记账凭证的录入

第一节　记账凭证的录入

一、计算机会计中记账凭证的录入

目前我国计算机会计信息系统输入的数据大多为记账凭证(将来可能发展为原始业务中的数据，这是后话)。如果说，在手工会计中编制记账凭证(会计分录)是会计信息加工的一个最重要的工序;那么在计算机会计信息系统中就更是如此。因为在计算机会计信息系统中，计算机代替会计人员完成了许多工作，如记账、算账、核对、结账、查询等。但到目前为止还不能完全代替会计人员编制会计凭证，编制会计凭证的工作就更加重要了。下面介绍在计算机会计信息系统中记账凭证的编制方法。

(一)记账凭证的种类与格式

根据本单位的业务特点与核算特点，记账凭证可以采用分类的，也可以采用不分类的。通常较小的企业采用不分类的记账凭证;较大企业采用分类记账凭证。企业越大，核算越复杂，分的类可以越多。在手工会计中最常用的凭证类型为收款凭证、付款凭证和转账凭证或现金凭证、银行凭证和转账凭证。在计算机会计信息系统中，转账凭证又可分为一般转账凭证和自动转账凭证。

在手工会计中，记账凭证的格式往往是按凭证类型区分的，目的在于方便使用、避免差错、便于查询、减少书写量。但在计算机会计信息系统中，为了数据管理的方便，不管是否分类，通常统一采用相同的记账凭证格式，参见图6-3。

(二)记账凭证的填制方法

会计在对原始凭证进行审核后，根据审核无误的准予进行会计处理的原始凭证填制记账凭证，就可以按照系统提供的凭证格式输入到系统中。

记账凭证的填制内容包括类型、编号、时间、所附原始凭证张数、摘要、会计科目、借方发生额、贷方发生额等等。各个项目的填制方法说明如下。

1.类型，即凭证类型。当采用分类记账凭证时，在此输入凭证类别号或凭证类别名，但必须是已定义过的凭证类别。当采用不分类记账凭证时，此项直接空过去。

2.编号，即凭证编号。按照现行会计制度，凭证编号是分类按月以自然数编制的，即对于每一类凭证来说，每月都从0001号开始，依次往下排列。这项数据通常由系统自动产生。

3.时间，即填制凭证的年度、月份和日期。在填制会计凭证时，系统一般会自动取系统业务时间作为会计凭证填制的默认时间，用户可根据实际业务日期进行修改，但一般不能将日期修改到已记账日期之前。例如:本套账务处理系统已记账到1月16日，则新填制的会计凭证的日期最小能修改到1月16日，而不能是1月15日以前的日期，之所以这样做的目的是为保证会计业务的连续性和账户记载(明细账和日记账)的序时连续性。

4.摘要，即发生的业务内容。应力求简明扼要。

5.会计科目，绝大部分通用计算机会计信息系统在科目输入时既可输入科目编码也可输入科目名称，有些系统还提供了参照功能，比较方便。

6.金额，即该笔分录的发生额及发生方向，发生额不能双方同时发生，也不能双方都为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。

7.所附原始凭证张数，即该记账凭证所反映的经济业务的原始凭证的总张数。

8.各责任人的签字一般由系统根据当前操作员和所调用功能自动完成。

(三)凭证输入模式

在计算机会计实务中，记账凭证的录入是日常业务处理中最大量的业务，也是最关键的环节。由于将来系统产生的所有数据皆来自记账凭证，所以记账凭证录入一旦发生差错，整个系统数据都将受到影响。在这里，系统数据的安全、正确、完整是首先需要保证的，但整个系统的工作效率也不能不顾。下面是目前常用的三种凭证处理模式。

1.填制与录入分开处理

采用填制与录入分开处理的单位，首先按传统的手工方法填制记账凭证，经过审核以后，再由专职的录入员输入计算机系统。这种模式的优点是数据安全、差错较少、对人员的要求不高、工作强度也较低，比较适合于大中型业务量多的企事业单位和刚刚开展计算机会计工作的单位。但其缺点也是明显的，由于重复劳动，所以效率较低。

2.填制与录入合并处理

采用填制与录入合并处理的单位，系统录入人员直接根据审核无误的原始凭证将记账凭证输入计算机系统。相对于前种模式，这种模式的最大优点是劳动效率大大提高。但该模式对输入人员的素质要求较高，应既熟练掌握计算机操作，又精通会计业务。另外还应重视由于采用该模式可能发生的差错，相应强化整个系统的审核环节，把好数据输入关，做到既提高效率，又降低差错。本模式适用于业务量较小的中小型企事业单位或人员素质较高并且整个信息系统管理制度规范有效的企事业单位。

3.分工合作模式

由于上述两种模式各有较鲜明的优点和局限性。作为取长补短，我们可以采用一种分工合作模式。采用分工合作模式的单位，在审核原始凭证时，由审核员在原始凭证上盖上科目章。录入员根据审核无误的原始凭证上的科目章直接编制并输入记账凭证。这种模式较恰当地安排了有关人员的分工，既提高了效率又有效地保证了数据的安全。关键是各岗位的人员都要熟练掌握本岗位的业务。

我们可以根据本单位的具体情况选择适用的模式。

二、凭证录入流程

凭证输入是使用最频繁的功能。

为保证凭证输入的正确性，会计核算软件提供许多正确性检验控制措施，会自动识别输入中的某些错误。

(一)确定输入凭证所在的会计期间和确定凭证输入格式

通过菜单选择凭证输入功能后，屏幕弹出如图6-1提示窗口。

窗口中要求输入的日期指会计期间，而不是指日历日期。其中年指会计年度，月指会计月度。这里所确定的会计期间，将是输入每张凭证时所属的会计期间。

图6-1　凭证输入选择窗口

计算机会计信息系统允许跨月输入凭证，即如果上月未结账时可输入下月的凭证。允许跨月输入凭证提高了计算机会计信息系统处理数据的及时性。

例如:2006年12月由于决算没完就不能结账。但2007年1月已有交易和事项发生，这时就可先输入2007年1月份凭证。此处输入年月，就是为了确认是否跨月输入凭证。

除了会计期间，在此窗口中还可以选择“标准输入格式”或“复币输入格式”。基本业务采用“标准输入格式”。

单击“确认”，打开“记账凭证输入”窗口如图6-2。

图6-2　“记账凭证输入”窗口

(二)凭证号

按照制度规定，会计凭证必须有凭证号。凭证号由凭证类型和序号两部分组成，例如:“收款5”，“转账12”等，所以输入时要求分别输入凭证类型和序号。同一类型凭证按月从1开始连续编号，不允许重号，亦不允许漏号。

凭证号是凭证的关键(唯一)标志，也是一种保证数据安全的措施。

在基本业务中，我们没有对记账凭证进行分类。因此，我们的所有凭证号是一个连续号，并且凭证类型代码和简称均为空。

凭证号自动递增，即新输一张凭证时，计算机会在已有最后一张凭证号上自动加1。

(三)凭证日期

凭证日期是指该张凭证经济业务发生的日期，包括年、月、日，如果所输入的日期与图6-1的会计期间不符，计算机会禁止输入该凭证。日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序。

(四)附件张数

指本张凭证所附原始凭证张数，其最大数值为9999。

(五)摘要

凭证的每行都应该编写摘要，不同行可以不相同。每行摘要的长度不超过25个汉字(50个字符)。如果本行摘要没有输入，当光标进入摘要输入框时，将上行摘要自动携带进来。

每行的摘要将随该行会计科目和部门代码在明细账、日记账等会计账簿中出现。

(六)会计科目代码

凭证输入时，会计科目通过科目代码或科目助记码输入。也可直接输入科目汉字名称。科目输入正确后，科目代码及名称都将自动显示在屏幕上。

在任何输入科目代码的地方(包括今后的查询、打印账册等)，按F2键或鼠标右键，就可以调出一张科目代码和科目名称的对照表(见图6-3)，可以用↑，↓，PgDn，PgUp，Alt+S键找到需要的科目，然后按Enter键选择该科目，或用鼠标双击该科目。

图6-3　会计科目参照窗口

当输入的科目是数量科目时(例如库存商品—计算机)，输完科目后屏幕会要求输入数量和单价(见图6-4)。并在窗口中提示该科目已记账的业务的数量余额和平均单价。

图6-4　原始凭证信息窗口(本图为数量金额式)

(七)借方金额、贷方金额

借方金额、贷方金额指借贷方本位币金额。这时如果当前行的金额为零，使用F7键或用鼠标点“其他”选其中的“借贷平衡差”，则可自动将借贷方合计的差额写入该金额栏目中。

在每一行中，借方金额和贷方金额不能同时有数额，必须有一个为0.00。如果要将借方金额移到贷方，则必须先将借方金额输成0.00，再去输贷方金额。

凭证底行“金额合计”自动累计已输入的借贷方金额。

(八)保存

单击“保存”或按Alt+S组合键则将新输入的凭证或修改过的凭证存入系统。

系统在执行存入凭证时要对存入的凭证做如下检查和处理:

1.去掉凭证中无科目、金额为零或已加双红线(删除)的行。

2.借贷平衡检查。

3.科目与凭证类型是否一致检查。此检查根据凭证类型设置的规定进行(参见第九章)。

4.非法对应科目检查。此检查根据非法对应科目的规定进行(参见第九章)。

5.部门核算科目是否带有合法的部门代码(参见第九章)。

只有上述检查全通过才正式存入凭证，否则需要修改。

(九)退出

单击“退出”或按Alt+X组合键可退出凭证编辑。系统将提问“是否保存本次操作”，选“是”按钮，系统将对当前凭证进行检查，检查无误后存入计算机并退出凭证编辑。如果凭证有误，则提示继续修改。选“否”按钮，则放弃当前操作的凭证并退出凭证编辑。选“取消”按钮，可继续凭证编辑操作。