设置与使用：对于大量的同类业务，可以预先定义这类凭证的格式，建立一个凭证的通用模型。用户利用常用凭证调用功能提取常用凭证模型，在生成凭证基本框架的基础上，对其中的金额、日期等稍作修改便可完成对这一记账凭证的录入。

②编码提示输入功能：当光标位于特定内容的输入对话框时，屏幕上出现与这一输入内容相对应项目的编码与内容的对照表。用户依照表中的提示可迅速输入特定内容的正确编码。

（4）修改凭证　在填制凭证中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需修改的地方进行修改即可。可修改内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。

外部系统传过来的凭证不能在总账管理系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。

（5）作废／恢复凭证　当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。

作废的操作方法是：打开填制凭证后，找到要作废的凭证。执行“制单”→“作废／恢复”命令，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废。作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。

若当前凭证已作废，还可执行“制单”→“作废／恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。

（6）整理凭证　凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态”功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。

（7）制作红字冲销凭证　对于已记账的凭证，发现有错误，可以制作一张红字冲销凭证。执行“制单”→“冲销凭证”命令，制作红字冲销凭证。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存管理。

（8）查看凭证有关信息　总账管理系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。通过“填制凭证”→“查询”功能，可以查询符合条件的凭证信息；通过“查看”菜单可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。

2）审核凭证

单击“凭证”→“凭证审核”，打开对话框，如图2．36所示。

凭证审核是指审核人员依照会计制度和会计软件的要求，对记账凭证所进行的检查和核对。

图2．36　凭证审核

提示：

凭证制单员和审核员不能为同一人。必须更换操作员进行审核。

审核的主要内容是：记账凭证是否与原始凭证相符，经济业务是否正确，记账凭证相关项目是否填写齐全，会计分录是否正确等。

对记账凭证的审核，一般采用屏幕显示逐张核对的方法。

采用手工填制记账凭证的单位，在记账凭证审核确定后还须对录入到计算机中的凭证进行复核签字。

对于涉及现金、银行存款的收入与支出的凭证，还应由出纳签字。

3）记账

单击“凭证”→“记账”，打开记账窗口，如图2．37所示。

图2．37　记账

提示：

上月未结账，本月不能记账；作废凭证不需审核，可直接记账；期初余额不平，不能记账。

（1）选择记账范围　如图2．38所示。

图2．38　选择记账范围

（2）打开记账对话框。

（3）试算平衡。

4）账簿管理

企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序之后，就形成了正式的会计账簿，对发生的经济业务进行查询、统计分析等操作时，都可以通过“凭证查询”、“出纳”、“账簿管理”来完成。查询、输出凭证、账簿管理是会计日常工作中另一个重要内容。

（1）凭证查询　点击“凭证”→“查询凭证”→选择“已记账凭证或未记账凭证”。

（2）现金银行存款日记账的查询　点击“出纳”即可查询。

（3）基本会计核算账簿管理　基本会计核算账簿管理包括总账、余额表、明细账、序时账、多栏账的查询及打印。

①总账的查询及打印：总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可以查询所有2～6级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。

②余额表的查询及打印：发生额及余额表用于查询统计各级科目的本月发生额、累计发生额和余额等，可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。因此建议利用“发生额及余额表”代替总账。

③明细账的查询及打印：明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。

④序时账的查询及打印：序时账实际就是以流水账的形式反映单位的经济业务，查询打印比较简单，此处不做详述。

⑤多栏账的查询及打印：本功能用于查询多栏明细账。在查询多栏账之前，必须先定义查询格式。进行多栏账栏目定义有两种方式：自动编制栏目、手动编制栏目。一般先进行自动编制再进行手动调整，可提高录入效率。

（4）各种辅助核算账簿管理　辅助核算账簿管理包括往来核算、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。当供应商往来和客户往来采用总账管理系统核算时，其核算账簿的管理在总账管理系统中进行；否则，在应收款、应付款管理系统中进行。

5）错账更正

如果凭证、账簿在会计处理的时候发生错误，就需要用到错账更正。详尽的错账更正方法在3．4节进行详细讨论，这里只介绍简单流程。

错账更正需遵循两个基本规律：

①利用凭证、账簿的查询功能，判别出错账所处的状态。

②针对不同的状态进行修改，基本原则是正流程怎么做，反流程倒着来。

具体操作如表2．3所示。

表2．3　错账的更正

注意：如果采用出纳签字或者主管签字，可将之视为与二阶段平行的状态进行取消操作。