第三节 记账凭证的设计
一、记账凭证的种类
记账凭证是财会人员根据审核无误的原始凭证填制的，用来简要说明经济业务内容，确定会计分录的一种会计凭证。填制记账凭证是会计核算的一种基本方法，它在会计核算中有着重要的作用。单位通常使用的记账凭证，按不同标准分为以下三类。
（一）按照记账凭证的种类，可分为一种制至六种制记账凭证
（1）一种制记账凭证。只使用一种主记账凭证，在凭证内设借、贷方科目和金额，可以完整地反映各种经济业务的会计分录，也就是通常所用的通用凭证。
（2）两种制记账凭证。就是将记账凭证分为借项记账凭证和贷项记账凭证，一笔经济业务至少要两张记账凭证（一张借项的，一张贷项的）才能完整反映会计分录。
（3）三种制记账凭证。即将记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，分别登记收款业务、付款业务和转账业务。
（4）四种制记账凭证。它是指收款记账凭证、付款记账凭证、转账借项记账凭证及转账贷项记账凭证。其中除收款和付款记账凭证与上述三种制中使用方法相同外，两种转账记账凭证则是分别用来记录转账业务的借项和贷项的。
（5）五种制记账凭证。它是指现金收款、现金付款、银行存款收款、银行存款付款及转账记账凭证。在一张记账凭证上能完整地反映一笔经济业务。
（6）六种制记账凭证。它是在五种制的基础上把转账记账凭证一分为二，分为转账借项记账凭证、转账贷项记账凭证。
（二）按照记账凭证反映会计科目的方式，可分为单式记账凭证和复式记账凭证
（1）单式记账凭证是在一张记账凭证上只记录一个会计科目，一笔经济业务涉及几个会计科目时，需填制几张记账凭证。其优点是便于汇总和分工记账，缺点是内容分散、不便于核查、凭证过多、工作量较大。
（2）复式记账凭证是在一张记账凭证上记录每一笔经济业务涉及的全部会计科目的记账凭证。其优点是内容集中、能反映经济业务的来龙去脉、便于核查，缺点是不便于会计人员分工记账和科目的汇总。
（三）按照记账凭证的适用性，可分为通用记账凭证和专用记账凭证
（1）通用记账凭证一般对记录的经济业务内容无特别要求，对任何经济业务都适用。
（2）专用记账凭证要限定其适用范围。如收款记账凭证、付款记账凭证和转账记账凭证。
记账凭证除按上述三种标准分类外，还有复写记账凭证（即同时套写几份，分别作不同的用途）、累计记账凭证（即在一张记账凭证上同时记录若干笔经济业务的会计分录）和汇总记账凭证（即定期按一定规则将若干张记账凭证加以汇总而编制的记账凭证）。
二、记账凭证的设计
（一）确定所使用的记账凭证种类
确定一个单位的所使用的记账凭证的种类，应注意结合被设计单位的经济活动情况、会计核算情况以及各种可供选择的记账凭证种类的优缺点及适用范围等综合因素加以考虑。一般来说，规模不大、经济业务量较小、核算力量较弱、核算形式较简单的单位，采用一种制复式通用的记账凭证较合适；规模较大、经济业务多、核算力量强、分工较细、常需汇总记账凭证的企业，宜采用多种制的记账凭证。其中三种制和五种制的均是复式、通用的记账凭证，四种制和六种制的均是单、复式并存的专用记账凭证，它们间的选择应视企业的转账业务的多少、繁简和汇总难度而定。把转账凭证分为转账借项凭证、转账贷项凭证虽然可以减少转账凭证汇总难度，但同时又增大了填制、审核、记账的工作量。所以就某一特定企业来说，是选择两种制的还是四种制的，是选择五种制的还是六种制的，应权衡转账凭证是分是合的利弊得失后作出取舍。除此之外，记账凭证种类的确定还要注意单位有无外币业务，记账凭证有无特殊用途等情况。单位有外币业务的情况下应考虑设计外币记账凭证，某些记账凭证除一般用途外还有其他用途的，应考虑设计套写记账凭证。记账凭证需要汇总后登记总账的单位，还要考虑应设计的汇总记账凭证的种类。
（二）记账凭证基本内容的设计
记账凭证是证明处理会计事项人员的责任，作为记账依据的会计凭证。任何经济业务的发生，都应该根据原始凭证或经济业务的事实，依照会计原理的处理原则，编制记账凭证（或叫传票），传递有关部门或人员，凭以办理收付、审核和记账。记账凭证的主要作用在于能简明扼要地说明经济业务发生的事实，确定登记账簿的会计科目和应记金额、数量，它既是沟通原始凭证和账簿的桥梁，又是一种序时记录。其主要功能有：保证会计信息能分类、准确地反映，可以简化会计手续，有利于加强核对和控制，严密内部组织，明确经济业务处理的责任等。尽管各种类型的记账凭证简繁不同，但其基本内容应包括记账凭证的种类及名称，编制的日期，经济业务简要说明，会计科目及编号，记账金额和方向，凭证编号，所附原始凭证件数，填制、审核、记账、主管等人员签章以及备注等。
（三）记账凭证内容的设计
记账凭证格式不一，种类繁多，各种记账凭证的使用方法也不完全相同，下面分别说明各种记账凭证内容的设计。
1．复式记账凭证内容的设计
复式记账凭证是以一张记账凭证记录一笔经济业务所涉及的全部会计科目。这种集中反映便于了解每一项经济业务的全貌，附件集中，便于复核查对。复式记账凭证按其设置的具体形式不同又可以分为通用记账凭证、三种制凭证和五种制凭证（后两种记账凭证又可以称为专用记账凭证）。
通用记账凭证，是将每一项经济业务以一张记账凭证来反映。若其业务复杂，涉及两个以上的会计科目，一张凭证容纳不下时，应连续编制若干张凭证，并以一定编号连接起来，防止散失（例如，要编制三张凭证，则依次编成1／3，2／3，3／3等）。这种凭证反映业务集中，便于查阅、核对和保管。其格式见表4－12。
表4－12 记账凭证
专用记账凭证就是将记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。收款记账凭证用于反映现金、银行存款收款业务，其借方科目必然是“现金”或“银行存款”科目，因此设计格式时，可将借方科目固定印在表格的左上角，在表格内反映贷方科目。付款记账凭证用于反映现金、银行存款付出业务，其贷方科目必然是“现金”或“银行存款”科目，因此设计格式与收款记账凭证相反，可将贷方科目固定印在表格的左上角，在表格内只反映借方科目。单位还可以根据需要将收、付款记账凭证分为现金收款、银行存款收款、现金付款、银行存款收款记账凭证，同时将记账凭证的名称改变即可。转账记账凭证用于反映不涉及现金和银行存款收付业务的转账业务，反映的应借、应贷的会计科目具有很大的不确定性，所以其格式设计基本上与通用记账凭证相同，只需将记账凭证的名称改为“转账凭证”即可。上述三种记账凭证的一般格式见表4－13至表4－15。
表4－13 收款凭证
表4－14 付款凭证
表4－15 转账凭证
2．单式记账凭证内容设计
单式记账凭证是在一张记账凭证上只记录一个总账科目，另一个对方科目只作参考，并不据以记账。这样一笔经济业务的发生至少要编制两张记账凭证，而且要以一定的编号方式将它们联系起来。单式记账凭证便于汇总和分期记录，但记录分散，查核困难，工作量较大，一般不大采用。其主要是借项记账凭证和贷项记账凭证。如果要求分别收、付款业务和转账业务填制记账凭证，则收、付款业务的记账凭证应采用复式记账凭证中的收款凭证和付款凭证，仅转账凭证采用单式记账凭证，将“借项记账凭证”更名为“转账借项记账凭证”，“贷项记账凭证”更名为“转账贷项记账凭证”即可。借项记账凭证、贷项记账凭证的一般格式见表4－16至表4－17。
表4－16 借项记账凭证编号：
表4－17 贷项记账凭证编号：
3．套写记账凭证
以某些原始凭证作为代用记账凭证时，在复写原始凭证时，单独套写一联作为记账凭证使用，这种凭证即为套写凭证。例如，交款单和收款凭证套写，报销单或采购凭证和付款凭证套写，销售发票和转账凭证套写等。在设计时，只需在作为记账凭证的那一联上注明是记账凭证和哪一类记账凭证即可。套写凭证的优点是能节约填制凭证的时间，提高工作效率，在银行会计中普遍使用。
4．累计记账凭证
将一定时期内所发生的经济业务，根据其原始凭证，按业务发生的顺序逐笔填写在一张累计记账凭证上，即为累计记账凭证。原始凭证可附在累计凭证后面，也可以单独装订保管，但要在累计凭证上注明原始凭证的号数和张数。累计凭证可以分类编制，如分为现金、银行存款、专项存款、转账等凭证；每次累计编制的天数不宜过多，如5天、10天一累计；累计凭证尺寸也不宜过大。根据累计凭证登记日记簿和明细账，再根据累计凭证登记总账。累计记账凭证可以简化编制记账凭证的手续，同时，每月累计凭证装订成册以后，就变成了一月内全部经济业务的序时月记簿，便于检查和核对。适用于业务量较小的单位采用。其一般格式见表4－18。
表4－18 累计记账凭证
5．汇总记账凭证
企业应根据分录记账凭证或累计记账凭证汇总编制成记账凭证汇总表，然后据以登记总账。汇总记账凭证不设经济业务的摘要说明和每一笔经济业务的金额，而只有在一定期间内经济业务所涉及的汇总金额。汇总凭证可按业务量大小每月汇总一次或多次（如1天、5天、10天、半月编制一次）。现单位所用的汇总凭证一般有“科目汇总表”、“汇总收款凭证”、“汇总付款凭证”、“汇总转账凭证”等。
在科目汇总表会计核算程序下，登记总账的依据是科目汇总表。科目汇总表是根据记账凭证编制的汇总记账凭证。汇总的方法是将一个单位一定时期编制的全部记账凭证集中，按相同会计科目分别加计其借方发生额和贷方发生额。科目汇总表的一般格式见表4－19。
表4－19 科目汇总表
在采用汇总记账凭证会计核算程序下，登记总账的方法是根据汇总记账凭证（汇总收款凭证、汇总付款凭证、汇总转账凭证）登记。汇总记账凭证是根据记账凭证编制的汇总的记账凭证，汇总的方法是按会计科目及其对应关系汇总。汇总记账凭证应设计“设证科目名称”、“汇总的时间”、“汇总凭证的起讫号数”及与设证科目相对应的各科目名称、发生额等项目、栏次。其一般格式见表4－20至表4－22。
表4－20 汇总收款凭证
表4－21 汇总付款凭证
表4－22 汇总转账凭证
需要说明的是，汇总转账凭证编制的方法是根据转账凭证按科目的对应关系汇总的。在转账凭证中，无论是借方科目还是贷方科目都具有不确定性，因此设计其格式时，应人为规定一律以贷方科目作为设证科目分别设置。
（四）记账凭证的传递路线、登记和保管方法设计
记账凭证中的收、付款项一般经审核、编号后，交出纳收、付款，并登记现金、银行存款日记账。定期装订后（装订前一般由出纳暂管）交有关总账、明细账人员传递过账。转账凭证一般以“谁制证、谁过账、谁暂管”为原则。若分工较细且实行单式转账凭证的，则按业务核算方式，将单式转账凭证传递给有关会计人员过账并暂管。采用汇总记账凭证和科目汇总表核算程序的单位，一般是于月末由负责总账的会计人员将本月全部记账凭证汇总（也可在月份中间开始汇总），并登记总账。月末，全部记账凭证按分式编号顺序，由专人负责装订归档。
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