工作表和单元格的基本操作

3.3.2　工作簿、工作表和单元格的基本操作

1．工作簿的基本操作

工作簿是Excel环境中处理工作数据的文件。默认情况下，一个工作簿中包含三个工作表文件，分别以Sheet1、Sheet2、Sheet3来命名。一个工作簿最多可以有255张工作表。

1)新建工作簿

运行Excel 2007后，会自动创建一个新的工作簿，用户还可以单击快速工具栏中的“新建”按钮，快速新建一个工作簿。另外，也可以利用模板创建具有一定格式的工作簿。具体操作方法为：单击Office按钮→单击“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建工作薄”任务窗格→在左侧选区中单击所选的模板类型，在弹出的模板明细栏中单击所选模板的超级链接→单击右下角的“下载”按钮即可，如图3-13所示。

图3-13　利用模板创建工作簿

2)保存Excel工作簿

在对工作表进行操作时，应记住经常保存Excel工作簿，以免由于一些突发状况而丢失数据。保存工作簿的操作步骤为：在“文件”菜单中选择“保存”命令或在快速访问工具栏中单击“保存”按钮或使用“Ctrl+S”组合键，弹出“另存为”对话框(见图3-14)→在“保存位置”下拉列表中选择保存工作簿的位置→在“文件名”下拉列表框中输入该工作簿的名称。若不输入，则Excel会以其默认文件名进行保存→在“保存类型”下拉列表框中选择以何种文件格式保存当前文件(默认扩展名为“.xlsx”)→单击“保存”按钮完成操作。

3)打开工作簿

通常情况下，打开工作簿的具体操作方法为：选择“文件”菜单中的“打开”命令或单击快速工具栏上的“打开”按钮或按“Ctrl+O”组合键弹出“打开”对话框(见图3-15)→在“查找范围”下拉列表框中选择所需工作簿的位置→在列表框中选中所需工作簿后单击“打开”按钮或直接双击所需文档快速打开。

图3-14　“另存为”对话框

图3-15　“打开”对话框

4)关闭工作簿与退出Excel 2007

当工作簿的编辑及保存工作完成之后，就可以关闭这个工作簿了。关闭工作簿的基本操作步骤为：单击“文件”→选择“关闭”命令。如果对打开的工作簿没有进行任何修改或者在关闭之前已经执行了保存操作，执行关闭操作时会立刻关闭该工作簿。如果对工作簿进行了修改而没有保存，Excel 2007就会弹出信息提示对话框询问是否保存修改。单击“是”按钮，如果该工作簿是已有工作簿，Excel 2007会显示“另存为”对话框，让用户为该工作簿命名；单击“否”按钮，Excel 2007则不保存对该工作簿进行的修改；单击“取消”按钮，则取消这次关闭操作，并重新返回当前工作簿。

2．工作表的基本操作

工作表是单元格的组合，是Excel进行一次完整作业的基本单位，通常称为电子表格。若干张工作表构成一个工作簿，它能够存储包含字符串、数字、公式、图表、声音等在内的丰富信息或数据。工作表具有人机交互功能，可以实现对数据进行复杂的数据运算、自动统计等功能，极大地提高了工作效率。

1)新建工作表

默认情况下，一个新的工作簿包括三张工作表，分别为Sheet1、Sheet2和Sheet3。但在实际工作中，三张工作表往往不能满足需要，因此，用户可在工作簿中创建新的工作表，以满足实际需要。新建工作表的具体操作方法为：选中一张工作表作为当前工作表→选择“插入”菜单中的“工作表”命令，即可在当前工作表前面插入一张工作表，或者按住“Shift”键的同时，选中多张工作表，选择“插入”菜单中的“工作表”命令，即可创建与选中工作表数量相同的工作表。

2)重命名工作表

通常，在Excel 2007中新建工作表时，所有工作表默认的文件名是Sheet1、Sheet2、Sheet3，等等，这在实际工作中很不方便记忆和进行有效的管理。为此，用户常常需要改变工作表的名称，以便于记忆和管理。要改变工作表的名称，只需双击选中的工作表标签，这时工作表标签以反白显示，在其中输入新的名称并按下“Enter”键即可，如图3-16所示。

图3-16　重命名工作表

3)删除工作表

要删除一张工作表，首先单击工作表标签来选定该工作表，然后在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“删除”按钮后的倒三角按钮，在弹出的快捷菜单中选择“删除工作表”命令，即可删除该工作表，如图3-17所示。

图3-17　删除工作表

4)选择工作表

对工作表进行各种操作之前，必须先将目标工作表选中。用户可以根据需要选择单张工作表、连续的多张工作表或不连续的多张工作表，具体方法如表3-1所示。

表3-1　选择工作表的操作说明

5)移动或复制工作表

在使用Excel 2007进行数据处理时，经常把描述同一事物相关特征的数据放在一张工作表中，而把相互之间具有某种联系的不同事物安排在不同的工作表或不同的工作簿中，这时就需要在工作簿内或工作簿间移动或复制工作表。

(1)在同一个工作簿中移动或复制工作表。

在同一个工作簿中移动和复制工作表的具体操作方法为：选择“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框(见图3-18)→选择工作表要移动或复制(需选中“建立副本”复选框)的位置→单击“确定”按钮完成操作。

图3-18　“移动或复制工作表”对话框

除此之外，用户还可以先选中要移动的工作表，沿着工作表标签拖动选中的工作表标签，到达目的地后释放鼠标来完成工作表的移动。如果在移动工作表的过程中按住“Ctrl”键，即可在移动的同时完成工作表的复制。

(2)在不同工作簿之间移动或复制工作表。

在不同工作簿之间移动或复制工作表的具体操作方法为：选中要移动或复制的工作表→选择“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框(见图3-18)→在“工作簿”下拉列表框中选择工作簿→选择工作表要移动或复制(需同时选中“建立副本”复选框)的位置→单击“确定”按钮完成操作。

3．单元格的基本操作

工作表是由行和列构成的，每张工作表包括256列和65536行，每一列的列标题由A、B、C等英文字母表示，每一行的行标题由1、2、3等数字表示。行与列的交叉处为一个单元格，它是Excel中的最小单位，也是工作表的基本元素。用户可以向单元格中输入文字、数据、公式、日期等字符串信息，也可以对单元格进行各种格式的设置，如字体、长度、宽度、对齐方式等。

1)选定单元格

用户可以根据自己的需要，比如选中一个单元格、连续或不连续的多个单元格、较大的单元格区域等操作。具体操作方法如表3-2所示。

表3-2　选择单元格的操作说明

2)在单元格内输入数据

用户可以通过双击待编辑数据所在的单元格，随即输入内容，内容的输入方法与在Word文档中的输入法一致，在此不再重复介绍，若要输入或取消所作的更改，请按“Enter键或“Esc”键。

(1)输入文本数据。

在Excel 2007中的文本通常是指字符或者任何数字和字符的组合。输入单元格内的任何字符集，只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间或者逻辑值，Excel 2007就一律将其视为文本。在Excel 2007中输入文本时，系统默认的对齐方式是单元格内靠左对齐，如图3-19所示。

(2)输入数字数据。

在Excel工作表中，数字型数据是最常见、最重要的数据类型。而且，Excel 2007强大的数据处理功能、数据库功能以及在企业财务、数学运算等方面的应用几乎都离不开数字型数据，如图3-20所示。

图3-19　输入文本数据

图3-20　输入数字数据

(3)制定输入数据类型。

在Excel 2007中，可以控制单元格可接受数据的类型，以便有效地减少和避免输入数据的错误。比如可以在某个时间单元格中设置“有效性条件”为“时间”，那么该单元格只接受时间格式的输入，如果输入其他字符，则会显示错误信息，如图3-21所示。

图3-21　制定输入数据类型

3)删除和更改单元格中的数据

如果在单元格中输入数据时发生了错误，或者要改变单元格中的数据，则需要对数据进行编辑。用户可以方便地删除单元格中的内容，用全新的数据替换原数据，或者对数据进行一些细微的变动。

(1)删除单元格中的数据。

要删除单元格中的数据，可以先选中该单元格，然后按“Del”键即可；要删除多个单元格中的数据，则可同时选定多个单元格，然后按“Del键。

如果想要完全地控制对单元格的删除操作，只使用“Del”键是不够的。在“开始”选项卡的“编辑”组中，单击“清除”按钮，在弹出的快捷菜单中选择相应的命令，即可删除单元格中的相应内容。

(2)更改单元格中的数据。

在日常工作中，用户可能需要替换以前在单元格中输入的数据，要做到这一点非常容易。当单击单元格使其处于活动状态时，单元格中的数据会被自动选取，一旦开始输入，单元格中原来的数据就会被新输入的数据所取代。

如果单元格中包含大量的字符或复杂的公式，而用户只想修改其中的一部分，那么可以按以下两种方法进行编辑：双击单元格或单击单元格后按“F2”键，在单元格中进行编辑；单击激活单元格，然后单击公式栏，在公式栏中进行编辑。

4)复制与移动单元格中的数据

在Excel 2007中，不但可以复制整个单元格，还可以复制单元格中的指定内容，也可通过单击粘贴区域右下角的“粘贴选项”来变换单元格中要粘贴的部分。

(1)使用菜单命令复制与移动数据。

移动或复制单元格或区域数据的方法基本相同，选中单元格数据后，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“复制”按钮或“剪切”按钮，然后单击要粘贴数据的位置并在“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮，即可将单元格数据移动或复制到新位置。

(2)使用拖动法复制与移动数据。

在Excel 2007中，还可以使用拖动法来移动或复制单元格内容。要移动单元格内容，应首先单击要移动的单元格或选定单元格区域，然后将光标移至单元格区域边缘，当光标变为箭头形状后，拖动光标到指定位置并释放鼠标左键即可，如图3-22所示。

图3-22　使用拖动法复制与移动数据

5)自动填充

在Excel 2007中复制某个单元格的内容到一个或多个相邻的单元格中，使用复制和粘贴功能可以实现这一点。但是，对于较多的单元格，使用自动填充功能可以更好地节约时间。另外，使用填充功能不仅可以复制数据，还可以按需要自动应用序列。

(1)在同一行或列中填充数据。

在同一行或列中自动填充数据的方法很简单，只需选中包含填充数据的单元格，然后用鼠标拖动填充柄(位于选定区域右下角的小黑色方块，将鼠标指针指向填充柄时，鼠标指针更改为黑色十字形状)，经过需要填充数据的单元格后释放鼠标即可,如图3-23所示。

(2)填充一系列数字、日期或其他项目。

在Excel 2007中，可以自动填充一系列的数字、日期或其他数据，比如在第一个单元格中输入了“1001”，那么使用自动填充功能，可以将其后的单元格自动填充为“1002”、“1003”、“1004”等，如图3-24所示。

图3-23　在同一行或列中填充数据

图3-24　填充一系列数字、日期或其他项目

(3)手动控制创建序列。

在“开始”选项卡的“编辑”组中，单击“填充”按钮旁的倒三角按钮，在弹出的快捷菜单中选择“系列”命令，打开“序列”对话框。在“序列产生在”、“类型”、“日期单位”选项区域中选择需要的选项，然后在“预测趋势”、“步长值”和“终止值”等选项中进行选择，单击“确定”按钮即可，如图3-25所示。

6)自动更正

现在在单元格中输入“(c)”后敲一下回车，可以看到输入的字符变了，这是Excel的自动更正功能；再输入“(r)”，回车，同样可以看到输入的字符又变了。其实这些都是可以设置的：点击Office按钮，单击“选项”，在“校对”中找到“自动更正”选项按钮，单击打开“自动更正”对话框(见图3-26)，这里列出了所有自动更正的选择，在“键入时自动替换”列表中的头两个就是刚才看到的，输入“(c)”则替换为“©”，输入“(r)”则替换为“®”。

图3-25　“序列”对话框

图3-26　自动更正

还可以把自己容易犯错的词做一个自动更正的词条，以后输入起来就很方便。例如，在“替换”输入框中写入“制做”，在“替换为”输入框中填上“制作”，单击“添加”按钮将其添加到列表中，单击“确定”按钮；在单元格中输入“制做”，回车，可以看到“制做”就被替换成为“制作”。

如果不想使用“自动更正”的选项了，就在“自动更正”对话框中把这个选项去掉就行。

4．管理工作表与工作簿

在利用Excel进行数据处理的过程中，经常需要对工作簿和工作表进行适当的处理，下面将对管理工作簿和工作表的方法进行介绍。

1)查看工作簿窗口

Excel 2007是一个支持多文档界面的标准应用软件，在其中可以打开多个工作簿，对于打开的每一个工作簿可以单独设置显示方式(最大化、最小化和正常窗口)。如果所有工作簿窗口均处于正常状态，则可以将这些窗口设置为水平排列、垂直排列或层叠式排列。

(1)工作簿视图。

在Excel 2007中，用户可以调整工作簿的显示方式。打开“视图”选项卡，然后可在“工作簿视图”组中选择视图模式，如图3-27所示。

(2)同时显示多个工作簿。

可以在Excel 2007的主窗口中显示多个工作簿，打开要同时显示的多个工作簿，然后在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“全部重排”按钮(见图3-28)，打开“重排窗口”对话框。

图3-27　工作簿视图

图3-28　“全部重排”按钮

(3)并排比较工作表。

在Excel 2007中，对于同一工作簿中的不同工作表和不同工作簿的工作表，可以在Excel窗口中同时显示，并可以进行并排比较，如图3-29所示。

图3-29　并排比较工作表

(4)拆分与冻结窗口。

如果要独立地显示并滚动工作表中的不同部分，则可以使用“拆分窗口”功能。拆分窗口时，选定要拆分的某一单元格位置，然后在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“拆分”按钮，这时Excel自动在选定单元格处将工作表拆分为四个独立的窗格。可以通过鼠标移动工作表上出现的拆分框，以调整各窗格的大小，如图3-30所示。

如果要在工作表滚动时保持行列标志或其他数据可见，可以通过“冻结窗口”功能来固定显示窗口的顶部和左侧区域，如图3-31所示。

图3-30　“拆分窗口”功能

图3-31　“冻结窗口”功能

2)隐藏或显示工作簿的元素

当隐藏工作簿的一部分时，可以将数据从视图中移走，但并不从工作簿中删除。保存并关闭工作簿后，再次打开它时，隐藏的数据仍然会是隐藏的。在Excel 2007中可以隐藏的元素有工作簿、工作表、行列和窗口元素等。

(1)隐藏或显示工作簿。

隐藏工作簿的操作非常简单，只需打开需要隐藏的工作簿，然后在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“隐藏”按钮即可。

对处于隐藏状态的工作簿，还可取消其隐藏状态，使其可以在Excel主窗口中重新显示。在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“取消隐藏”按钮，打开“取消隐藏”对话框。在对话框中选择要取消隐藏的工作簿名称，然后单击“确定”按钮，在窗口中重新显示该工作簿。

(2)隐藏或显示工作表。

需要隐藏工作表时，只需选定需要隐藏的工作表，然后在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏和取消隐藏”→“隐藏工作表”命令即可。

如果要在Excel 2007中重新显示一个处于隐藏状态的工作表，可单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏和取消隐藏”→“取消隐藏工作表”命令，在打开的对话框中选择要取消隐藏的工作表名称，然后单击“确定”按钮即可。

(3)隐藏或显示窗口元素。

为了尽可能多地利用屏幕显示工作表数据，用户可以隐藏大多数窗口元素。这些窗口元素包括Excel的编辑栏、网格线、标题等。打开“视图”选项卡，在“显示/隐藏”组中，可以设置隐藏或显示的窗口元素。

(4)设置工作表显示的比例。

如果工作表的数据量很大，使用正常的显示比例不便于对数据进行浏览和修改，则可以重新设置显示比例。

打开“视图”选项卡，在“显示比例”组中单击“显示比例”按钮(见图3-32)，打开“显示比例”对话框。在对话框的“缩放”选项区域中选择要调整的工作表显示比例。

3)批注

(1)添加批注。

在Excel 2007中可以为某个单元格添加批注，也可以为某个单元格区域添加批注，添加的批注一般都是简短的提示性文字。打开“审阅”选项卡，在“批注”组中单击“新建批注”按钮，如图3-33所示。

图3-32　“显示比例”按钮

图3-33　添加批注

(2)设置批注格式。

若Excel 2007默认的批注内容格式无法满足用户的一些特殊需要，则可以对批注添加一些必要的修饰，如修改批注的字体和字号等，如图3-34所示。

图3-34　设置批注格式

4)保护工作簿数据

存放在工作簿中的一些数据十分重要，如果由于操作不慎而改变了其中的某些数据，或者被他人改动或复制，将造成不可挽回的损失。因此，应该对这些数据加以保护，这就要用到Excel的数据保护功能。

(1)设置保护工作簿与工作表。

设置保护工作簿和工作表可限制对工作簿和工作表进行访问。Excel 2007提供了多种方式，用来对用户如何查看或改变工作簿和工作表中的数据进行限制。利用这些限制，可以防止其他人更改工作表中的部分或全部内容，查看隐藏的数据行或列、查阅公式等。利用这些限制，还可以防止其他人添加或删除工作簿中的工作表，或者查看其中的隐藏工作表，如图3-35所示。

图3-35　设置保护工作簿与工作表

图3-36　设置允许用户编辑区域

(2)设置允许用户编辑区域。

工作表被保护后，其中的所有单元格都将无法编辑。对大多数工作表来说，往往需要用户编辑工作表中的一些区域，此时就需要在被保护工作表中设置允许用户编辑的区域，如图3-36所示。