编辑工作表

10.3.2　编辑工作表

1.选择单元格内容

在Excel中，对打开的工作表的操作都是建立在对单元格或单元格区域进行操作的基础上的。所以对于一个当前的工作表，要进行各种操作，必须以选择单元格或单元格区域为前提。

（1）选择一个单元格

打开工作簿后，用鼠标单击要编辑的工作表标签即打开当前工作表。要在当前工作表中选定单元格，可使用鼠标、键盘或“编辑”菜单中的“定位”命令来实现。将鼠标置于某单元格上单击，该单元格即被选取，此时，单元格被加粗的框线框住。对操作熟练的人来讲，使用键盘上的方向键来选取单元格要比用鼠标快得多。

（2）选择单元格区域

选择一个目标单元格，按住鼠标左键进行拖动即可。选择一个单元格后，按住Shift键的同时单击其他单元格即可选择连续的多个单元格，按住Ctrl键，可选择不连续的单元格。

（3）数据的移动和复制

要将一个单元格区域内各单元格的数据移到另一个单元格区域的各单元格中，可以用两种方法来完成。一种方法是先选中要移走数据的单元格区域，然后单击工具栏上的“剪切”按钮，再选中目标区域左上角的单元格，最后单击工具栏上的“粘贴”按钮。第二种方法是选中要移走数据的单元格区域之后，将鼠标置于该区域的边框上，当其指针变成向左上方的箭头时，按住鼠标左键拖动到目的地即可。如果目标区域内有的单元格中来就有数据，系统会询问是否替换。复制操作和移动操作相似，如果利用工具栏中的按钮进行操作，只要将上述移动操作中的“剪切”改为“复制”即可，如果利用鼠标拖动，只需在鼠标拖动的同时按下Ctrl键即可。如果要将某单元格中的数值复制多份，还可以利用“填充柄”来快速完成。

（4）数据的删除和修改

要删除单元格中的数据，可先选中单元格，然后按下Delete键。也可以选中某个单元格区域之后，执行【编辑】→【清除】命令。需要注意的是，【编辑】→【清除】命令和【编辑】→【删除】命令的含义是不同的，前者是表示将单元格中的数据删除，但该单元格还存在，只不过变成了空的单元格；而后者是表示将单元格连同其中的数据一起删除。

要修改单元格中的数据，可以用多种办法。选中单元格之后，直接输入数据即可替换原来的数据。还可以在选中单元格之后，按下F2键，这时该单元格中便会出现一条竖线（即插入点光标），此时可用一般的编辑键对单元格进行编辑。双击单元格，也可以使该单元格处于编辑状态。还可以在选中单元格之后，在编辑栏中进行修改。因为选中某单元格之后，该单元格中的数据就会出现在编辑栏中，单击编辑栏，插入点光标便出现在这里，同样也可以用一般的编辑键对数据进行编辑。修改完成后，单击“确定”按钮。如果不想接受更改，可以单击“取消”按钮或按下Esc键。

如果要取消上一次操作，可以单击工具栏中的“撤销”按钮。若单击“恢复”按钮，则会还原上一次的撤销动作。

（5）插入和删除单元格

要在某单元格的上边或左边插入一个单元格，可在选中该单元格之后，执行【插入】→【单元格】命令。要在某行上面插入一行，可以在相应的行号上单击鼠标左键，以便选中该行，随后执行【插入】→【行】命令。插入多行的办法相同，不过应先选中多行。插入列的方法与插入行的方法相同，也是先选中一列或多列，再执行【插入】→【列】命令。其实，插入单元格、行或者列还有一种快捷方式，就是在用鼠标右键单击相应的对象，打开的快捷菜单中选择【插入】一项打开“插入”对话框（如图10-47所示），选择相应的插入方式即可。如果发现插入有误，可以立即单击常用工具栏中的“撤销”按钮。

如果在打开【插入】菜单之前，执行过“剪切”或“复制”动作。则菜单中的第一项会由“单元格”变成“剪切单元格”或“复制单元格”。选择此命令，可将剪切或复制的单元格插入到当前位置。

图10-47　“插入”对话框

当需要删除工作表中的单元格时，首先选取这些单元格，然后执行【编辑】→【删除】命令。删除行或列以后，其他的行或列的数据会作相应的移动。

（6）查找和替换

执行【编辑】→【查找】命令之后，会弹出一个“查找”对话框。在“查找内容”中输入相应的信息，若执行“查找下一个”即可定位到第一个已经查到的内容上，如果想替换成其他内容，可单击“替换”，这时在“替换为”文本框中输入相应的内容即可。

（7）插入多种媒体

Excel的工作表中还可以方便地插入多种媒体，这会使工作表的表现力更强。选中某单元格后，执行【插入】→【图片】命令，可以插入 Office 2003剪辑管理器中的很多素材，包括剪贴画、声音、视频等内容，也可以插入各种样式的艺术字。还可以通过【插入】→【对象】命令，来插入自己制作的声音或自己绘制的图像，也可以插入其他应用程序、Word文档等等。Excel还允许为一个单元格中的数据添加批注，其操作方法有两种，一种是在要添加批注的单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入批注”；另一种是选中单元格后，执行【插入】→【批注】命令，这时插入批注的单元格会有一个红色标记，当鼠标放到该单元格上时，就会显示批注内容。

在快捷菜单和“插入”菜单中都可以编辑批注。要删除批注，可以在快捷菜单中选择“删除批注”命令。

（8）命名工作表

Excel缺省的工作表名称是按Sheetl、Sheet2、Sheet3…依次命名的，用户也可重新命名它们，改变工作簿内工作表的名字并不影响其内容。双击要改变名字的工作表标签，就可以输入新的工作表名字。

（9）移动和复制工作表

在Excel中，可以将一个工作表移到另一个工作表中，当然也可以进行复制操作。先单击想要移动的工作表标签，使之成为活动工作表。在该工作表标签上按住鼠标左键不放，并沿标签显示区拖动鼠标，此时会有一张“纸”跟着移动，旁边的黑三角用来指示要移到的位置，当移到所需的工作表标签上之后，松开鼠标左键，工作表便移到新的位置上了。

工作表的复制和工作表的移动相似，唯一不同的是，在上述的操作中必须按住Ctrl键。

（10）插入和删除工作表

默认情况下，Excel的一个工作站中包含255张工作表，并分别命名为Sheetl到Sheet255。也可以在工作簿中插入一张或几张工作表，以利于组织和管理数据。还可以从工作簿中删除不再需要的工作表。

单击一个要在它前面插入工作表的标签，选择【插入】→【工作表】命令即完成了插入一张新工作表的工作。如果想在建立一个工作簿时指定其中包含的工作表数，可从【工具】→【选项】命令，在打开的“选项”对话框中选择“常规”选项卡，然后在“新工作簿内的工作表数”文本框中输入预定的数值即可（如图10-48所示）。

当要从一个工作簿中删除一张工作表时，单击该工作表标签，打开【编辑】→【删除工作表】命令。也可以在要删除的工作表标签上单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“删除”一项。

（11）隐藏或显示工作表

在Excel中，可以有选择地隐藏工作簿的一个或多个工作表。一旦一个工作表被隐藏，将无法显示其内容，除非撤销对该工作表的隐藏设置。

需要隐藏工作表时，只需选定需要隐藏的工作表，然后选择【格式】→【工作表】→【隐藏】命令即可。要取消隐藏的工作表，选择【格式】→【工作表】→【取消隐藏】命令，弹出“取消隐藏”对话框。在对话框这选择要取消隐藏的工作表，然后单击“确定”按钮。

Excel还提供了对工作表的行或列隐藏和撤销隐藏的方法。选择【格式】→【行】（或【列】）→【隐藏】命令即可；要取消隐藏的行或列，选择【格式】→【行】（或【列】）→【取消隐藏】命令。

图10-48　“选项”对话框

（12）设置工作簿和工作表保护

设置工作簿和工作表保护可对访问工作簿和工作表进行控制。Excel提供了多种方式用来对用户如何查看或改变工作簿和工作表中的数据进行限制。利用这些限制，可以防止他人更改用户工作表中的部分或全部内容，查看隐藏的数据行或列、查阅公式等。利用这些限制，还可以防止他人添加或删除工作簿中的工作表，或者查看其中的隐藏工作表。

其具体操作方法是：选择【工具】→【保护】→【保护工作表】或【保护工作簿】命令。如果选择“保护工作表”命令，弹出如图10-49所示的“保护工作表”对话框中，从中设置要保护的选项；如果选择“保护工作簿”命令，弹出如图10-50所示的“保护工作簿”对话框中，从中选择要保护的选项；无论选择哪一个命令，均应在对话框的“密码”文本框中输入密码。

图10-49　“保护工作表”对话框

图10-50　“保护工作簿”对话框

2.计算

（1）对行列自动求和

Excel有自动求和功能。当用户需要对某行或某列进行求和时，即可使用该功能。现在 来对前面的“产品销售表”工作表（图10-38）进行有关项目的计算。计算出“销售额”的合计数值，可以先选中要存放该合计数据的单元格F11，使之成为活动单元格。然后单击常用工具栏上的自动求和按钮“”，这时在F11单元格和编辑栏中都出现“＝SUM（F2：F10）”按下Enter 键或者单击编辑栏上的“”按钮，F11中就会显示合计的结果（如图10-51所示）。按照同样的办法，可以分别计算出“销量”的合计数值。但是，如果有很多业绩的话一项一项计算仍然是一件麻烦的事，后面会介绍更好的计算办法。

图10-51　用自动求和功能对工作表进行计算

（2）使用公式

公式是大多数工作表的支柱，用户可根据公式对单元格中的数据进行各种运算。

公式输入和一般数据输入是一样的，即先选好要存放公式的单元格，再输入公式，但要注意，公式必须以“＝（等于号）”或“＋”（加号）开头，否则系统会把公式当成字符。

Excel中的公式和平常所说的数学算式是一样的，公式中的运算也是按“先乘除、后加减”的顺序运算。除此以外，对于输入公式还有如下几条规定：

① 在输入的公式中，加、减、乘、除和乘方分别用“＋”、“－”、“*”、“／”和“＾”表示，百分号用“%”表示。

② 输入公式时，不能使用大括号和中括号，所有的括号统一使用小括号（最多允许七层嵌套）。

在“产品销售表”工作表中，要计算“Mouse”的“销量”，可以在D11单元格中输入“＝D9＋D10”，输入完成后，按下Enter键或者单击编辑栏上的“”按钮，就显示出计算的数值。

（3）使用函数

Excel 2003内部的函数包括常用函数、财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数等。

在Excel中，函数输入的方法有两种：手工输入和插入函数。手工输入的方法同在单元格中输入公式的方法一样，可以先在编辑栏中输入等号（=），然后输入函数语句。例如，在图10-52所示的工作表的F11单元格中，输入函数：=SUM（F2：F10），按下Enter键，即可得到销售额总计值。

对于较复杂的函数或参数较多的函数，可插入函数来输入。利用插入函数可以按函数向导的提示一步一步地输入复杂的函数。它可以避免用户在输入过程中的误操作。其具体操作方法是：单击需要插入函数的单元格，选择【插入】→【函数】命令（如图10-53所示），弹出“插入函数”对话框（如图10-54所示），首先在“或选择类别”列表框中选择函数类型，其次在“选择函数”列表框中选择函数，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，在其中单击按钮（如图10-55所示），然后在工作表中选择F2：F10单元格区域。再单击按钮，展开对话框，然后单击“确定”按钮，F2：F10相加的结果显示在F11的单元格中，如图10-56所示。

图10-52　手工输入函数

图10-53　选择单元格

图10-54　“插入函数”对话框

图10-55　选择单元格区域

图10-56　完成函数的输入